Für die Dienststellen der Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die Lieferung und Montage von Büromöbeln abgeschlossen.

Der Vertragszeitraum ist vom 01.04.2020 bis einschließlich 30.04.2022. Im Anschluss besteht eine Option zur Vertragsverlängerung um weitere 6 Monate bis zum 31.10.2022.

Art der Vergabe

Auf Grund der vorausgegangenen Summenermittlung (Kostenberechnung) erfolgte die Ausschreibung im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV).

Mindestanforderungen Nachhaltigkeit / Umweltfreundlichkeit

Die Standards der Nachhaltigkeits- und Umweltfreundlichkeitsaspekte wurden durch die Stadt Karlsruhe sehr hoch angesetzt. So mussten die Bieter Unterlagen oder Zertifikate einreichen die folgende prüfbaren Inhalte implementieren:

• Angaben als Aufstellung eines Servicekonzeptes
• Angaben zur transportbedingten Kompensation der CO₂-Emissionen
• Angaben zum Umweltkriterium Verpackungsmaterial für den Transport
• Eigenerklärung zum Mobiliar
• Garantieerklärung zu den Umweltkriterien
• Zertifizierung eines Umweltmanagementsystems nach EMAS oder DIN EN ISO 14001
• Umweltzeichen FSC,PEFC oder Holz von Hier, Blauer Engel nach RAL UZ- 38 und RAL UZ- 76
• sowie die entsprechenden GS Zeichen der einzelnen Möbelgruppen.

Sofern ein Bieter die geforderten Nachwiese bzw. die geforderten Mindestanforderungen nicht vorlegen oder erfüllen konnte, musste dieser ausgeschlossen werden. Alle 6 abgegebenen Angebote entsprachen den Mindestanforderungen.

Leistungsbeschreibung als Dokument

Zur Auswertung wurden dann die geforderten Zertifikate sowie die einzelnen beschriebenen Aufstellungen der Bieter in einem Fragebogen mit einem Punktesystem hinterlegt bzw. in einer Teststellungsmatrix bewertet. Die Büromöbel der zugelassenen Bieter wurden zusätzlich in einer eigens eingerichteten Location von 7 Prüfern bewertet. Die Bewertung erfolgte nach einem vorgegebenen Stellplan einer Möbelgruppe. Die erreichte Punktezahl nach einem Gewichtungs- und Punktesystem floss dann als Hauptbestandteil in die Gesamtbewertung ein.

Folgendes Bewertungssystem wurde angewandt

Für die Berechnung der Leistungspunkte werden die erreichten Punkte bei der Teststellung (max. 600 Punkte), dem Servicekonzept (max. 400 Punkte) und etwaiger Bonuspunkte für die Umweltkriterien (max. 250 Punkte) addiert und durch die eingereichte Gesamtsumme der Bieter geteilt.

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten
Angebotes wurde die einfache Richtwertmethode angewendet: Z = L/P

Z = Kennzahl
L = Leistungspunkte
P = Preis

Dokument zu Zuschlagskriterien, Bewertung, Bonuspunkten

Einwohnerzahl Karlsruhe: 307.000

Ansprechpartner für Rückfragen zu Karlsruhe:

Die Stadt Ludwigsburg hat sich verpflichtet, bei sämtlichen Beschaffungen Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen. Im zweiten Halbjahr 2019 hat die Stadt Ludwigsburg einen Rahmenvertrag über zwei Jahre für die Lieferung von Bürodrehstühlen, Tischen und Korpusmöbel in zwei Losen an ca. 100 Lieferadressen vergeben.

Die Ausschreibung der Möbel umfasste zum einen eine Vielzahl von Mindestanforderungen nach Gütezeichen wie dem Blauen Engel und zum anderen wurden Nachhaltigkeitsaspekte bei der Wertung der Angebote mit 10 % gewichtet.

Die Bürodrehstühle mussten die Anforderungen des Blauen Engels DE-UZ 117 erfüllen, die Tische die Anforderungen des Blauen Engels DE-UZ 38.

Zudem wurden folgende Material- und Kreislaufanforderungen extra aufgeführt, die entweder besonders wichtig sind oder über den Blauen Engel hinausgehen:

• Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft
• keine bromierten Flammschutzmittel
• frei von, nach dem Chrom(VI)-Verfahren verchromten Bauteilen
• frei von Lösungsmitteln, halogen- und schwermetallhaltigen Verbindungen
• keine PVC-Bestandteile oder Bestandteile, die unter Verwendung von FCKW hergestellt werden
• Kennzeichnung der Kunststoffteile gemäß EN ISO 11469 und EN ISO 1043 (Teile 1 bis 4)
• verlängerte Garantie
• Lieferbarkeit von Ersatzteilen
• Anforderungen an Demontage, Anteil an recycelten Materialen und Recyclierbarkeit der Produkte

Die Verpackungen waren auf das Notwendigste zu beschränken. Wenn der Artikel aus Sicherheitsgründen nicht ohne Verpackung geliefert werden konnte, war auf eine umweltfreundliche Verpackung (z.B. recycelbares oder biologisch abbaubares Verpackungsmaterial) zu achten. Einweg-Plastikverpackungen waren zu vermeiden. Die anfallenden Verpackungsmaterialien waren vom Auftragnehmer wieder mitzunehmen und wiederzuverwerten oder umweltgerecht zu entsorgen.

Ein Umweltmanagementsystem gemäß den Vorgaben der Umweltmanagementnorm ISO 14001 wurde bei dem Produkthersteller verlangt.

Die Wertung erfolgte nach folgenden Kriterien: Angebotspreis / Gesamtkosten 40 %, Nachhaltigkeit 10 %, Qualität 50 %

Vergabeverfahren: Es gab keine Fragen der Bieter bezüglich der Umweltanforderungen. Insgesamt sind elf Angebote eingegangen. Alle geforderten Umweltgütezeichen wurden vorgelegt. Die Möbel sind alle mit dem Blauen Engel ausgezeichnet. Viele Händler haben bereits Möbel mit sehr guten Nachhaltigkeitsstandards im Programm.
Trotz anspruchsvoller Nachhaltigkeitskriterien kam es zu keiner Kostensteigerung. Durch eine massive Produktbündelung konnten sogar erhebliche Kosten eingespart werden. Die Produkte sind nun zwischen 20 bis 50 Prozent günstiger als in der Vergangenheit.

Effekte und Einsparungen

Die Produkte sind 20 – 50 % günstiger als in der Vergangenheit.
Ein Hersteller hat sein Chromverfahren von einem umweltschädlichen Chrom(VI) auf ein umweltfreundliches Chrom(III)-Verfahren umgestellt.
Die Hersteller, Händler wurden auf die Produktstandards der Zukunft hingewiesen und wissen, in welche Richtung sie sich entwickeln müssen um sich in der Zukunft einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Verwendete Arbeitshilfen

• Verwendung von Kriterien der folgenden Arbeitshilfen: GPP Kriterien der Europäischen Kommission, Musterausschreibungen anderer Kommunen (Kompass Nachhaltigkeit) 
• Verwendung von Kriterien der folgenden Umweltzeichen: Blauer Engel, FSC / PEFC, Öko-Tex 100

Unterlagen

Folgende Informationen werden interessierten (insbesondere öffentlichen) Auftraggebern für gleichartige Ausschreibungen auf Anfrage zur Verfügung gestellt:

• Beschlüsse / Dienstanweisungen zum umweltfreundlichen Beschaffungswesen
• Ausschreibungstext
• Bietererklärung zur Nachhaltigkeit

Einwohnerzahl Ludwigsburg: 93.000

Ansprechpartner für Rückfragen zu Ludwigsburg:

Die Landeshauptstadt Stuttgart hat im Jahr 2020 eine Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Büromöbeln auf Basis einer EU-weiten Ausschreibung mit einer Vertragslaufzeit von 4 Jahren abgeschlossen.

Bei den zu liefernden Produkten handelt es sich überwiegend um die Einrichtung von Büros in Verwaltungsgebäuden der städtischen Ämter und Schulen als Neumöblierung. Teilweise müssen bestehende Möblierungen ergänzt werden. Die Lieferungen erfolgen an bis zu ca. 600 Bedarfsstellen.

Die Ausschreibung wird über den Zentralen Einkauf inhaltlich von einem Facheinkäufer vorbereitet und anschließend über eine zentrale Vergabestelle abgewickelt.

Innerhalb der Leistungsbeschreibung wurden folgende verpflichtende Kriterien definiert:

Alle angebotenen Produkte müssen mit dem Blauen Engel ausgezeichnet sein. Der Nachweis kann sowohl durch ein Zertifikat nach dem Blauen Engel als auch durch eine gleichwertige Bescheinigung einer Stelle aus einem anderen Mitgliedstaat als auch durch einen gleichwertigen sonstigen Nachweis erbracht werden. Eine Eigenerklärung wird nur dann akzeptiert, wenn ein öffentlicher oder privater, externer oder interner Sachverständiger schriftlich bestätigt, dass die angebotenen Produkte entsprechend den Anforderungen des Blauen Engels ausgezeichnet sind und der Bieter die Bestätigung der Eigenerklärung dem Angebot beifügt. Die Auszeichnung muss die Anforderungen gemäß dem Blauen Engel erfüllen. Die Nachweise sind im Angebots-Assistenten unter dem Punkt „Anlagen“ hochzuladen und mit dem Angebot einzureichen.

Alle verwendeten Platten müssen nach PEFC oder FSC zertifiziert sein. Der Nachweis ist im Angebots-Assistenten unter dem Punkt „Anlagen“ hochzuladen und mit dem Angebot einzureichen.

Für Echtholz-Oberflächen sind grundsätzlich formaldehydfreie Lacke (z.B. DD-Lacke, Wasserlacke) zu verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, stichprobenweise Untersuchungen durch das Chemische Untersuchungsamt vornehmen zu lassen.

Kanten und andere Kunststoffteile müssen PVC-frei sein.

Alle eingesetzten Werkstoffe müssen leicht voneinander zu trennen, möglichst sortenrein verarbeitet und recyclingfähig sein. Verbundmaterialien sind nach Möglichkeit zu vermeiden.

Umweltmanagementsystem:
Der Hersteller hat ein Umweltmanagementsystem nachzuweisen, das den Anforderungen gem. DIN EN ISO 14001 entspricht. Der Nachweis kann sowohl durch ein Zertifikat nach DIN EN ISO 14001 als auch durch eine gleichwertige Bescheinigung einer Stelle aus einem anderen Mitgliedstaat als auch durch einen gleichwertigen sonstigen Nachweis erbracht werden.

Die erforderlichen Zertifikate wurden von allen Bietern eingereicht.

Einwohnerzahl Stuttgart: 753.000

Ansprechpartner für Rückfragen zu Stuttgart: