Regelmäßig beschafft die Stadt Berleburg zu verschiedenen Anlässen (z.B. Gewinnspiele der Stadt, Anerkennungen, offizielle Anlässe, offizielle Besuche etc.) Präsentkörbe/Präsente. Für die zwischen 20 und 50 Anlässe pro Jahr werden ökologisch und regional erzeugte Produkte direkt beschafft, außerdem mindestens ein Produkt aus Fairem Handel, z.B. Tee, Nüsse, Schokolade oder Kaffee. Die Beschaffung läuft in der Regel über das Vorzimmer des Bürgermeisters, je nach Anlass auch über andere Abteilungen. Bezugsquellen sind die lokalen Supermärkte, Biomarkt und die regionalen Direktvermarkter.

Dabei orientiert sich der Einkauf an den gängigen, anerkannten Siegeln.

Grundlage dieses Vorgehens ist u.a. die Nachhaltigkeitsstrategie der Stadt Bad Berleburg. Diese setzt folgendes Ziel:

„Im Jahr 2030 beschafft die Stadtverwaltung Bad Berleburg mind. 95 % ihrer Waren und Dienstleistungen in Bioqualität (umweltfreundlich) bzw. fair gehandelt (sozialverträglich, regional), sofern diese auf dem Markt verfügbar sind.“

Außerdem existiert in der Stadt Bad Berleburg ein Konzept zur fairen und nachhaltigen Beschaffung.

Einwohnerzahl Bad Berleburg: 18.900

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Die Stadt Dortmund gehört seit 2009 zu den deutschen Fairtrade-Towns und baut seitdem ihr Engagement für die sozial verantwortliche Beschaffung immer weiter aus. Unter anderem wurde ein Rahmenvertrag abgeschlossen, aus dem alle kommunalen Kindertagesstätten (über 100 Einrichtungen) ihren Bedarf für öko-faire Lebensmittel abrufen.

Ziel der Ausschreibung war es, einen Lieferanten zu finden, über dessen Bio-Lebensmittel-Vollsortiment die über 100 Kindertageseinrichtungen der Stadt Dortmund, aber auch von den übrigen stadtweiten Bedarfsträgern, schnell und unkompliziert die entsprechenden nachhaltigen Lebensmittel eingekauft werden können.

Zusammen mit dem Hauptnutzer FABIDO wurde hierzu ein repräsentativer Warenkorb zur Wertung zusammengestellt, der die umsatzstärksten Bio-Lebensmittelprodukte sowie fair gehandelte Produkte beinhaltet.

Der ausgeschriebene Bedarf umfasst ein Warenvollsortiment. Die Produkte müssen dabei eine zertifizierte Bio-Qualität vorweisen und teilweise fair gehandelt sein. Als Vertragsgrundlage dient das von dem/der Bieter*in eingereichte Vollsortiment. Verschiedene Grundnahrungsmittel wie nichtalkoholische Getränke (Wasser und Säfte), Getreideprodukte, Hülsenfrüchte, Trockenobst und Nüsse, Süßmittel und Konfitüren, Backzutaten, Konserven, Brot und Gebäck sowie Speisefette und Öle sollen darin unter anderem abgedeckt sein. Die Bio-Qualität war durch das deutsche Bio-Siegel, EU-Bio-Siegel oder ein gleichwertiges Zertifikat zu belegen. Auch Siegel mit Anforderungen, die über die der genannten Siegel hinausgehen, wie z.B. Naturland oder Demeter, wurden akzeptiert.

Ferner gilt, dass Obst und Gemüse vorrangig saisonal und regional zu beschaffen sind. Sofern Lebensmittel nur im Klima des Globalen Südens angebaut werden (wie z.B. Kaffee, Kakao und tropische Früchte), sollen sie aus Fairem Handel angeboten werden. Als Nachweis wurden das Fairtrade-Siegel und Siegel gleichwertiger Art anerkannt. War dies im Einzelfall nicht möglich, war eine Deklaration nach den einschlägigen EU-Vorschriften vorgesehen.

Es galt das deutsche Lebensmittelrecht sowie die Leitsätze nach dem Deutschen Lebensmittelbuch.

Des Weiteren mussten die Bieter zwingend einen Webshop vorweisen können, um eine spätere unkomplizierte Bestellabwicklung zu gewährleisten.

Diese Kriterien wurden als Mindestanforderungen im Leistungsverzeichnis bzw. im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs abgefragt.

Das Vergabeverfahren wurde September 2021 gestartet. Der Rahmenvertrag wurde mit einer festen Laufzeit von einem Jahr sowie einer einmaligen Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr abgeschlossen. Die Laufzeit des Rahmenvertrages startete am 01.02.2022 und endet spätestens nach Ablauf von maximal zwei Jahren, sprich am 31.01.2024.

Als Vergabeverfahren wurde aufgrund der Höhe des Auftragswertes ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem öffentlichen Teilnahmewettbewerb gewählt, um sicherstellen, dass sich ausschließlich geeignete Firmen auf die Leistung bewerben.

Aussagen zur Entwicklung der Preise können nicht getroffen werden, da vom Rahmenvertragspartner Tagespreise abzüglich eines festen Rabattsatzes abgerechnet werden. Die Preisentwicklung unterliegt aufgrund wirtschaftlicher und ökologischer Faktoren teils dynamischen Schwankungen.

Generell kann man sagen, dass nachhaltige Produkte teurer als konventionell erzeugte Produkte sind. Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass bei konventionell erzeugten Produkten deutlich mehr Umweltkosten externalisiert werden als bei biologisch und nachhaltig produzierten, sodass ein Vergleich der Kosten zwischen konventionell sowie nachhaltig erzeugten Produkten unzureichend ist.

Einwohnerzahl Dortmund: 593.000

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Von der Abteilung Repräsentation und Protokoll des Oberbürgermeisterbüros der Stadt Köln wurde in 2017 der Rahmenvertrag zum Catering neu ausgeschrieben. Entsprechend den Vorgaben zur Erreichung des Titels Fairtrade Town wurde schon im Vorläufervertrag festgeschrieben, dass Kaffee und Tee aus Fairem Handel stammen müssen. Im neuen Vertrag (2018-2022) wurden zusätzlich die Produkte Zucker und Orangensaft aufgenommen. Hinzu kamen die Vorgaben, dass Obst und Gemüse saisonal sein und Fisch aus nachhaltiger Aquakultur stammen sollen.

Auszug aus dem aktuellen Rahmenvertrag (Laufzeit 2018 bis 2022):

(…) „Produkte aus fairem Handel müssen in Einklang mit den Kriterien der Resolution über Fairen Handel und Entwicklung des Europäischen Parlaments (A6-0207/2006) hergestellt werden. Anbieter müssen den Nachweis erbringen, dass diese Kriterien erfüllt werden. Bei Produkten, die ein Label für Fairen Handel tragen oder durch eine Organisation für Fairen Handel vertrieben werden, wird erwartet, dass sie diesen Richtlinien entsprechen. Wirtschaftsakteure (Bieter) können den Nachweis auch durch andere geeignete Mittel erbringen.

Aquakultur- und Meeresprodukte müssen nach Kriterien der nachhaltigen Methoden gefangen oder produziert werden gemäß den Bestimmungen entsprechender Umweltzeichen für nachhaltige Fischerei und Aquakultur. Wenn Aquakultur- und Meeresprodukte mit einem Label für nachhaltige Fischerei und Aquakultur versehen sind, wird angenommen, dass sie den Anforderungen entsprechen. Wirtschaftsakteure (Bieter) können den Nachweis auch durch andere geeignete Mittel erbringen.

(...) Kategorie 3: (zwingend „fair“ gehandelter,100%-iger Orangensaft, Bio-Apfelsaft)

(...) Pos. 2.2.2 Heißgetränke (zwingend „fair“ gehandelter Kaffee, Tee, auch der dazu gereichte Zucker muss fair gehandelt sein).“

Einwohnerzahl Köln: 1.070.000

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