Kompass Nachhaltigkeit

Öffentliche Beschaffung

Kaffee

CPV-Code
15861000-1

Beispiele aus der Beschaffungspraxis

Hier finden Sie erfolgreiche kommunale Umsetzungsbeispiele, die danach ausgewählt wurden, unterschiedlichste Bedarfsgegenstände und Ausgangssituationen widerzuspiegeln. Nachhaltigkeitskriterien werden auf verschiedene Weise (z.B. verpflichtend / optional, Verortung in den Vergabeunterlagen) und in unterschiedlichem Umfang eingefordert. Die folgende Auswahl soll Ihnen verschiedene Umsetzungswege aufzeigen.

Nur von Kommunen freigegebene Beispiele können wir hier veröffentlichen, daher bitten wir Sie um Mithilfe bei der Erweiterung dieses Angebots, indem Sie Ihre erfolgreichen Verfahren über dieses Formular an uns einreichen. Vielen Dank dafür!

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass es sich bei den folgenden Seiteninhalten um Beispiele handelt, wie unterschiedliche Kommunen erfolgreich nachhaltig beschafft haben, nicht um juristisch geprüfte Musterunterlagen. Wir bemühen uns um möglichst große Aktualität und erarbeiten die Zusammenfassungen nach bestem Wissen gemeinsam mit den Kommunen. Dennoch können wir eine rechtssichere Übertragung auf Ihre individuelle Beschaffung nicht garantieren. Jede Kommune und Vergabestelle ist selbst verantwortlich für die rechtssichere Umsetzung ihrer Vergaben.

  • Freyung-Grafenau (Landkreis) - Fairtrade-Tee und Umstellung auf Fairtrade-Kaffee (2022)

    Bereits seit einigen Jahren wird im Landratsbüro und bei Ratssitzungen des Landkreises Freyung-Grafenau fair gehandelter Tee ausgeschenkt. Es wird direkt beim örtlichen Weltladen beschafft. Es handelt sich dabei um Produkte von Lieferanten, die Mitglied der WFTO sind, einer Multi-Stakeholder-Initiative, die die Einhaltung der Kriterien des Fairen Handels garantiert.

    Im Jahr 2022 wurde dann auch für ein bestehendes Kaffeemaschinen-System auf Fairtrade-Kaffee umgestellt. Schon in der Vergangenheit war die Umstellung geplant, konnte aber nicht umgesetzt werden, weil es keine Anbieter gab.

    Mittlerweile ist aber für das bestehende Maschinensystem zertifizierter Kaffee verfügbar. Es wird rd. 70 kg Kaffee pro Jahr direkt beschafft. Preislich liegt der Fairtrade-Kaffee zertifizierte sogar unter dem Preis des konventionellen Kaffees, der bisher verwendet wurde. Auch geschmacklich kommt er sehr gut an und ist damit aus Sicht der zuständigen Beschaffungsstelle eine echt Win-win-Lösung.


    Einwohnerzahl Freyung-Grafenau (Landkreis): 79.000

    Kontakt:

    Nina Stelzl
    Koordination kommunaler Entwicklungspolitik
    Phone: 08551-573211
    Mail: nina.stelzl@web.de


  • Fürstenfeldbruck - Faire Präsentkörbe und -tüten zu besonderen Anlässen (2022)

    Der Oberbürgermeister der Stadt Fürstenfeldbruck überreicht zu besonderen Anlässen Präsentkörbe und -tüten, die mit Lebensmitteln aus Fairem Handel bestückt sind. Pro Jahr sind dies ca. 200 Anlässe: Alters- & und Ehejubiläen, Geburtstage von Mitarbeitenden, Dienstjubiläen o. Ä.

    Eingekauft werden Kaffee, Tee, Snacks, Schokolade, Nüsse oder Wein.

    Die Waren werden direkt vom örtlichen Weltladen beschafft. Weltläden garantieren – in der Regel mit ihrem gesamten Sortiment – dafür, dass die dort verkauften Waren den Kriterien des Fairen Handels entsprechen. Zahlreiche der Standard-Lieferanten der Weltläden sind WFTO-Mitglieder.

    Damit will die Verwaltung u. a. die Aktivitäten im Rahmen der Fairtrade Town Kampagne Fürstenfeldbrucks unterstützen und den Fairtrade-Gedanken in der Stadt und innerhalb der Verwaltung verbreiten. Dafür erhält sie von den so Beschenkten viel positive Rückmeldung, auch weil die hochwertigen Produkte eine besondere Wertschätzung vermitteln.


    Einwohnerzahl Fürstenfeldbruck: 38.000

    Kontakt:

    Roland Klehr
    Allgemeine Verwaltung
    Phone: 08141/281-1000
    Mail: roland.klehr@fuerstenfeldbruck.de


  • Markt Roßtal - Faire Geschenkkörbe und Stoffbeutel als Präsente (2017)

    Der Markt Roßtal engagiert sich auch bei kleineren Beschaffungsvorgängen für den Fairen Handel.

    So wirbt die Kommune seit 2017 z.B. mit Stofftaschen Fairtrade-zertifizierter Baumwolle (Fairtrade Cotton Siegel). Die Taschen werden bei Geburtstagen, Jubiläen o.ä. verteilt und sind auf einer Seite mit dem Wappen und auf der anderen mit dem Fairtrade-Logo des Marktes Roßtal begedruckt. Die Taschen werden regelmäßig nachbestellt. Dabei werden immer ca. 1.000 Taschen mit einem Volumen für ca. 2.900 € bestellt.

    Es wurden hierzu drei Angebote eingeholt. Um nachhaltige Beschaffungen weiter voranzubringen, „Fairtrade“ zu stützen und den Gedanken von Nachhaltigkeit als Fairtrade-Kommune nachzukommen, wurde das Fairtrade-Siegel gefordert. Weitere Kriterien wurden nicht gefordert. Den Zuschlag erhielt ein Unternehmen, das vor allem auf umweltfreundliche und nachhaltige Verpackungen setzt. Die Taschen besitzen den Standard OEKO-TEX 100 und das Fairtrade-Cotton-Siegel.

    Außerdem überreicht die Gemeinde zu besonderen Anlässen Geschenkkörbe mit fairen Süßigkeiten und Getränken. Die Geschenkkörbe bestehen aus einem Papiergeschenkkorb, einer Packung Filterkaffee, einer kleinen Flasche Rotwein, drei kleinen Gläsern verschiedener Honigsorten, Bonbons, einem kleinen Päckchen Kaffeeplätzchen und Schokolade. Im Jahr 2021 gab es rund 50 Anlässe, für die ein Geschenkkorb benötigt wurde.

    Eingekauft werden die Produkte beim örtlichen Weltladen als Fachgeschäft des Fairen Handels. Die Produkte werden dort in größeren Mengen gekauft und dann im Rathaus für die Präsente zusammengestellt. Aufgrund des Volumens ist ein direkter Einkauf möglich.

    Die Lieferanten des Weltladens verfügen in der Regel über einschlägige Siegel bzw. sind Mitglied in der WFTO, die die Einhaltung der Fair-Handels-Kriterien garantieren.


    Einwohnerzahl Markt Roßtal: 10.000

    Kontakt:

    Petra Pernet / Pia Rödiger
    Sekretariat
    Phone: 09127 90 10 331
    Mail: sekretariat@rathaus.rosstal.de
    Website: www.rosstal.de


  • Regen (Landkreis) - Lebensmittel-Direktkäufe für Sensibilisierungsaktionen (2023)

    Im Zeitraum Januar 2022 bis Juni 2023 wurden insgesamt drei Sensibilisierungsaktionen für Verwaltungsmitarbeitende des Landratsamtes Regen durchgeführt, um die Bedeutung des Fairen Handels durch niederschwellige Aktionen im Verwaltungsalltag Einklang finden zu lassen. Die Aktionen dienten der Sensibilisierung von rund 450 Mitarbeitenden, um künftig das Beschaffungsverhalten in den Kommunen nachhaltig zu ändern. Je Aktion wurden Direktkäufe zwischen 60 und 350 Euro getätigt.

    • „Faire Kaffeepause“:
      Informationsstand mit fair gehandeltem Kaffee und Gebäck – Informationen zum Fairen Handel, zu Gütesiegeln und zur fairen Beschaffung allgemein.
      Ziel: Sensibilisierung der Verwaltungsmitarbeitenden für den Fairen Handel
      Teilnehmerzahl: rund 200 TN
    • „FairCare-Paket“ für den Betriebsausflug des Landratsamtes:
      Verpflegungspaket für alle Verwaltungsmitarbeitenden zu einem Ausflug: Bananen, Fruchtsäfte, Sesam- und Schokoriegel sowie weitere faire Produkten aus den örtlichen Weltläden – mit einer Broschüre mit Informationen zum Fairtrade-Landkreis sowie zum Fairen Handel allgemein und Tipps, wie man eine faire und nachhaltige Beschaffung in den Verwaltungsalltag einbinden kann.
      Teilnehmerzahl: rund 100 TN
    • „Fair-Pflegungsstation“ beim Wandertag:
      Beim Wandertag des Landratsamtes werden jährlich auf einer Strecke von 14 Kilometern mehrere Verpflegungsstationen (Getränke, Lebensmittel) angeboten. Seit dem Jahr 2023 werden die Produkte des Globalen Südens bei den Verpflegungsstationen fair beschafft. Bananen, Sesamriegel und Limonaden aus Fairem Handel – mit Informationen zum Fairtrade-Landkreis Regen und der Bedeutung des Fairen Handels
      Teilnehmerzahl: rund 300 TN

    Die fairen Produkte wurden als Direktkäufe von den örtlich ansässigen Weltläden (aktuell vier im Landkreis Regen) bezogen. Außerdem zeigte die Recherche, dass es einen örtlichen Obst- und Gemüsehändler im Umkreis gibt, der fair gehandelte Bananen anbietet.

    Durch den Bezug bei den Weltläden wurde sichergestellt, dass die gewünschten Fair-Handels-Kriterien (ILO-Kernarbeitsnormen, Kriterien des Fairen Handels und Umweltkriterien) eingehalten wurden. Da die Lieferanten der Weltläden in der Regel Mitglied in der World Fair Trade Organization (WFTO) sind, gilt die Einhaltung der Kriterien als garantiert. Zum Teil waren die Produkte Fairtrade-zertifiziert.

    Bewertung

    Durch die Veranstaltungen wurde die Bedeutung des Fairen Handels bei den Verwaltungsmitarbeitenden verstärkt in den Fokus gerückt. 85% der Teilnehmenden gaben im Nachgang in einer internen Umfrage an, sich mit dem Fairtrade-Landkreis-Gedanken identifizieren zu können und künftig bewusst auf fair gehandelte Produkte achten zu wollen.

    Besonders die faire Kaffeepause war erfolgreich: Ein Ergebnis war unter anderem die Einführung von fairem Kaffee in drei weiteren Personalküchen (es gibt insgesamt fünf Personalküchen im Amt, der Kaffee dafür wird von den Mitarbeitenden privat eingekauft).


    Einwohnerzahl Regen (Landkreis): 77.000

    Kontakt:

    Gudrun Reckerziegel
    Koordinatorin kommunaler Entwicklungspolitik
    Phone: 09921-96054159
    Mail: poststelle@lra.landkreis-regen.de
    Website: www.landkreis-regen.de


  • Regensburg - Nachhaltige Mittagsverpflegung mit Musterunterlagen (2022)

    Im Dezember 2021 hat die Arbeitsgruppe „Nachhaltige Vergabe von Lebensmitteln“ der Stadt Regensburg eine Mustervorlage entwickelt, mit der in Zukunft Ausschreibungen für die Mittagsverpflegung v.a. an Schulen und Kitas durchgeführt werden. Außerdem dient das Muster als Orientierungshilfe für die Ausschreibung von Veranstaltungscatering. Unterstützt wurde die Entwicklung durch externe Expertise (u.a. Romero Initiative) und die Rechtsberatung der SKEW.

    Das Muster deckt dabei verschiedene Bedarfe ab (z.B. Catering, Schule etc.), da es jeweils spezifische Anforderung gibt. So sind z.B. die Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung für das Veranstaltungscatering nicht relevant. Das zuständige Amt kann entsprechend Kriterien auswählen und anpassen.

    Zum Hintergrund

    Ausschlaggebend für die Erstellung des Ausschreibungsmusters war der Wunsch der seit 2020 bestehenden Arbeitsgruppe Faire Beschaffung, eine Arbeitsgruppe speziell zu Lebensmittels zu gründen. Diese entwickelte auf Grundlage des Ratsbeschlusses zur Bio-Quote von Februar 2021 und des Ratsbeschlusses zur Beschaffung von Fair-Handels-Produkten vom Juli 2021 das Ausschreibungsmuster.

    Nach der Erstellung eines ersten Musters wurden Bieterdialoge mit Anbietern von Schul- und Kitaverpflegung sowie Caterern durchgeführt, um in Austausch zu treten und die Vorgehensweise der Stadtverwaltung zu erläutern. Hinweise und Vorschläge der Anbieter wurden aufgenommen, das Muster angepasst und erneut die Anbieter zu Treffen eingeladen.

    Ebenso wurde eine Pilotausschreibung für die Verpflegung an einer Schule durchgeführt und Erfahrung in die Musterunterlagen zurückgespielt.

    Vor allem der Austausch mit den Anbietern führte erheblich zum Erfolg der Ausschreibung bei.

     

    Beispiel Ausschreibung Mittagsverpflegung für eine Kita

    Auf Grundlage des Musters wurde eine erste konkrete Ausschreibung für die Mittagsverpflegung einer Kita durchgeführt. Es handelt sich um die Lieferung von zunächst 75 Mittagessen täglich. Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt vier Jahre (5/2022 – 7/2026). Es handelte sich um ein nationales Verfahren (Öffentliche Ausschreibung, Volumen knapp unter 200.000 €).

    Ökologische Kriterien

    Umweltbezogene Aspekte werden in der Ausschreibung u.a. durch die Zuschlagskriterien der Saisonalität, Regionalität und Bio-Quote abgedeckt. Alle drei Kriterien gehen (neben Preis und Warmhaltezeiten) in die Wertung ein: Bio-Quote 20 %, Regionalität 20 %, Saisonalität 10 %. 

    Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Abfallvermeidung. So darf nur Mehrweggeschirr verwendet werden, Einzelportionen etwa von Senf oder einzelverpackte Fertigdesserts sind nicht zugelassen.

    1. Saisonalität

    Das KiTa-Speisenangebot soll saisonales Obst und Gemüse umfassen. Als saisonales Obst und Gemüse gelten solche Produkte, die im „Bayerischen Saisonkalender“ des Kompetenzzentrums für Ernährung (KERN) genannt sind.

    2. Regionalität

    Hier gilt ein Bezug der verwendeten Produkte aus einem Umkreis von 100 km rund um den verarbeitenden Betrieb.

    Fleisch und Gemüsen müssen dieses Kriterium einhalten. Obst, Fisch, Milch und Milcherzeugnisse sowie Getreide und Getreideprodukte sollen möglichst regional erzeugt und eingekauft werden.

    Damit soll der CO2-Ausstoß durch den Transport möglichst gering gehalten werden. Dies ist nach der Rechtsprechung vergaberechtlich zulässig (vgl. OLG Frankfurt a.M. v. 21.07.2020 – 11 Verg 9/19; OLG Düsseldorf v. 14.12.2016 – VII-Verg 15/16).

    3. Bio-Quote

    Ab Januar 2025 gilt für die Mittagsverpflegung in Regensburg ein verpflichtender Bio-Anteil von mind. 30 % (gemäß Beschluss des Umweltausschusses v. 23.2.2021). Für die vorliegende Ausschreibung wurden für die Bereitstellung der Mahlzeiten unterschiedliche Bio-Quoten in der Wertung unterschiedlich gewichtet, von 0 Punkte für 0 % Bio-Anteil bis 20 Punkte für > 16 % Bio-Anteil.

    Laut RB „Bio-Quote“ sollen ab 2030 mindestens 50 % Bio-Produkte für verwendet werden. Die o.g. Wertung soll zukünftig entsprechend sukzessive angepasst werden.

     

    Soziale Kriterien

    Punkt 14.1.6 „Fair Trade“ der Leistungsbeschreibung legt fest:

    „Sofern folgende Produkte zur Leistungserbringung bzw. Speisenzubereitung eingesetzt werden, müssen diese nachweislich unter Einhaltung der Kriterien des Fairen Handels in Anlehnung an die Mitteilung der EU Kommission zum Fairen Handel [KOM(2009)215 endgültig] produziert und verarbeitet werden:

    • Kaffee
    • Kakao
    • Tee (Grün- und Schwarztee)
    • Bananen, Ananas, Mango (jeweils frisch und getrocknet)
    • Orangensaft
    • Reis (ausgenommen Rundkornreis)
    • Rohrzucker“

    Als Nachweise werden folgende Siegel akzeptiert:

    • Fairtrade
    • Mitgliedschaft in der World Fair Trade Organization (WFTO)
    • Fair for Life
    • Naturland Fair
    • gleichwertiger Nachweis.

    Es wurde bewusst entschieden, die Fair-Handels-Kriterien nicht in die Zuschlagskriterien aufzunehmen, sondern fest in die Leistungsbeschreibung zu setzen. Damit sollte die Einhaltung der Kriterien sichergestellt werden. Bei einer Verankerung in den Zuschlagskriterien wären die Kriterien sonst ggf. durch einen günstigeren Preis bei konventionellen Produkten ausgehebelt worden.

     

    Allgemeine Hinweise

    Durch dieses Vorgehen kam es zu keiner Marktverengung, es bewarben sich genauso viele Bietende wie vorher. In den vorgeschalteten Bieterdialogen gab es von Seiten der Caterer keine negativen Rückmeldungen – das Vorhaben, faire Lebensmittel aufzunehmen, wurde insgesamt positiv aufgefasst. Die Fair-Handels-Kriterien konnten problemlos von den Bietern erfüllt werden. Die betroffenen Produkte seien schon lange am Markt zu einem entsprechenden guten Preis verfügbar.

    Weitaus größere Probleme scheinen die Caterer zu haben, die Kriterien „bio und regio“ miteinander zu verbinden.

    Die vorliegende Kitaausschreibung wird als Basis zukünftiger Ausschreibungen dieses Bereichs verwendet.

     

    [Musterunterlage zum Download]
    [Leistungsbeschreibung Mittagsverpflegung an einer Kita zum Download]


    Einwohnerzahl Regensburg: 157.000

    Kontakt:

    Michael Grein
    Koordinator für Kommunale Entwicklungspolitik
    Phone: 0941 507 2107
    Mail: grein.michael@regensburg.de
    Website: https://www.regensburg.de/leben/agenda-2030


Wer kennt sich mit diesem Produkt besonders gut aus?

Merle KamppeterMerle Kamppeter Romero Initiative
Ansprechperson für: Lebensmittel
Phone 0049 251 674413 61
Mail kamppeter@ci-romero.de

Gibt es Anbieter für dieses Produkt, die Ihre Ansprüche an Nachhaltigkeitsstandards erfüllen können?

Gleichen Sie ab, welche Gütezeichen Ihre Ausschreibungskriterien nachweisen und sehen Sie nach, ob es ausreichend Anbieter gibt, die diese erfüllen. Die zugrunde liegenden Kriterien im sozialen und ökologischen Bereich können von Gütezeichen zu Gütezeichen sehr unterschiedlich sein. Nutzen Sie für den Abgleich den Gütezeichenfinder im Kompass Nachhaltigkeit – dieses Angebot ist allerdings noch nicht für alle Produktgruppen verfügbar. Beachten Sie, dass Sie bezüglich der Details Ihres spezifischen Vergabeverfahrens vor Veröffentlichung der Ausschreibung nicht mit möglichen Anbietern in Kontakt treten sollten. Dennoch sollten Sie sich allgemein informieren, ob Ihre Anforderungen erfüllt werden können.

Die untenstehende Auflistung von Unternehmen ist keine vollständige Übersicht, sie dient nur für einen ersten Überblick und beruht auf Angaben der Unternehmen. Bitte prüfen Sie selbst, ob das Unternehmen das Produkt in der von Ihnen gewünschten Ausführung aktuell auch mit einem von Ihnen akzeptierten Gütezeichen anbieten kann.

Firma
Ansprechpartner
Gütezeichen für dieses Produkt
Laurence Beugin
Telefon: 0049 551 2092121, E-Mail: laurence.beugin@contigo.de
Nina Labode
Telefon: 0049 5069 3489 37, E-Mail: nina.labode@el-puente.de
Lisa Stemmer
Telefon: 0049 221 16918194, E-Mail: info@fairtradeoriginal.de
Andreas Weis
Telefon: 0049 202 26683 320, E-Mail: andreas.weis@gepa.de
Rudi Kurz
Telefon: +49 6221 455826, E-Mail: info@partnerschaftskaffee.de
Dirk Wolfram
Telefon: 0049 421 42789 2120, E-Mail: Ausschreibungen@JDEcoffee.com
Paula Hofmann
Telefon: 0049 9369 905-185/-188, E-Mail: info@memo.de
Lukas Nöth
Telefon: 0049 751 36155 36, E-Mail: noeth@weltpartner.de

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Wie integriere ich Nachhaltigkeit in meinen Beschaffungsprozess?

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Nachhaltigkeitsstandards legen soziale und ökologische Praktiken fest, die über gesetzliche Mindestanforderungen hinausgehen.

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