Thüringen

Beschreibung des Praxisbeispiels

Seit 2020 wird in der Stadtverwaltung Bad Köstritz sukzessive die Beschaffung nach nachhaltigen Gesichtspunkten umgesetzt.

Besonders bei der Produktgruppe Papier wird bei der Ausschreibung auf Siegel geachtet. Die Umstellung auf Recyclingpapier ist ein erster und sehr wichtiger Schritt. Der Bedarf für die Stadtverwaltung bewegt sich dabei jährlich in folgenden Stückzahlen:

• 75.000 Blatt A4-Papier für Druck und Kopien
• 10.000 Briefumschläge DIN A lang mit Fenster
• 1.500 Briefumschläge A4 mit Fenster
• 1.000 Servietten

Siegel wie Blauer Engel, Nordic Ecolabel, FSC und Vincotte kamen zum Einsatz. Für die Ausschreibung wurden drei Angebote verglichen und das Papier dann vom Hauptamt als Direktkauf beschafft.

Ergänzend dazu ist die Papiervermeidung ein großes Thema. Dies geht unmittelbar einher mit der weiteren Digitalisierung der Verwaltungsabläufe. So ist beispielsweise geplant, Stadtratsunterlagen den Stadträten digital zur Verfügung zu stellen.  

Einwohnerzahl Bad Köstritz: 3.700

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Beschluss Einsatz von UWS- und Recycling-Papier in der Stadtverwaltung (1991)

Beschlusstext:

"Der Magistrat wird beauftragt, alle Möglichkeiten zum Einsatz von UWS-Papier zu prüfen und das Ergebnis dieser Prüfung bis zum 28.02.1991 dem Rat der Stadt vorzulegen.

Wo der Einsatz von UWS-Papier nicht möglich ist, prüft der Magistrat die Möglichkeit des Einsatzes von Recycling-Papier, insbesondere bei Computer- und Kopierpapier.

Der Rat der Stadt Erfurt möchte mit dieser Entscheidung ein Zeichen setzen in der Erwartung, dass sich Verbraucher ähnlicher Größe, insbesondere die sich bildenden Landesverwaltungsstellen und andere Thüringer Kommunen, dieser Initiative anschließen."

Beschluss als Dokument

Einwohnerzahl Erfurt: 216.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Beschluss Öffentliches Beschaffungswesen - Erfurter Stadtverwaltung steigt auf 100% Recyclingpapier um (2016)

Beschlusstext:

"01 Die Stadtverwaltung deckt ihren Bedarf an Drucker- und Kopierpapier künftig annähernd zu 100% mit Recyclingpapier. Es kommt jedoch nur Recyclingpapier mit dem "Blauen Engel" in Frage.

02 Die Umstellung ist praktikabel zu gestalten, vorhandene Reserven des konventionellen Papiers sind aufzubrauchen. Notwendige Nachbestellungen sind ab sofort dort als Recyclingpapier zu beschaffen, wo die jeweilige Druck- und Kopiertechnik vom Hersteller bereits für Recyclingpapier freigegeben ist. Dort, wo noch alte Druckertechnik im Einsatz ist, ist der Umstieg auf Recyclingpapier zeitlich an die Umrüstung der Druckertechnik gebunden {bspw. an Schulen).

03 Um den Umstieg auch wirtschaftlich zu gestalten, soll für den täglichen Gebrauch auf Recyclingpapier mit einem Weißgrad von 80 oder geringer zurückgegriffen werden, d. h. es soll nicht weißes Recyclingpapier zum Einsatz kommen.

04 Gleichzeitig sucht die Stadtverwaltung nach praktikablen Wegen, den Papierverbrauch in Summe zu reduzieren.

05 Der Umstieg auf annähernd 100% Recyclingpapier gilt für die gesamte Stadtverwaltung, alle Schulen und Kindertagesstätten in städtischer Verantwortung und für die städtische Hausdruckerei.

06 Bei künftigen Aufträgen an Dritte besteht die Stadt Erfurt auf die ausschließliche Verwendung von Recyclingpapier. Dieser Umstieg ist ebenfalls praktikabel zu gestalten.

07 Diese Regelungen gelten nicht für das Stadtarchiv und sonstige Stellen der Stadtverwaltung, die mit der Archivierung von Dokumenten betraut sind. Diese Stellen sind der ISO-Norm 9706 verpflichtet und sind daher vom Umstieg auf Recyclingpapier ausgenommen."

Beschluss als Dokument

Nach einer ersten Hausmitteilung zum Beschluss aus dem Jahr 2016 werden in regelmäßigen Abständen alle Mitarbeitenden der Verwaltung und der Schulen auf die Umsetzungspflicht des Ratsbeschlusses hingewiesen. Siehe dazu Rundschreiben vom März 2022.

Einwohnerzahl Erfurt: 216.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Die Landeshauptstadt Erfurt hat ein einem EU-weiten Verfahren den Abschluss eines Rahmenvertrags für die Lieferung von Bürobedarfsartikeln mit Nachhaltigkeitskriterien ausgeschrieben. Damit soll der Bedarf von rd. 200 Kostenstellen gedeckt werden.

Die Leistungsbeschreibung legt dazu fest:

„Für eine nachhaltige und zukunftsbeständige Entwicklung der Landeshauptstadt Erfurt sollen nur Produkte mit nachfolgenden Eigenschaften angeboten werden:

• nachhaltig und ressourcenschonend
• funktional und qualitativ hochwertig
• langlebig und reparaturfähig
• rohstoffsparend
• zertifizierte Produkte.“

Im Vorfeld wurde eine Bedarfsplanung für die komplette Stadtverwaltung, auf Basis der Einkäufe von dem elektronischen Einkaufskatalog der Stadt Erfurt, erstellt. Es folgten Marktrecherchen zu Anbietern unter Berücksichtigung von Umweltkriterien.

Der daraufhin abgeschlossene Vertrag läuft 24 Monate (01.03.2022 bis 29.02.2024 ) oder bis zum Erreichen der Rahmenvertragsobergrenze von 265.000 €.

Nachhaltigkeitskriterien

Für alle im Leistungsverzeichnis mit grün gekennzeichneten Originalartikel sind im Fall des Angebotes eines gleichwertigen Artikels die Produktdatenblätter, Technische Datenblätter und die EG-Sicherheitsdatenblätter dem Angebot beizulegen.

Für alle lila gekennzeichneten Artikel sind die Produktdatenblätter bzw. die Technischen Datenblätter zum Nachweis der Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit für die angebotenen Artikel dem Angebot beizulegen.

Ebenso muss ein Nachweis über die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (über eine Eigenerklärung im Dokument Verpflichtungserklärung gem. ThürVgG der Vergabeunterlagen) und ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements nach EMAS oder EN ISO 14001 vorgelegt werden.

Die Leistungsbeschreibung definiert unter Punkt 5.1 „Spezifische Anforderungen an Produktgruppen“ u.a. folgende Maßgaben:

Text-, Flipchart-, Whiteboard-, Permanentmarker

• nachfüllbar
• Schaft und Schoner aus 90 % recyceltem Material (ca. 80 % postconsumer)

Druckkugelschreiber und Mine

• Schaft aus Stahl oder Kunststoff (PE/PP oder recycelt)
• Ersatzmine auswechselbar, dokumentenecht

Bleistifte/Textmarker trocken

• Holz aus zertifizierter Forstwirtschaft

Tintenroller/Tintenkugelschreiber und Minen

• Schaft aus Stahl oder Kunststoff (PE/PP oder recycelt)
• Mine auswechselbar
• Tinte auf Wasserbasis

Fineliner

• Ersatzmine bzw. Patrone auswechselbar

Korrekturroller

• nachfüllbar
• stabiles Gehäuse aus 100 % recyceltem Kunststoff und Nachfüllkassette aus mindestens 60 % recyceltem Kunststoff

Klebestift

• Klebemasse aus 98 % naturbasierten Rohstoffen
• Hülle/ Schaft aus mindestens 55 % nachwachwachsende Rohstoffen

Klebeband/Packband/Abroller

• Klebeband/-film aus mindestens 50 % recyceltem Kunststoff oder nachwachsenden Rohstoffen (sind anzugeben)
• Rollenkern aus ungebleichten Recyclingkarton
• Handabroller aus mindestens 65 % recyceltem Kunststoff

Briefblock/Geschäftsbücher, Briefumschläge/Versandtaschen

• unter Einhaltung der RAL-UZ 14 oder gleichwertiger Art
• Recyclingpapier aus 100 % Altpapier (mindestens 65 % Altpapier der unteren, mittleren und krafthaltigen Altpapiersorten sowie Sondersorten)

Ordner, Mappen, Trennblätter, Hefter, Hängehefter und Archivboxen

• unter Einhaltung der RAL-UZ 56
• Papierfasern von Recyclingkarton mit einer flächenbezogenen Masse ab etwa 150 g/m² müssen zu 100 % aus Altpapier bestehen.

Etiketten

• aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung zu 100 % PEFC zertifiziert

Zum Hintergrund

Seit 2011 arbeitet die Stadtverwaltung beim Einkauf mit einem elektronischen Einkaufssystem, in dem derzeit acht Kataloge auf Basis von öffentlichen Ausschreibungen mit ca. 3.400 Artikeln für den Bedarf aller städtischen Einrichtungen einschließlich Eigenbetrieben vorhanden sind. Im Rahmen der Ausschreibungen werden bereits verbindlich definierte und festgelegte Umwelt- und Nachhaltigkeitskriterien zum Vertragsgegenstand. Somit können alle produktrelevanten Informationen (Produkt- und Sicherheitsdatenblätter) jederzeit durch die autorisierten Nutzer im Onlineshop angesehen werden. Für einen bewussten, vereinfachten und nachhaltigen Einkauf der Organisationseinheiten, wurden alle derzeitig gelisteten umweltfreundlichen Artikel (z.B. Blauer Engel, FSC u.a.) mit einem U gekennzeichnet, um das nachhaltige Einkaufen zu vereinfachen.

[Leistungsbeschreibung zum Download]

Einwohnerzahl Erfurt: 216.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Seit August 2023 gilt in der Landeshauptstadt Erfurt ein neuer Rahmenvertrag über Kauf und Lieferung von Kopier- und Druckerpapier für Laserdrucker, Tintenstrahldrucker und Multifunktionsgeräte für ca. 200 Kostenstellen. Ausgeschrieben wurde in einem offenen Verfahren, auf das drei Angebote eingingen. Die Laufzeit des Vertrags beträgt zwei Jahre bis Juli 2025.

Gemäß Leistungsverzeichnis mussten als Mindestanforderung mit dem Angebot folgende Nachweise erbracht werden:

• Umweltmanagement nach EN ISO 14001
• Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (gem. § 11 Abs. 2 ThürVgG)

Für zu liefernde Recyclingpapiere verschiedener Weißegrade und farbiges Papier:

• Zertifizierung des Umweltzeichens Blauer Engel oder gleichwertig

Konnte kein Umweltzeichen vorgelegt werden, gab es die Möglichkeiten, die Erfüllung der einzelnen Kriterien des Umweltzeichens Blauer Engel anzugeben.

Für Frischfaserpapier weiß:

• Papier auf Basis von Frischfasern aus legal oder nachhaltig bewirtschafteten Beständen (nachgewiesen durch FSC, PEFC)

Da Nachhaltigkeit und Qualität Mindestanforderungen an der Teilnahme der Ausschreibung waren, wurde für den Zuschlag zu 100 % der Preis bewertet.

Zum Hintergrund

Im Vorfeld wurde eine Bedarfsplanung für die komplette Stadtverwaltung, auf Basis der Einkäufe aus dem elektronischen Einkaufskatalog der Stadt Erfurt erstellt. Es folgten Marktrecherchen zu Anbietern unter Berücksichtigung von umweltbezogenen Kriterien.

Schon 1993 hat man sich in der Stadtverwaltung Gedanken gemacht, wie man sich für Nachhaltigkeit bei der Beschaffung einsetzen kann. Damals wurde der Anstoß gegeben, mehrheitlich nur noch Recyclingpapier einzusetzen. 1995 wurden per Hausmitteilung alle Dezernate, Ämter und Einrichtungen der Stadtverwaltung aufgefordert, Recyclingpapiere einzusetzen. 2016 wurde dies dann durch den Stadtrat beschlossen (hier nachzulesen). Seitdem ist es bei Vergaben dieser Art eine Mindestanforderung für die Unternehmen und wird weitestgehend von allen Beteiligten umgesetzt.

Im März 2022 wurde erneut per Rundschreiben darauf hingewiesen, dass nur dann vom Bezug von Recynlingpapier abgewichen werden darf, wenn Papier zu Archivierungszwecken genutzt werden muss. Dafür sind Ämter und Unterlagen festgelegt, die archivierungswürdig sind.

Bestellung über ein elektronisches Einkaufssystem

Abgerufen werden die Produkte über ein elektronisches Einkaufssystem.

Seit 2011 arbeitet die Stadtverwaltung mit einem Einkaufssystem, in dem derzeitig zwölf Kataloge auf Basis von öffentlichen Ausschreibungen mit ca. 3.400 Artikeln für den Bedarf aller städtischen Einrichtungen einschließlich Schulen, Kitas und Eigenbetrieben vorhanden sind. Im Rahmen der Ausschreibungen werden bereits verbindlich definierte und festgelegte Umwelt- und Nachhaltigkeitskriterien zum Vertragsgegenstand. Somit können alle produktrelevanten Informationen jederzeit durch die autorisierten Nutzer im Onlineshop angesehen werden. Für einen bewussten, vereinfachten und nachhaltigen Einkauf der Organisationseinheiten, wurden alle derzeitig gelisteten nachhaltigen Artikel (z.B. Blauer Engel; FSC; u.a.) als „umweltfreundlich“ gekennzeichnet, um das nachhaltige Einkaufen zu vereinfachen.

[Auszug Leistungsbeschreibung zum Download]

Einwohnerzahl Erfurt: 216.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Seit einem Stadtratsbeschluss von 2016 ist die Veraltung der Stadt Erfurt verpflichtet, den Bedarf an Papier „annähernd zu 100% mit Recyclingpapier“ zu decken.

Um die Umsetzung des Beschlusses zum verstärkten Einsatz von Recyclingpapier in der Stadtverwaltung Erfurt zu erleichtern, wurde in der Folge des Ratsbeschlusses eine Hausmitteilung an die Mitarbeitenden der Verwaltung und der Schulen geschickt.

Im März 2022 wurde erneut ein Rundschreiben an alle Ämter, Schulen und Eigenbetriebe erarbeitet, in dem eingangs auf die gesellschaftliche Verantwortung der Kommunen mit Blick auf die Agenda 2030 und SDG 12 „Nachhaltige Städte und Gemeinde“ Bezug genommen wird.

Das Rundschreiben greift besonders Punkt 7 des Ratsbeschlusses auf:

„07 Diese Regelungen gelten nicht für das Stadtarchiv und sonstige Stellen der Stadtverwaltung, die mit der Archivierung von Dokumenten betraut sind. Diese Stellen sind der ISO-Norm 9706 verpflichtet und sind daher vom Umstieg auf Recyclingpapier ausgenommen.“

Es wird ausgeführt:

„Ausnahmeregelungen bei der Papierauswahl gibt es […] nur für Dokumente, die vom Archiv als dauerhaft aufbewahrungswürdig bewertet wurden und aus rechtlichen, politischen, kulturellen und historischen Gründen ständig aufbewahrt werden müssen.“

Dazu legt das Rundschreiben explizit fest, in welchen Ämtern und für welche Dokumente von der Pflicht abgewichen werden darf, Recyclingpapier zu nutzen.

[Rundschreiben zum Download]

Einwohnerzahl Erfurt: 216.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Die Stadt Jena hat in einem EU-weiten Verfahren einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial inkl. Druckpapier ausgeschrieben. Der Vertrag gilt für drei Jahre (1.1.2023 bis 31.12.2025) und kann maximal zweimal für jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Abgedeckt werden soll der Bedarf von rund 100 Dienststellen. Das Volumen pro Jahr beträgt rund 115.000 € netto.

In der Leistungsbeschreibung werden unter Punkt 9. „Nachhaltigkeitskriterien und ökologische Mindestanforderungen“ ausführliche Angaben gemacht, unter „Produktanforderungen“ u.a. zu

• Papiere und Recyclingpapiere
• Kunststoffe und Recyclingkunststoffe
• Bürogeräte wie Locher, Heftgeräte, Hand- und Tischabroller sowie Klammern
• Kleber
• Schreibgeräte

Für den Großteil der Artikel konnten im Leistungsverzeichnis nachhaltige Produkte ausgeschrieben werden. Folgende Gütezeichen wurden akzeptiert:

Papierprodukte, z.B.

• Kopierpapier (unterschiedliche Weißegrade/farbig), Flipchart-Blöcke: FSC, Blauer Engel, EU-Ecolabel oder gleichwertig

Schreibgeräte z.B.

• Bleistifte: recycelter/biobasierter Kunststoff, nachfüllbar, FSC-zertifiziert
• Marker: Blauer Engel oder gleichwertig
• Nachfüllbarkeit

Bürogeräte und Zubehör

• z.B. Recycling-Kunststoff, Blauer Engel

Mindestanforderungen

Neben den im Leistungsverzeichnis genannten Nachweisen zur Nachhaltigkeit hatten die Bieter außerdem eine Zertifizierung eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 vorzulegen.

Wertung

Die CO₂-neutrale Lieferung wurde in die Wertung mit aufgenommen (max. 6 Punkte – ausschließliche Anlieferung mit e-Autos), ebenso die Vorlage eines Konzepts zu betrieblichen Maßnahmen im Rahmen der Auftragsabwicklung zum Klimaschutz mit bewertet (max. 6 Punkte –detaillierte Maßnahmen, die eine vollständige klimaneutrale Auftragsabwicklung ermöglichen und deren Wirksamkeit durch unabhängige Zertifikate von Dritten bestätigt wurde).

Wertungsanteile:

• Preis – 70 % (max. 10 Punkte)
• Qualität – 30 % (15 Punkte, aus CO₂-Neutralität, Konzept für eine klimanachhaltige Auftragserfüllung, Referenzen) *

Durch die Zuschlagswertung konnten also Anbieter durch nachhaltige Wirtschaftsweise – zusätzlich zu den geforderten Produkt-Nachweisen – einen ggf. höheren Preis ausgleichen.

Allerdings konnte kein bietendes Unternehmen eine CO₂-neutrale Anlieferung anbieten, sondern lediglich eine CO₂-neutrale Auftragserfüllung (nur) anhand von Ausgleichszertifikaten nachweisen.

* Hinweis der Redaktion
Bei der Durchführung einer Konzeptbewertung (s. Leistungsbeschreibung Punkt 9.1.7) ist eine Wertungsmatrix zu erstellen, die differenziert darstellt, wie die Punktebewertung der Angebote erfolgt.

Historie

Bereits für den Lieferzeitraum 2017–2020 wurden bei der Beschaffung von Büromaterial für die Stadtverwaltung Jena für Produkte der Bereiche Papier und Bürobedarf verschiedene Zertifizierung gefordert, z.B. Recyclingpapier, Blauer Engel, FSC, PEFC, Schadstofffreiheit, Nachfüllbarkeit, Recyclingkunststoff.

Für den Rahmenvertrag ab 2023 konnten die Anforderungen an die Produkte in Bezug auf Nachhaltigkeit deutlich angehoben. Die Qualitätskriterien wurden erstmals so klar formuliert.

Zum Download
[Leistungsverzeichnis]
[Leistungsbeschreibung]

Einwohnerzahl Jena: 111.000

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