Für die Dienststellen der Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die Lieferung und Montage von Büromöbeln abgeschlossen.

Der Vertragszeitraum ist vom 01.04.2020 bis einschließlich 30.04.2022. Im Anschluss besteht eine Option zur Vertragsverlängerung um weitere 6 Monate bis zum 31.10.2022.

Art der Vergabe

Auf Grund der vorausgegangenen Summenermittlung (Kostenberechnung) erfolgte die Ausschreibung im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV).

Mindestanforderungen Nachhaltigkeit / Umweltfreundlichkeit

Die Standards der Nachhaltigkeits- und Umweltfreundlichkeitsaspekte wurden durch die Stadt Karlsruhe sehr hoch angesetzt. So mussten die Bieter zum Nachweis der Einhaltung des Leistungsverzeichnisses und zur Bewertung der Zuschlagskriterien Unterlagen oder Zertifikate einreichen, die folgende prüfbare Inhalte implementieren:

• Angaben als Aufstellung eines Servicekonzeptes
• Angaben zur transportbedingten Kompensation der CO₂-Emissionen
• Angaben zum Umweltkriterium Verpackungsmaterial für den Transport
• Eigenerklärung zum Mobiliar
• Garantieerklärung zu den Umweltkriterien
• Zertifizierung eines Umweltmanagementsystems nach EMAS oder DIN EN ISO 14001
• Umweltzeichen FSC,PEFC oder Holz von Hier, Blauer Engel nach RAL UZ- 38 und RAL UZ- 76
• sowie die entsprechenden GS Zeichen der einzelnen Möbelgruppen.

Sofern ein Bieter die geforderten Nachweise bzw. die geforderten Mindestanforderungen nicht vorlegen oder erfüllen konnte, musste dieser ausgeschlossen werden. Alle 6 abgegebenen Angebote entsprachen den Mindestanforderungen.

Leistungsbeschreibung als Dokument

Zur Auswertung wurden dann die geforderten Zertifikate sowie die einzelnen beschriebenen Aufstellungen der Bieter in einem Fragebogen mit einem Punktesystem hinterlegt bzw. in einer Teststellungsmatrix bewertet. Die Büromöbel der zugelassenen Bieter wurden zusätzlich in einer eigens eingerichteten Location von 7 Prüfern bewertet. Die Bewertung erfolgte nach einem vorgegebenen Stellplan einer Möbelgruppe. Die erreichte Punktezahl nach einem Gewichtungs- und Punktesystem floss dann als Hauptbestandteil in die Gesamtbewertung ein.

Folgendes Bewertungssystem wurde angewandt

Für die Berechnung der Leistungspunkte werden die erreichten Punkte bei der Teststellung (max. 600 Punkte), dem Servicekonzept (max. 400 Punkte) und etwaiger Bonuspunkte für die Umweltkriterien (max. 250 Punkte) addiert und durch die eingereichte Gesamtsumme der Bieter geteilt.

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten
Angebotes wurde die einfache Richtwertmethode angewendet: Z = L/P

Z = Kennzahl
L = Leistungspunkte
P = Preis

Dokument zu Zuschlagskriterien, Bewertung, Bonuspunkten

Einwohnerzahl Karlsruhe: 307.000

Kontakt:

Für die Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die kostenstellenbezogene Belieferung und Montage von Büromöbeln an ca. 36 Dienststellen europaweit ausgeschrieben Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate (vom 1. Dezember 2022 bis 30. November 2024). Im Anschluss besteht eine zweimalige Option mit einer jeweils jährlichen Verlängerung um jedoch höchstens 24 Monate bis zum 30. November 2026. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines offenen Verfahrens nach § 119 Abs. 3 GWB und § 15 VgV. Das Beschaffungsvolumen für vier Jahre beträgt insgesamt ca. 920.000 € brutto.

Nachhaltigkeitskriterien

Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie die Produktqualität und die Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende Mindestanforderungen für die Produkte wie auch für die Bieter vorgegeben.

• Alle Holzkomponenten, Holzteile, Leimhölzer, Furniere und die zur Sperrholzherstellung und anderer Holzwerkstoffe verwendeten Hölzer mussten verpflichtend die Anforderungen der Umweltzeichen FSC, PEFC, Holz von Hier vom Hersteller der Produkte zertifiziert erfüllen.
• Die angebotenen Büromöbel mussten die Anforderungen des Blauen Engel (RAL UZ-38 und RAL UZ-76) mit den Erklärungen der technischen Merk-/Sicherheitsdatenblättern erfüllen.
  Für den Fall, dass keine Zertifizierung mit dem Blauen Engel vorliegt, Mindestanforderung für gleichwertige Nachweise definieren.
• Für die Einhaltung des Mindestlohnes mussten die Bieter eine Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes (LTMG) vorlegen. (Dafür wird von der Vergabestellen ein separates Formblatt angehängt.)

Zusätzliche Mindestanforderungen und Zertifikate des Herstellers bzw. Lieferanten

Dazu heißt es in der Leistungsbeschreibung unter 5.2. „Umweltkriterien des Bieters als Konzept“

„Die Stadt Karlsruhe legt Wert auf eine nachhaltige Beschaffung und will daher auch das aktive umweltorientierte Verhalten der Bieter belohnen. In diesem Beschaffungsvorgang können Sie daher für den Transport der Büromöbel ab Werk bis zur Verwendungsstelle sowie für die hierbei verwendeten Transport- und Produktverpackungen wie auch für die Angaben zu der Reduzierung und Kompensation von transportbedingten CO2 Emissionen Punkte erhalten. Die Angaben zu den Umweltkriterien Servicekonzept und der CO2 Emission (Fahrzeuge) stellen Pflichtangaben dar, d.h. für den Fall, dass Sie zu diesen Punkten keine Angaben machen, wird das Angebot aus der Wertung genommen.“

Das Servicekonzept musste folgende Punkte enthalten:

• Anlieferung bis zur Endmontage der Produkte sowie Umgang mit Altmöbeln
• Wie gehen Sie mit kurzfristig entstehenden Problemen um
• Verpackungsmaterial für den Transport und die zu liefernden Produkte (dieses soll die Umwelt möglichst gering belasten)
• Reduzierung und Kompensation von transportbedingten CO₂-Emissionen

Zu den CO₂-Emissionen (Fahrzeuge) musste mit dem Angebot ein Formblatt mit detaillierten Angaben zu den Fahrzeugen eingereicht werden, die für Lieferung und Montage zum Einsatz kommen. Da in Karlsruhe eine Umweltzone für das gesamte Stadtgebiet besteht, dürfen nur Kraftfahrzeuge bestimmter Schadstoffgruppen mit entsprechender Plakette in der städtischen Umweltzone fahren. Daher wurde zur Teilnahme an dieser Ausschreibung mindestens Euronorm IV bzw. Euronorm III mit Partikelfilter gefordert und darüber hinaus zusätzliche Punkte für höhere Euronormen vergeben.

Außerdem musste vom Hersteller der Büromöbel ein Nachweis für die Implementierung eines Umweltmanagementsystems (EMAS oder der aktuellen DIN EN ISO 14001 oder ein gleichwertiger Nachweis) vorgelegt werden.

Wertung

In die Wertung gingen neben dem Preis ein:

• Teststellung: 700 Pkt.
• Servicekonzept: 200 Pkt.
• CO₂ Emission: 100 Pkt.

Bewertung der Vorgehensweise

Die geforderten Mindestanforderungen und Zertifizierungen der Hersteller bzw. Lieferanten incl. der Bewertungsmethode (Zuschlagskriterien Gewichtung) stellte sich als sehr zielführend heraus. Gleichzeitig wurden bei der Teststellung die gravierenden Unterschiede der Qualität und Verarbeitung der Büromöbel ersichtlich (siehe Bewertungskriterium nach Gewichtung in %). Hier konnte verifizierend festgestellt werden, ob alle Mindestanforderungen aus dem Leistungsverzeichnis erbracht wurden, obwohl alle geforderten Zertifikate wie in den Anlagen Deckblatt Teil C eingereicht wurden.

Das bezuschlagte Unternehmen konnte eine Punktzahl von 912 Punkten. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind Angebote von vier Firmen eingegangen. Von den vier Angeboten mussten zwei Angebote ausgeschlossen werden, da die geforderten bzw. nachgeforderten Unterlagen nicht eingereicht wurden (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV).

Zum Download
[Vergabeunterlagen Teil-B1 Leistungsbeschreibung]
[Vergabeunterlagen Teil-C2 Leistungsverzeichnis Beschreibung]
[Vergabeunterlagen Teil-C8 Angaben zu CO2-Emissionen]
[Vergabeunterlagen Teil-A2 Zuschlagskriterien, Bonuspunkte, Bewertungsmatrizen, Bewertungsmethode]

Einwohnerzahl Karlsruhe: 307.000

Kontakt:

Seit Februar 2024 gilt in der Stadt Ludwigsburg ein neuer Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromöbel und Bürodrehstühlen (Stadtverwaltung, Außenstellen, Eigenbetriebe, Schulen, Kitas, abrufbar von 134 Besteller*innen). Der Vertrag ist Ergebnis einer EU-weiten Ausschreibung (zwei Lose) und hat eine Laufzeit von maximal vier Jahren.

Da für Ludwigsburg die nachhaltige Beschaffung einen hohen Stellenwert hat, war ein Beiblatt Nachhaltige Beschaffung (Anlage N1) Teil der Ausschreibungsunterlagen.

Soziale Nachhaltigkeit

Die Leistungsbeschreibung verlangt unter „3. Vertragsbedingungen zur Auftragsausführung“ (Punkt 3.7) die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen. Dazu waren die Ausführungsbedingungen ILO Kernarbeitsnormen (Anlage N3) auszufüllen und entsprechende Nachweise zu erbringen. Die Nichteinreichung führte zum Ausschluss des Angebots.

Ökologische Nachhaltigkeit

Als Eignungskriterium wurde der Nachweis über ein Umweltmanagementsystem gefordert, akzeptiert wurden EMAS, ISO 14001 oder gleichwertig. Neben Zertifikaten wurde auch die ausführliche schriftliche Darstellung betrieblicher Umweltmaßnahmen akzeptiert.

Für die Vorlage von Zertifikaten zu

• Kreislaufwirtschaft nach dem Cradle-to-Cradle-Ansatz (C2C-Produktzertifizierung Basic, Bronze, Silber, Gold oder Platin),
• Klimaneutralität (geprüft von einer geeigneten unabhängigen Stelle) und
• Bewertung der gesamten Umweltwirklungen (durch Environmental Product Declaration [EPD], Life Cycle Assessment [LCA] oder vergleichbar)

konnten in der Wertung als Zuschlagskriterium Punkte erlangt werden (beide Lose). Dafür war Anlage N2 „Bieterfragebogen Nachhaltigkeit“ auszufüllen.

Leistungsverzeichnis

Auch im Leistungsverzeichnis waren einige Mindestanforderungen bzgl. der Nachhaltigkeit an die Möbel gestellt, z.B. Holzherkunft, Textilqualität, Materialgesundheit, langlebiges und zirkuläres Design (s. auch Anhang zur Leistungsbeschreibung). Als Nachweise wurden akzeptiert:

• FSC, PEFC oder vergleichbar für die Holzherkunft
• Blauer Engel, Nordic Swan, Level 3, Österr. Umweltzeichen, C2C oder vergleichbar für Materialgesundheit und langlebiges und zirkuläres Design.

Wertung

In die Wertung flossen ein:

• Preis 40 %
• Qualität 40 %
• Nachhaltigkeit 20 %

Bei der Nachhaltigkeit konnten maximal 100 Punkt erlangt werden. Ein Nicht-Ausfüllen der Anlage N2 führte nicht zum Ausschluss des Angebots.

Die bezuschlagten Unternehmen konnten bei der Nachhaltigkeit 48 Punkte (Los 1) bzw. 20 Punkte (Los 2) erzielen. Die Stadtverwaltung war mit dem Ergebnis der Ausschreibung zufrieden.

Zum Download
[Leistungsbeschreibung]
[Anlage N1 – Beiblatt Nachhaltige Beschaffung – Stand 2023]
[Anlage N2 – Bieterfragebogen Nachhaltigkeit]
[Anlage N3 – Ausführungsbedingungen ILO-Kernarbeitsnormen – Stand 4/2022]

Einwohnerzahl Ludwigsburg: 94.000

Kontakt:

Die Stadt Ludwigsburg hat sich verpflichtet, bei sämtlichen Beschaffungen Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen. Im zweiten Halbjahr 2019 hat die Stadt Ludwigsburg einen Rahmenvertrag über zwei Jahre für die Lieferung von Bürodrehstühlen, Tischen und Korpusmöbel in zwei Losen an ca. 100 Lieferadressen vergeben.

Die Ausschreibung der Möbel umfasste zum einen eine Vielzahl von Mindestanforderungen nach Gütezeichen wie dem Blauen Engel und zum anderen wurden Nachhaltigkeitsaspekte bei der Wertung der Angebote mit 10 % gewichtet.

Die Bürodrehstühle mussten die Anforderungen des Blauen Engels DE-UZ 117 erfüllen, die Tische die Anforderungen des Blauen Engels DE-UZ 38.

Zudem wurden folgende Material- und Kreislaufanforderungen extra aufgeführt, die entweder besonders wichtig sind oder über den Blauen Engel hinausgehen:

• Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft
• keine bromierten Flammschutzmittel
• frei von, nach dem Chrom(VI)-Verfahren verchromten Bauteilen
• frei von Lösungsmitteln, halogen- und schwermetallhaltigen Verbindungen
• keine PVC-Bestandteile oder Bestandteile, die unter Verwendung von FCKW hergestellt werden
• Kennzeichnung der Kunststoffteile gemäß EN ISO 11469 und EN ISO 1043 (Teile 1 bis 4)
• verlängerte Garantie
• Lieferbarkeit von Ersatzteilen
• Anforderungen an Demontage, Anteil an recycelten Materialen und Recyclierbarkeit der Produkte

Die Verpackungen waren auf das Notwendigste zu beschränken. Wenn der Artikel aus Sicherheitsgründen nicht ohne Verpackung geliefert werden konnte, war auf eine umweltfreundliche Verpackung (z.B. recycelbares oder biologisch abbaubares Verpackungsmaterial) zu achten. Einweg-Plastikverpackungen waren zu vermeiden. Die anfallenden Verpackungsmaterialien waren vom Auftragnehmer wieder mitzunehmen und wiederzuverwerten oder umweltgerecht zu entsorgen.

Ein Umweltmanagementsystem gemäß den Vorgaben der Umweltmanagementnorm ISO 14001 wurde bei dem Produkthersteller verlangt.

Die Wertung erfolgte nach folgenden Kriterien: Angebotspreis / Gesamtkosten 40 %, Nachhaltigkeit 10 %, Qualität 50 %

Vergabeverfahren: Es gab keine Fragen der Bieter bezüglich der Umweltanforderungen. Insgesamt sind elf Angebote eingegangen. Alle geforderten Umweltgütezeichen wurden vorgelegt. Die Möbel sind alle mit dem Blauen Engel ausgezeichnet. Viele Händler haben bereits Möbel mit sehr guten Nachhaltigkeitsstandards im Programm.
Trotz anspruchsvoller Nachhaltigkeitskriterien kam es zu keiner Kostensteigerung. Durch eine massive Produktbündelung konnten sogar erhebliche Kosten eingespart werden. Die Produkte sind nun zwischen 20 bis 50 Prozent günstiger als in der Vergangenheit.

Effekte und Einsparungen

Die Produkte sind 20 – 50 % günstiger als in der Vergangenheit.
Ein Hersteller hat sein Chromverfahren von einem umweltschädlichen Chrom(VI) auf ein umweltfreundliches Chrom(III)-Verfahren umgestellt.
Die Hersteller, Händler wurden auf die Produktstandards der Zukunft hingewiesen und wissen, in welche Richtung sie sich entwickeln müssen um sich in der Zukunft einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Verwendete Arbeitshilfen

• Verwendung von Kriterien der folgenden Arbeitshilfen: GPP Kriterien der Europäischen Kommission, Musterausschreibungen anderer Kommunen (Kompass Nachhaltigkeit) 
• Verwendung von Kriterien der folgenden Umweltzeichen: Blauer Engel, FSC / PEFC, Öko-Tex 100

Unterlagen

Folgende Informationen werden interessierten (insbesondere öffentlichen) Auftraggebern für gleichartige Ausschreibungen auf Anfrage zur Verfügung gestellt:

• Beschlüsse / Dienstanweisungen zum umweltfreundlichen Beschaffungswesen
• Ausschreibungstext
• Bietererklärung zur Nachhaltigkeit

Einwohnerzahl Ludwigsburg: 94.000

Kontakt: