Für die Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die kostenstellenbezogene Belieferung und Montage von Büromöbeln an ca. 36 Dienststellen europaweit ausgeschrieben Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate (vom 1. Dezember 2022 bis 30. November 2024). Im Anschluss besteht eine zweimalige Option mit einer jeweils jährlichen Verlängerung um jedoch höchstens 24 Monate bis zum 30. November 2026. Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines offenen Verfahrens nach § 119 Abs. 3 GWB und § 15 VgV. Das Beschaffungsvolumen für vier Jahre beträgt insgesamt ca. 920.000 € brutto.

Nachhaltigkeitskriterien

Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie die Produktqualität und die Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende Mindestanforderungen für die Produkte wie auch für die Bieter vorgegeben.

• Alle Holzkomponenten, Holzteile, Leimhölzer, Furniere und die zur Sperrholzherstellung und anderer Holzwerkstoffe verwendeten Hölzer mussten verpflichtend die Anforderungen der Umweltzeichen FSC, PEFC, Holz von Hier vom Hersteller der Produkte zertifiziert erfüllen.
• Die angebotenen Büromöbel mussten die Anforderungen des Blauen Engel (RAL UZ-38 und RAL UZ-76) mit den Erklärungen der technischen Merk-/Sicherheitsdatenblättern erfüllen.
  Für den Fall, dass keine Zertifizierung mit dem Blauen Engel vorliegt, Mindestanforderung für gleichwertige Nachweise definieren.
• Für die Einhaltung des Mindestlohnes mussten die Bieter eine Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes (LTMG) vorlegen. (Dafür wird von der Vergabestellen ein separates Formblatt angehängt.)

Zusätzliche Mindestanforderungen und Zertifikate des Herstellers bzw. Lieferanten

Dazu heißt es in der Leistungsbeschreibung unter 5.2. „Umweltkriterien des Bieters als Konzept“

„Die Stadt Karlsruhe legt Wert auf eine nachhaltige Beschaffung und will daher auch das aktive umweltorientierte Verhalten der Bieter belohnen. In diesem Beschaffungsvorgang können Sie daher für den Transport der Büromöbel ab Werk bis zur Verwendungsstelle sowie für die hierbei verwendeten Transport- und Produktverpackungen wie auch für die Angaben zu der Reduzierung und Kompensation von transportbedingten CO2 Emissionen Punkte erhalten. Die Angaben zu den Umweltkriterien Servicekonzept und der CO2 Emission (Fahrzeuge) stellen Pflichtangaben dar, d.h. für den Fall, dass Sie zu diesen Punkten keine Angaben machen, wird das Angebot aus der Wertung genommen.“

Das Servicekonzept musste folgende Punkte enthalten:

• Anlieferung bis zur Endmontage der Produkte sowie Umgang mit Altmöbeln
• Wie gehen Sie mit kurzfristig entstehenden Problemen um
• Verpackungsmaterial für den Transport und die zu liefernden Produkte (dieses soll die Umwelt möglichst gering belasten)
• Reduzierung und Kompensation von transportbedingten CO₂-Emissionen

Zu den CO₂-Emissionen (Fahrzeuge) musste mit dem Angebot ein Formblatt mit detaillierten Angaben zu den Fahrzeugen eingereicht werden, die für Lieferung und Montage zum Einsatz kommen. Da in Karlsruhe eine Umweltzone für das gesamte Stadtgebiet besteht, dürfen nur Kraftfahrzeuge bestimmter Schadstoffgruppen mit entsprechender Plakette in der städtischen Umweltzone fahren. Daher wurde zur Teilnahme an dieser Ausschreibung mindestens Euronorm IV bzw. Euronorm III mit Partikelfilter gefordert und darüber hinaus zusätzliche Punkte für höhere Euronormen vergeben.

Außerdem musste vom Hersteller der Büromöbel ein Nachweis für die Implementierung eines Umweltmanagementsystems (EMAS oder der aktuellen DIN EN ISO 14001 oder ein gleichwertiger Nachweis) vorgelegt werden.

Wertung

In die Wertung gingen neben dem Preis ein:

• Teststellung: 700 Pkt.
• Servicekonzept: 200 Pkt.
• CO₂ Emission: 100 Pkt.

Bewertung der Vorgehensweise

Die geforderten Mindestanforderungen und Zertifizierungen der Hersteller bzw. Lieferanten incl. der Bewertungsmethode (Zuschlagskriterien Gewichtung) stellte sich als sehr zielführend heraus. Gleichzeitig wurden bei der Teststellung die gravierenden Unterschiede der Qualität und Verarbeitung der Büromöbel ersichtlich (siehe Bewertungskriterium nach Gewichtung in %). Hier konnte verifizierend festgestellt werden, ob alle Mindestanforderungen aus dem Leistungsverzeichnis erbracht wurden, obwohl alle geforderten Zertifikate wie in den Anlagen Deckblatt Teil C eingereicht wurden.

Das bezuschlagte Unternehmen konnte eine Punktzahl von 912 Punkten. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind Angebote von vier Firmen eingegangen. Von den vier Angeboten mussten zwei Angebote ausgeschlossen werden, da die geforderten bzw. nachgeforderten Unterlagen nicht eingereicht wurden (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV).

Zum Download
[Vergabeunterlagen Teil-B1 Leistungsbeschreibung]
[Vergabeunterlagen Teil-C2 Leistungsverzeichnis Beschreibung]
[Vergabeunterlagen Teil-C8 Angaben zu CO2-Emissionen]
[Vergabeunterlagen Teil-A2 Zuschlagskriterien, Bonuspunkte, Bewertungsmatrizen, Bewertungsmethode]

Einwohnerzahl Karlsruhe: 307.000

Kontakt:

Die Landeshauptstadt Stuttgart hat im Jahr 2020 eine Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Büromöbeln auf Basis einer EU-weiten Ausschreibung mit einer Vertragslaufzeit von 4 Jahren abgeschlossen.

Bei den zu liefernden Produkten handelt es sich überwiegend um die Einrichtung von Büros in Verwaltungsgebäuden der städtischen Ämter und Schulen als Neumöblierung. Teilweise müssen bestehende Möblierungen ergänzt werden. Die Lieferungen erfolgen an bis zu ca. 600 Bedarfsstellen.

Die Ausschreibung wird über den Zentralen Einkauf inhaltlich von einem Facheinkäufer vorbereitet und anschließend über eine zentrale Vergabestelle abgewickelt.

Innerhalb der Leistungsbeschreibung wurden folgende verpflichtende Kriterien definiert:

Alle angebotenen Produkte müssen mit dem Blauen Engel ausgezeichnet sein. Der Nachweis kann sowohl durch ein Zertifikat nach dem Blauen Engel als auch durch eine gleichwertige Bescheinigung einer Stelle aus einem anderen Mitgliedstaat als auch durch einen gleichwertigen sonstigen Nachweis erbracht werden. Eine Eigenerklärung wird nur dann akzeptiert, wenn ein öffentlicher oder privater, externer oder interner Sachverständiger schriftlich bestätigt, dass die angebotenen Produkte entsprechend den Anforderungen des Blauen Engels ausgezeichnet sind und der Bieter die Bestätigung der Eigenerklärung dem Angebot beifügt. Die Auszeichnung muss die Anforderungen gemäß dem Blauen Engel erfüllen. Die Nachweise sind im Angebots-Assistenten unter dem Punkt „Anlagen“ hochzuladen und mit dem Angebot einzureichen.

Alle verwendeten Platten müssen nach PEFC oder FSC zertifiziert sein. Der Nachweis ist im Angebots-Assistenten unter dem Punkt „Anlagen“ hochzuladen und mit dem Angebot einzureichen.

Für Echtholz-Oberflächen sind grundsätzlich formaldehydfreie Lacke (z.B. DD-Lacke, Wasserlacke) zu verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, stichprobenweise Untersuchungen durch das Chemische Untersuchungsamt vornehmen zu lassen.

Kanten und andere Kunststoffteile müssen PVC-frei sein.

Alle eingesetzten Werkstoffe müssen leicht voneinander zu trennen, möglichst sortenrein verarbeitet und recyclingfähig sein. Verbundmaterialien sind nach Möglichkeit zu vermeiden.

Umweltmanagementsystem:
Der Hersteller hat ein Umweltmanagementsystem nachzuweisen, das den Anforderungen gem. DIN EN ISO 14001 entspricht. Der Nachweis kann sowohl durch ein Zertifikat nach DIN EN ISO 14001 als auch durch eine gleichwertige Bescheinigung einer Stelle aus einem anderen Mitgliedstaat als auch durch einen gleichwertigen sonstigen Nachweis erbracht werden.

Die erforderlichen Zertifikate wurden von allen Bietern eingereicht.

Einwohnerzahl Stuttgart: 753.000

Kontakt: