Die Landeshauptstadt Erfurt hat ein einem EU-weiten Verfahren den Abschluss eines Rahmenvertrags für die Lieferung von Bürobedarfsartikeln mit Nachhaltigkeitskriterien ausgeschrieben. Damit soll der Bedarf von rd. 200 Kostenstellen gedeckt werden.

Die Leistungsbeschreibung legt dazu fest:

„Für eine nachhaltige und zukunftsbeständige Entwicklung der Landeshauptstadt Erfurt sollen nur Produkte mit nachfolgenden Eigenschaften angeboten werden:

• nachhaltig und ressourcenschonend
• funktional und qualitativ hochwertig
• langlebig und reparaturfähig
• rohstoffsparend
• zertifizierte Produkte.“

Im Vorfeld wurde eine Bedarfsplanung für die komplette Stadtverwaltung, auf Basis der Einkäufe von dem elektronischen Einkaufskatalog der Stadt Erfurt, erstellt. Es folgten Marktrecherchen zu Anbietern unter Berücksichtigung von Umweltkriterien.

Der daraufhin abgeschlossene Vertrag läuft 24 Monate (01.03.2022 bis 29.02.2024 ) oder bis zum Erreichen der Rahmenvertragsobergrenze von 265.000 €.

Nachhaltigkeitskriterien

Für alle im Leistungsverzeichnis mit grün gekennzeichneten Originalartikel sind im Fall des Angebotes eines gleichwertigen Artikels die Produktdatenblätter, Technische Datenblätter und die EG-Sicherheitsdatenblätter dem Angebot beizulegen.

Für alle lila gekennzeichneten Artikel sind die Produktdatenblätter bzw. die Technischen Datenblätter zum Nachweis der Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit für die angebotenen Artikel dem Angebot beizulegen.

Ebenso muss ein Nachweis über die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (über eine Eigenerklärung im Dokument Verpflichtungserklärung gem. ThürVgG der Vergabeunterlagen) und ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements nach EMAS oder EN ISO 14001 vorgelegt werden.

Die Leistungsbeschreibung definiert unter Punkt 5.1 „Spezifische Anforderungen an Produktgruppen“ u.a. folgende Maßgaben:

Text-, Flipchart-, Whiteboard-, Permanentmarker

• nachfüllbar
• Schaft und Schoner aus 90 % recyceltem Material (ca. 80 % postconsumer)

Druckkugelschreiber und Mine

• Schaft aus Stahl oder Kunststoff (PE/PP oder recycelt)
• Ersatzmine auswechselbar, dokumentenecht

Bleistifte/Textmarker trocken

• Holz aus zertifizierter Forstwirtschaft

Tintenroller/Tintenkugelschreiber und Minen

• Schaft aus Stahl oder Kunststoff (PE/PP oder recycelt)
• Mine auswechselbar
• Tinte auf Wasserbasis

Fineliner

• Ersatzmine bzw. Patrone auswechselbar

Korrekturroller

• nachfüllbar
• stabiles Gehäuse aus 100 % recyceltem Kunststoff und Nachfüllkassette aus mindestens 60 % recyceltem Kunststoff

Klebestift

• Klebemasse aus 98 % naturbasierten Rohstoffen
• Hülle/ Schaft aus mindestens 55 % nachwachwachsende Rohstoffen

Klebeband/Packband/Abroller

• Klebeband/-film aus mindestens 50 % recyceltem Kunststoff oder nachwachsenden Rohstoffen (sind anzugeben)
• Rollenkern aus ungebleichten Recyclingkarton
• Handabroller aus mindestens 65 % recyceltem Kunststoff

Briefblock/Geschäftsbücher, Briefumschläge/Versandtaschen

• unter Einhaltung der RAL-UZ 14 oder gleichwertiger Art
• Recyclingpapier aus 100 % Altpapier (mindestens 65 % Altpapier der unteren, mittleren und krafthaltigen Altpapiersorten sowie Sondersorten)

Ordner, Mappen, Trennblätter, Hefter, Hängehefter und Archivboxen

• unter Einhaltung der RAL-UZ 56
• Papierfasern von Recyclingkarton mit einer flächenbezogenen Masse ab etwa 150 g/m² müssen zu 100 % aus Altpapier bestehen.

Etiketten

• aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung zu 100 % PEFC zertifiziert

Zum Hintergrund

Seit 2011 arbeitet die Stadtverwaltung beim Einkauf mit einem elektronischen Einkaufssystem, in dem derzeit acht Kataloge auf Basis von öffentlichen Ausschreibungen mit ca. 3.400 Artikeln für den Bedarf aller städtischen Einrichtungen einschließlich Eigenbetrieben vorhanden sind. Im Rahmen der Ausschreibungen werden bereits verbindlich definierte und festgelegte Umwelt- und Nachhaltigkeitskriterien zum Vertragsgegenstand. Somit können alle produktrelevanten Informationen (Produkt- und Sicherheitsdatenblätter) jederzeit durch die autorisierten Nutzer im Onlineshop angesehen werden. Für einen bewussten, vereinfachten und nachhaltigen Einkauf der Organisationseinheiten, wurden alle derzeitig gelisteten umweltfreundlichen Artikel (z.B. Blauer Engel, FSC u.a.) mit einem U gekennzeichnet, um das nachhaltige Einkaufen zu vereinfachen.

[Leistungsbeschreibung zum Download]

Einwohnerzahl Erfurt: 215.000

Kontakt zur Kommune Erfurt:

Die Stadt Jena hat in einem EU-weiten Verfahren einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial inkl. Druckpapier ausgeschrieben. Der Vertrag gilt für drei Jahre (1.1.2023 bis 31.12.2025) und kann maximal zweimal für jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Abgedeckt werden soll der Bedarf von rund 100 Dienststellen. Das Volumen pro Jahr beträgt rund 115.000 € netto.

In der Leistungsbeschreibung werden unter Punkt 9. „Nachhaltigkeitskriterien und ökologische Mindestanforderungen“ ausführliche Angaben gemacht, unter „Produktanforderungen“ u.a. zu

• Papiere und Recyclingpapiere
• Kunststoffe und Recyclingkunststoffe
• Bürogeräte wie Locher, Heftgeräte, Hand- und Tischabroller sowie Klammern
• Kleber
• Schreibgeräte

Für den Großteil der Artikel konnten im Leistungsverzeichnis nachhaltige Produkte ausgeschrieben werden. Folgende Gütezeichen wurden akzeptiert:

Papierprodukte, z.B.

• Kopierpapier (unterschiedliche Weißegrade/farbig), Flipchart-Blöcke: FSC, Blauer Engel, EU-Ecolabel oder gleichwertig

Schreibgeräte z.B.

• Bleistifte: recycelter/biobasierter Kunststoff, nachfüllbar, FSC-zertifiziert
• Marker: Blauer Engel oder gleichwertig
• Nachfüllbarkeit

Bürogeräte und Zubehör

• z.B. Recycling-Kunststoff, Blauer Engel

Mindestanforderungen

Neben den im Leistungsverzeichnis genannten Nachweisen zur Nachhaltigkeit hatten die Bieter außerdem eine Zertifizierung eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 vorzulegen.

Wertung

Die CO₂-neutrale Lieferung wurde in die Wertung mit aufgenommen (max. 6 Punkte – ausschließliche Anlieferung mit e-Autos), ebenso die Vorlage eines Konzepts zu betrieblichen Maßnahmen im Rahmen der Auftragsabwicklung zum Klimaschutz mit bewertet (max. 6 Punkte –detaillierte Maßnahmen, die eine vollständige klimaneutrale Auftragsabwicklung ermöglichen und deren Wirksamkeit durch unabhängige Zertifikate von Dritten bestätigt wurde).

Wertungsanteile:

• Preis – 70 % (max. 10 Punkte)
• Qualität – 30 % (15 Punkte, aus CO₂-Neutralität, Konzept für eine klimanachhaltige Auftragserfüllung, Referenzen)

Durch die Zuschlagswertung konnten also Anbieter durch nachhaltige Wirtschaftsweise – zusätzlich zu den geforderten Produkt-Nachweisen – einen ggf. höheren Preis ausgleichen.

Allerdings konnte kein bietendes Unternehmen eine CO₂-neutrale Anlieferung anbieten, sondern lediglich eine CO₂-neutrale Auftragserfüllung (nur) anhand von Ausgleichszertifikaten nachweisen.

Historie

Bereits für den Lieferzeitraum 2017–2020 wurden bei der Beschaffung von Büromaterial für die Stadtverwaltung Jena für Produkte der Bereiche Papier und Bürobedarf verschiedene Zertifizierung gefordert, z.B. Recyclingpapier, Blauer Engel, FSC, PEFC, Schadstofffreiheit, Nachfüllbarkeit, Recyclingkunststoff.

Für den Rahmenvertrag ab 2023 konnten die Anforderungen an die Produkte in Bezug auf Nachhaltigkeit deutlich angehoben. Die Qualitätskriterien wurden erstmals so klar formuliert.

Zum Download:
[Leistungsverzeichnis]
[Leistungsbeschreibung]

Einwohnerzahl Jena: 111.000

Kontakt zur Kommune Jena: