Guidelines and Toolkits
This page includes a wide range of guidelines and toolkits to help you implement fair and sustainable procurement. We make every effort to update the list to include the latest developments, but we have no influence over external links and services. If you are aware of materials which could be included on this page, please let us know.
The materials recommended here are in German, so the content of this page is only available in German.
Recommended for you (in German):
Guidelines and toolkits by category (in German)
Federal Government guidelines
- Leitfaden der Bundesregierung für eine nachhaltige Textilbeschaffung der Bundesverwaltung (May 2024)
- Möglichkeiten der Implementierung menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten in die öffentliche Auftragsvergabe – GIZ im Auftrag des BMZ (2023)
- Leitfaden Nachhaltiges Bauen – Bundesinnenministerium (2019)
- Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen – Bundesumweltministerium / Umweltbundesamt (2020)
- „Bio-Regionalität“ in der Gemeinschaftsverpflegung – Verankerung im Vergabeverfahren – Wissenschaftlicher Dienst des Bundestages (2021)
Sustainable procurement guidelines for all product groups
Hinweise zur sozial und ökologisch nachhaltigen Beschaffung
Femnet e.V.
Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (SKEW)
- Kommunikation mit dem Markt. Für eine nachhaltige öffentliche Beschaffung – eine Handreichung in Kooperation mit dem Deutschen Institut für Entwicklungspolitik. (2022)
- Ökosoziale Beschaffung – Gemeinsam auf kommunaler Ebene vorangehen. Eine Einführung mit Tipps für Verwaltung, Politik und Zivilgesellschaft (2021)
- Nachhaltig Einkaufen im Rathaus. Ein Praxisleitfaden [Fokus auf Nutzung von digitalen Einkaufskatalogen] (2017)
Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg
Hinweise zur sozial nachhaltigen Beschaffung
Christliche Initiative Romero (CIR) e.V.
- Sozialverantwortliche Beschaffung nach dem neuen Vergaberecht 2016 – Rechtsgutachterliche Stellungnahmen (2016)
- und viele weitere Publikationen und Factsheets zum Thema Beschaffung
Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (SKEW)
- Einbindung sozialer Kriterien nach der Vergaberechtsreform im Unterschwellenbereich (2020)
- 2030 vor der Haustür - Kommunen, Fairer Handel und die neue Nachhaltigkeitsagenda der Vereinten Nationen (2017)
- Faires Beschaffungswesen in Kommunen und die Kernarbeitsnormen (2016)
Hinweise zur ökologisch nachhaltigen Beschaffung
Fachagentur Nachwachsende Rohstoffe e.V. (FNR)
Besonders empfehlenswert:
- Ausschreibungshilfen für biobasierte Kunststoffe in der nachhaltigen Beschaffung (2024)
- Nachwachsende Rohstoffe in Kommunen – Themenheft I: Entscheidungsträger (2013)
Informationen zur zirkulären Beschaffung
Sustainable procurement guidelines for specific product groups
Sports equipment
WEED e.V.
Eine Welt e.V. Leipzig & Entwicklungspolitisches Netzwerk Sachsen e. V. (ENS)
Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg
Apparel and Textiles
Umweltbundesamt
Leitfäden zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung
- Bettwaren und Bettwäsche (Dezember 2023)
- Bekleidungstextilien und Wäsche (Dezember 2023)
Weitere Arbeitshilfen
- Brandschutzanforderungen für Textilien, Möbel und Matratzen in öffentlichen Einrichtungen (April 2024)
FEMNET e.V.
GIZ, Diakonie und FEMNET e.V.
Shoes and leather products
SKEW – Servicestelle Kommunen in der Einen Welt
Food products
Christliche Initiative Romero (CIR) e.V.
- Ratgeber sozial verantwortliche Lebensmittelbeschaffung: Welches Gütezeichen steht wofür? und Sozial verantwortliche öffentlichen Beschaffung von Lebensmitteln – Praxisleitfaden für Bund, Länder und Kommunen (2019)
Catering, meals for schools, day care etc.
SKEW – Servicestelle Kommunen in der Einen Welt
- Musterausschreibung „Faires und nachhaltiges vegetarisches Veranstaltungs-Catering“ mit Eigenerklärung (March 2024)
Kompetenzzentrum für Ernährung (KErn) – Bayerisches Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten
Fachagentur Nachwachsende Rohstoffe e.V. (FNR)
Toys
Christliche Initiative Romero (CIR) e.V.
Vehicles and mobility
Projekt Consult et al. im Auftrag der SKEW
WEED e.V.
- Umsteigen bitte! Wege in eine soziale und nachhaltige öffentliche Beschaffung von E-Mobilität (2022)
Umweltbundesamt
- Kommunalfahrzeuge (2020)
Institut für Energie- und Umweltforschung Heidelberg (ifeu)
Cleaning, detergents and hygiene
Umweltbundesamt
- System-Stoffhandtuchrollen im Stoffhandtuchspender (2023)
- Staubsauger (2022)
- Absorbierende Hygieneprodukte (inkl. Anbieterfragebogen) (2022)
Zum Thema Gebäudereinigung
- Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung in der Gebäudereinigung – Wackler (2022)
Office elctronics and office supplies
Umweltbundesamt
- Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) (2023)
- Aufbereitete Tonerkartuschen und Tintenpatronen für Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte (2022)
Fachagentur Nachwachsende Rohstoffe e.V. (FNR)
- Nachwachsende Rohstoffe im Einkauf - Themenheft III: Büro - Einrichtung, Material, Gestaltung (2017)
Mediathek: https://mediathek.fnr.de/broschuren/nachwachsende-rohstoffe/nachhaltige-beschaffung.html
Computers and telecommunication
WEED e.V.
- Kurzstudie Rohstoffe im Fokus von IT-Beschaffung (2023)
- Soziale Kriterien einfordern und überprüfen: Ansätze für eine faire öffentliche Beschaffung von IKT-Produkten (2022)
- Handbuch Sozial verantwortliche Beschaffung am Beispiel von Natursteinen und IT (2019)
Umweltbundesamt
- Mobiltelefone, Smartphones und Tablets (2022)
- Telefonanlagen und schnurgebundene Voice over IP Telefone (2022)
Kompetenzstelle Nachhaltige Beschaffung
- Verpflichtungserklärung zur Berücksichtigung sozialer Aspekte bei der ITK-Beschaffung (2019) und Handreichung zur Nutzung (2021)
Natural stone
Werkstatt Ökonomie und WEED e.V.
WEED e.V.
- Natursteine aus verantwortlichen Lieferketten – Studie zu Natursteinbeschaffung in Berlin, Baden Württemberg und Deutschland sowie zur Beschaffung von Grabsteinen (2020)
- Beschaffung von Natursteinen unter Berücksichtigung der Transportentfernung – juristische Stellungnahme (2020)
Werkstatt Ökonomie
- Rechtssichere Beschaffung von regionalen Natursteinen (2020)
- Handbuch Sozial verantwortliche Beschaffung am Beispiel von Natursteinen und IT (2019)
Print works
Fachagentur Nachwachsende Rohstoffe e.V.
- Umweltfreundliche Drucksachen konzipieren und ausschreiben (inkl. Muster-Leistungsbeschreibung) (2024)
Construction sector
Deutsche Umwelthilfe e.V.
Green electricity
Umweltbundesamt
Further information on 13 product groups – Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB)
Sustainable event management guidelines
- Musterausschreibung „Faires und nachhaltiges vegetarisches Veranstaltungs-Catering“ mit Eigenerklärung– SKEW – Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (März 2024)
- Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen – Bundesumweltministerium / Umweltbundesamt (2020)
- Leitfaden „Fair veranstalten“ – Faire Metropole Ruhr (2021)
- Factsheet Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement – Faire Metropolregion Nürnberg (2020)
- Themenheft V: Veranstaltungen und Catering – Fachagentur Nachwachsende Rohstoffe e.V. (FNR) (2020)
Federal State guidelines
Baden-Württemberg
Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg
- Nachhaltige Beschaffung in Kommunen (Webseite)
- Landesverwaltung: Nachhaltige Beschaffung (Weseite)
- Nachhaltige Beschaffung konkret: Arbeitshilfe für den umweltfreundlichen und sozialverträglichen Einkauf in Kommunen (Mai 2021)
- Kicken mit fairen BälleN! – Wegweiser für eine nachhaltige Beschaffung von Sportbällen (2014)
Bayern
Kompetenzzentrum für Ernährung (KErn) – Bayerisches Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten:
Berlin
Landesstelle für Entwicklungszusammenarbeit – Kompetenzstelle für Faire Beschaffung
WEED e.V.
Informationen des Vergabeservice Berlin zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen
- Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) über die Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen, Teil A und Teil B
- Allgemeine Informationsseite mit Produktblättern aus sensiblen Produktgruppen, mit der Bieter die Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen nachweisen müssen
Niedersachsen
Niedersächsisches Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung:
- Nachhaltige Beschaffung in Niedersachsen Website (2023)
- Nachhaltige Beschaffung in Niedersachsen – Ein erster Überblick PDF (2023)
Supporting arguments
- Argumentationshilfe „Gute Gründe für nachhaltige Beschaffung“ – WEED e.V. (2022)
Templates for tenders, decisions, services etc
- Musterausschreibung Textlien Bad Einkauf – SKEW – Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (2024) – Weitere Infos finden Sie im E-Learningkurs zur fairen Beschaffung von Textilien
- Musterausschreibung „Faires und nachhaltiges vegetarisches Veranstaltungs-Catering“ mit Eigenerklärung – SKEW – Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (März 2024)
- Muster eines Konzessionsvertrags zu Kantinen- und Cateringleistungen – Zentrale Vergabestelle des Bundeministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) (2023)
- Muster-Dienstanweisung – Rheinland-Pfalz kauft nachhaltig ein!, überarbeitet im Rahmen der Rechtsberatung der SKEW (Dezember 2023) mit Erläuterungen zum Muster und Muster-Tabellen-Formular zur Dokumentation
- Muster-Leistungsbeschreibung für umweltfreundliche Drucksachen inkl. Prozesshinweise – Fachagentur nachwachsense Rohstoffe (2024)
- Merkblatt „Beschluss- oder Dienstanweisungs-Vorlage für eine faire Beschaffung“ – SKEW – Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (2022)
- Musterformulierung für kommunale Friedhofssatzungen – Werkstatt Ökonomie e.V. (2023)
- Musterausschreibung IT-Hardware: Berücksichtigung Konfliktrohstoffe – WEED e.V. (2018)
- Musterausschreibung Faire Fußbälle – WEED e.V. (2017)
Other toolkits
Arbeitshilfen des Umweltbundesamtes
- EMAS in der öffentlichen Beschaffung (2019)
- Rechtsgutachten umweltfreundliche öffentliche Beschaffung (2019)
- Broschüre: Umweltfreundliche Beschaffung in der Praxis (2016)
- Hintergrundpapier: Umweltfreundliche öffentliche Beschaffung (2015)
- Produktguppenbezogene Empfehlungen für Ihre Ausschreibung
- Berechnung der Lebenszykluskosten
- Umweltaspekte in Vergabeverfahren
Auswärtiges Amt (AA), German Trade and Invest (GTAI) und IHK
Länderspezifische Umsetzungshilfen zur Risikoanalyse für das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (2023)
Bundesarbeitsgemeinschaft Inklusionsfirmen e.V.
Vergabe an Inklusionsbetriebe: Beispiele, Rechtsgrundlagen, Informtionsmaterial
Impulsgeber Vergabe
https://www.impulsgeber-vergabe.de mit zahlreichen Informationen, Beispielen und Tipps und um die nachhaltige Vergabe
Berechnung der Lebenszykluskosten
Zur Unterstützung bei der Berechnung der Lebenszykluskosten für verschiedene Produkte finden Sie auf den Seiten des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO) eine Toolbox und weitere Informationen auf den Seiten des Umweltbundesamtes sowie einen Lebenszyklus-Tool-Picker beim Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung.