Seit 2020 wird in der Stadtverwaltung Bad Köstritz sukzessive die Beschaffung nach nachhaltigen Gesichtspunkten umgesetzt.

Besonders bei der Produktgruppe Papier wird bei der Ausschreibung auf Siegel geachtet. Die Umstellung auf Recyclingpapier ist ein erster und sehr wichtiger Schritt. Der Bedarf für die Stadtverwaltung bewegt sich dabei jährlich in folgenden Stückzahlen:

• 75.000 Blatt A4-Papier für Druck und Kopien
• 10.000 Briefumschläge DIN A lang mit Fenster
• 1.500 Briefumschläge A4 mit Fenster
• 1.000 Servietten

Siegel wie Blauer Engel, Nordic Ecolabel, FSC und Vincotte kamen zum Einsatz. Für die Ausschreibung wurden drei Angebote verglichen und das Papier dann vom Hauptamt als Direktkauf beschafft.

Ergänzend dazu ist die Papiervermeidung ein großes Thema. Dies geht unmittelbar einher mit der weiteren Digitalisierung der Verwaltungsabläufe. So ist beispielsweise geplant, Stadtratsunterlagen den Stadträten digital zur Verfügung zu stellen.  

Einwohnerzahl Bad Köstritz: 3.400

Kontakt zur Kommune Bad Köstritz:

Seit August 2023 gilt in der Landeshauptstadt Erfurt ein neuer Rahmenvertrag über Kauf und Lieferung von Kopier- und Druckerpapier für Laserdrucker, Tintenstrahldrucker und Multifunktionsgeräte für ca. 200 Kostenstellen. Ausgeschrieben wurde in einem offenen Verfahren, auf das drei Angebote eingingen. Die Laufzeit des Vertrags beträgt zwei Jahre bis Juli 2025.

Gemäß Leistungsverzeichnis mussten als Mindestanforderung mit dem Angebot folgende Nachweise erbracht werden:

• Umweltmanagement nach EN ISO 14001
• Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (gem. § 11 Abs. 2 ThürVgG)

Für zu liefernde Recyclingpapiere verschiedener Weißegrade und farbiges Papier:

• Zertifizierung des Umweltzeichens Blauer Engel oder gleichwertig

Konnte kein Umweltzeichen vorgelegt werden, gab es die Möglichkeiten, die Erfüllung der einzelnen Kriterien des Umweltzeichens Blauer Engel anzugeben.

Für Frischfaserpapier weiß:

• Papier auf Basis von Frischfasern aus legal oder nachhaltig bewirtschafteten Beständen (nachgewiesen durch FSC, PEFC)

Da Nachhaltigkeit und Qualität Mindestanforderungen an der Teilnahme der Ausschreibung waren, wurde für den Zuschlag zu 100 % der Preis bewertet.

Zum Hintergrund

Im Vorfeld wurde eine Bedarfsplanung für die komplette Stadtverwaltung, auf Basis der Einkäufe aus dem elektronischen Einkaufskatalog der Stadt Erfurt erstellt. Es folgten Marktrecherchen zu Anbietern unter Berücksichtigung von umweltbezogenen Kriterien.

Schon 1993 hat man sich in der Stadtverwaltung Gedanken gemacht, wie man sich für Nachhaltigkeit bei der Beschaffung einsetzen kann. Damals wurde der Anstoß gegeben, mehrheitlich nur noch Recyclingpapier einzusetzen. 1995 wurden per Hausmitteilung alle Dezernate, Ämter und Einrichtungen der Stadtverwaltung aufgefordert, Recyclingpapiere einzusetzen. 2016 wurde dies dann durch den Stadtrat beschlossen (hier nachzulesen). Seitdem ist es bei Vergaben dieser Art eine Mindestanforderung für die Unternehmen und wird weitestgehend von allen Beteiligten umgesetzt.

Im März 2022 wurde erneut per Rundschreiben darauf hingewiesen, dass nur dann vom Bezug von Recynlingpapier abgewichen werden darf, wenn Papier zu Archivierungszwecken genutzt werden muss. Dafür sind Ämter und Unterlagen festgelegt, die archivierungswürdig sind.

Bestellung über ein elektronisches Einkaufssystem

Abgerufen werden die Produkte über ein elektronisches Einkaufssystem.

Seit 2011 arbeitet die Stadtverwaltung mit einem Einkaufssystem, in dem derzeitig zwölf Kataloge auf Basis von öffentlichen Ausschreibungen mit ca. 3.400 Artikeln für den Bedarf aller städtischen Einrichtungen einschließlich Schulen, Kitas und Eigenbetrieben vorhanden sind. Im Rahmen der Ausschreibungen werden bereits verbindlich definierte und festgelegte Umwelt- und Nachhaltigkeitskriterien zum Vertragsgegenstand. Somit können alle produktrelevanten Informationen jederzeit durch die autorisierten Nutzer im Onlineshop angesehen werden. Für einen bewussten, vereinfachten und nachhaltigen Einkauf der Organisationseinheiten, wurden alle derzeitig gelisteten nachhaltigen Artikel (z.B. Blauer Engel; FSC; u.a.) als „umweltfreundlich“ gekennzeichnet, um das nachhaltige Einkaufen zu vereinfachen.

[Auszug Leistungsbeschreibung zum Download]

Einwohnerzahl Erfurt: 215.000

Kontakt zur Kommune Erfurt:

Die Stadt Jena hat in einem EU-weiten Verfahren einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial inkl. Druckpapier ausgeschrieben. Der Vertrag gilt für drei Jahre (1.1.2023 bis 31.12.2025) und kann maximal zweimal für jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Abgedeckt werden soll der Bedarf von rund 100 Dienststellen. Das Volumen pro Jahr beträgt rund 115.000 € netto.

In der Leistungsbeschreibung werden unter Punkt 9. „Nachhaltigkeitskriterien und ökologische Mindestanforderungen“ ausführliche Angaben gemacht, unter „Produktanforderungen“ u.a. zu

• Papiere und Recyclingpapiere
• Kunststoffe und Recyclingkunststoffe
• Bürogeräte wie Locher, Heftgeräte, Hand- und Tischabroller sowie Klammern
• Kleber
• Schreibgeräte

Für den Großteil der Artikel konnten im Leistungsverzeichnis nachhaltige Produkte ausgeschrieben werden. Folgende Gütezeichen wurden akzeptiert:

Papierprodukte, z.B.

• Kopierpapier (unterschiedliche Weißegrade/farbig), Flipchart-Blöcke: FSC, Blauer Engel, EU-Ecolabel oder gleichwertig

Schreibgeräte z.B.

• Bleistifte: recycelter/biobasierter Kunststoff, nachfüllbar, FSC-zertifiziert
• Marker: Blauer Engel oder gleichwertig
• Nachfüllbarkeit

Bürogeräte und Zubehör

• z.B. Recycling-Kunststoff, Blauer Engel

Mindestanforderungen

Neben den im Leistungsverzeichnis genannten Nachweisen zur Nachhaltigkeit hatten die Bieter außerdem eine Zertifizierung eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 vorzulegen.

Wertung

Die CO₂-neutrale Lieferung wurde in die Wertung mit aufgenommen (max. 6 Punkte – ausschließliche Anlieferung mit e-Autos), ebenso die Vorlage eines Konzepts zu betrieblichen Maßnahmen im Rahmen der Auftragsabwicklung zum Klimaschutz mit bewertet (max. 6 Punkte –detaillierte Maßnahmen, die eine vollständige klimaneutrale Auftragsabwicklung ermöglichen und deren Wirksamkeit durch unabhängige Zertifikate von Dritten bestätigt wurde).

Wertungsanteile:

• Preis – 70 % (max. 10 Punkte)
• Qualität – 30 % (15 Punkte, aus CO₂-Neutralität, Konzept für eine klimanachhaltige Auftragserfüllung, Referenzen)

Durch die Zuschlagswertung konnten also Anbieter durch nachhaltige Wirtschaftsweise – zusätzlich zu den geforderten Produkt-Nachweisen – einen ggf. höheren Preis ausgleichen.

Allerdings konnte kein bietendes Unternehmen eine CO₂-neutrale Anlieferung anbieten, sondern lediglich eine CO₂-neutrale Auftragserfüllung (nur) anhand von Ausgleichszertifikaten nachweisen.

Historie

Bereits für den Lieferzeitraum 2017–2020 wurden bei der Beschaffung von Büromaterial für die Stadtverwaltung Jena für Produkte der Bereiche Papier und Bürobedarf verschiedene Zertifizierung gefordert, z.B. Recyclingpapier, Blauer Engel, FSC, PEFC, Schadstofffreiheit, Nachfüllbarkeit, Recyclingkunststoff.

Für den Rahmenvertrag ab 2023 konnten die Anforderungen an die Produkte in Bezug auf Nachhaltigkeit deutlich angehoben. Die Qualitätskriterien wurden erstmals so klar formuliert.

Zum Download:
[Leistungsverzeichnis]
[Leistungsbeschreibung]

Einwohnerzahl Jena: 111.000

Kontakt zur Kommune Jena: