Beispiele aus der Beschaffungspraxis: Dienstleistungen
Hier finden Sie erfolgreiche kommunale Umsetzungsbeispiele, die die Vielfalt der Beschaffungsfälle, aber auch die Vielfalt erfolgreicher Lösungen zeigen. Ob optionale oder verbindliche Einhaltung, grundlegende oder weitergehende Kriterien, hier werden Sie fündig. Nur von Kommunen freigegebene Beispiele können wir hier veröffentlichen, daher bitten wir Sie, uns Ihre erfolgreichen Beispiele ebenfalls über dieses Formular einzureichen. Vielen Dank dafür!
Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass es sich bei den folgenden Seiteninhalten um Beispiele handelt, wie unterschiedliche Kommunen erfolgreich nachhaltig beschafft haben, nicht um juristisch geprüfte Musterunterlagen. Wir bemühen uns um möglichst große Aktualität und erarbeiten die Zusammenfassungen nach bestem Wissen gemeinsam mit den Kommunen.
Dennoch können wir eine rechtssichere Übertragung auf Ihre individuelle Beschaffung nicht garantieren, da diese von sehr vielen Faktoren (lokaler Rechtsrahmen, Ausschreibungsgegenstand, Marktlage etc.) abhängt. Jede Kommune und Vergabestelle ist selbst verantwortlich für die rechtssichere Umsetzung ihrer Vergaben.
Was ist neu hier?
- Alle Beispiele einer Produktgruppe sind jetzt auf einer Seite
- Die die Produkte finden Sie über dem Fließtext des Beispiels aufgelistet
- Bei den Unternehmen ist in der Spalte “Produkte” angeführt, welche Produkte dieser Produktgruppe angeboten werden
Aachen - Rahmenvertrag für Reinigungsdienstleistung mit zertifizierten Reinigungsmitteln (2022)
Beschaffte Produkte
Beschreibung des Praxisbeispiels
Regelmäßig schreibt die Stadt Aachen Unterhaltsreinigungsleistungen für vier Jahre in verschiedenen städtischen Objekten aus.
Folgende Reinigungsmittel sind grundsätzlich nicht zugelassen:
- Spülkastenzusatzstoffe, WC-/Spülkasteneinhänger, WC-Steine, Duft-/Reinigungssteine für Urinale
- Lufterfrischer/Duftspender für WC und Waschräume
- Chemische Abflussreiniger
Die Anbieter müssen einen Fragebogen (in Anlehnung an den UBA-Fragebogen) zur Umweltverträglichkeit für jedes im Rahmen der Auftragsausführung zum Einsatz kommende Reinigungs- und Pflegemittel ausfüllen, es sei denn, sie können Umweltzeichen nachweisen. Die Anforderungen entsprechen dem EU Ecolabel für Allzweck- und Sanitärreiniger (2011/383/EU) und sind als Ausschlusskriterien in der Ausschreibung verankert. Eine Bepunktung der Erfüllung der Kriterien findet nicht statt. Ein Fehlen des Fragebogens oder eines Umweltzeichens kann zu Ausschluss führen.
Die Anforderungen gelten als erfüllt, wenn eins der folgenden Umweltzeichen für das Produkt vorhanden ist:
- EU Ecolabel, Blauer Engel, Österreichisches Umweltzeichen
Ist keins der Umweltzeichen vorhanden, muss jedes einzelne Kriterium bestätigt werden. Die Kriterien betreffen die Kategorien
- Gewässerschutz, biologische Abbaubarkeit von Tensiden, verbotene oder Beschränkungen unterworfene Stoffe und Gemische, Duftstoffe, flüchtige organische Verbindungen und Phosphor.
Des Weiteren ist das Personal jährlich im sach- und fachgerechten Umgang mit den verwendeten Reinigungsmitteln und Reinigungsgeräten zu unterweisen. (Für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist eine Schulung bei Einstellung durchzuführen.) Im Falle eines Produktwechsels ist eine Nachschulung erforderlich.
Alle Schulungen müssen dokumentiert werden. Die Dokumentation beschreibt die Unterweisung zzgl. einer Auflistung, der Schulungsinhalte, der Schulungsdauer sowie die exakte Bezeichnung der Produkte. Sie enthält zudem die Unterschriften der teilnehmenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und ist auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen.
Es gibt in der Regel keine Nachfragen oder Probleme bzgl. der ökologischen Anforderungen.
Zum Download
[Anbieterfragebogen: S. 11 ff. im Leitfaden zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen und -mitteln des Umweltbundesamtes]
[Ausschreibungskriterien des Bundeslandes Hessen: unter Punkt 3.2.1, S. 9 f. im Leitfaden zur nachhaltigen Beschaffung von Reinigungsleistungen]
Einwohnerzahl Aachen:
253.000
Kontakt:
Herr Johnen
Gebäudemanagement der Stadt Aachen
Telefon:
0241-43226223
E-Mail:
reinigungsmanagement@mail.aachen.de
Solingen - Datenschutzgerechte Dokumentenentsorgung mit Nachhaltigkeitsaspekten (2023)
Beschaffte Produkte
Beschreibung des Praxisbeispiels
Seit September 2023 gilt in der Stadt Solingen ein neuer Dienstleistungsvertrag über die datenschutzgerechte Entsorgung von Papier-Datenträgern. Der Auftrag umfasst die Aufstellung und den Austausch von Entsorgungsbehältern in zwei Größen an ca. 70 Standorten. Die Laufzeit des Vertrags beträgt drei Jahre mit einer Verlängerungsoption von einem Jahr.
Bei der Ausschreibung (Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb) wurde explizit kommuniziert, „dass der Dienstleister einen ausgeprägten Fokus auf die ökologische Bilanz seines Unternehmens nachweisen kann“. In der Umsetzung dieser Schwerpunktsetzung wurde eine Gewichtung des Preises von 60 % und von Nachhaltigkeits-/Umweltaspekten mit 40 % vorgenommen.
Die Nachhaltigkeitsanforderungen umfassten vier Aspekte, die mit insgesamt 100 Punkten bewertet werden konnten:
- Verwertung des zu vernichtenden Papiers (= Recycling) (30 Punkte)
- Nutzung von selbsterzeugter Energie für die eigene Stromversorgung (durch Wasserkraft, Sonnenenergie, Windenergie, Biomasse oder Erdwärme) (20 Punkte)
- Konzept zum Ausgleich des CO2-Fußabdrucks bzw. Darstellung der Ökobilanz des Unternehmens durch ein zertifiziertes Institut (30 Punkte)
- Fuhrpark gemäß EU Abgasnorm EU 6 oder Einsatz von elektrisch betriebenen Fahrzeugen (20 Punkte)
In Ziff. 1 wurde unterschiedlich bepunktet, ob das Recyclingprodukt eine einmalige Nutzung hat (Küchentücher, Toilettenpapier) oder im Rahmen der Nutzung wieder dem Recyclingkreislauf zugeführt werden kann (z.B. Büropapier).
In Ziff. 2 wurde auf den Eigenverbrauch Wert gelegt, dies verschafft dem Strom-Selbstnutzer einen Vorteil gegenüber dem Volleinspeiser.
In Ziff. 3 sollte der Komplettausgleich des CO2-Fußabdrucks über die Erzeugung des eigenen Stroms hinaus belohnt werden.
In Ziff. 4 sollte ein moderner Fuhrpark Berücksichtigung finden.
Die Punktevergabe wurde über ein Gremium von drei Personen durchgeführt. Die Gesamtwertung der Preis- und Nachhaltigkeitskriterien erfolgte über eine Wertungsmatrix (Anlage 2). Genauere Auskunft über die Staffelung bzw. Vergabe von Punkte für die Nachhaltigkeit werden in einer Anlage 3 zur Ausschreibung definiert.
Der erfolgreiche Bieter konnte 80 der 100 möglichen Punkte in den Ziff. 1-4 erreichen – ein für Solingen zufriedenstellendes Ergebnis. Anhand des in der Ausschreibung kommunizierten Leistungsumfangs lag das Angebot des erfolgreichen Bieters preislich unter dem des vorherigen Dienstleisters.
Bei künftigen Ausschreibungen ist geplant, die Position für die Entsorgung harter Datenträger mit aufzunehmen.
Zum Download
[Anlage 2 Wertungsmatrix]
[Anlage 3 Hinweise zur Wertung]
Einwohnerzahl Solingen:
165.000
Kontakt:
Martina Berghausen
Einkäuferin
Telefon:
0212 290 6503
E-Mail:
m.berghausen@solingen.de
Christoph Hähne
Abteilungsleitung Einkauf/Finanzen
Telefon:
0212 2906777
E-Mail:
c.haehne@solingen.de
Gibt es Anbieter für dieses Produkt, die Ihre Ansprüche an Nachhaltigkeitsstandards erfüllen können?
Gleichen Sie ab, welche Gütezeichen Ihre Ausschreibungskriterien nachweisen und sehen Sie nach, ob es ausreichend Anbieter gibt, die diese erfüllen. Die zugrunde liegenden Kriterien im sozialen und ökologischen Bereich können von Gütezeichen zu Gütezeichen sehr unterschiedlich sein. Nutzen Sie für den Abgleich den Gütezeichenfinder im Kompass Nachhaltigkeit – dieses Angebot ist allerdings noch nicht für alle Produktgruppen verfügbar.
Sie können im Vorfeld einer Ausschreibung mit möglichen bietenden Unternehmen in definierten Grenzen Kontakt aufnehmen, solange dies wettbewerbsrechtlich unbedenklich ist. Es bieten sich je nach Fall auch Markt- oder Bieterdialoge an, um in die Kommunikation mit dem Markt zu gehen. Dazu empfehlen wir u.a. unsere Hinweise zur Marktanalyse und die SKEW-Publikation „Kommunikation mit dem Markt“.
Die untenstehende Auflistung von Unternehmen ist keine vollständige Übersicht, sie dient nur für einen ersten Überblick und beruht auf Angaben der Unternehmen. Bitte prüfen Sie selbst, ob das Unternehmen das Produkt in der von Ihnen gewünschten Ausführung aktuell auch mit einem von Ihnen akzeptierten Gütezeichen anbieten kann.
Sie möchten als Unternehmen auf dieser Liste erscheinen? Nutzen Sie unser Formular zur Eintragung und wir prüfen, ob wir Sie aufnehmen können..