Nordrhein-Westfalen

Beschreibung des Praxisbeispiels

Im Bereich der Berufsbekleidung wurde im Rahmen des geförderten Projektes „Koordination kommunale Entwicklungspolitik“ in der Stadt Bad Berleburg ein Pilotprojekt zur Erhöhung der Bereitschaft und des Wissens in Bezug auf den Kauf von fairer Berufsbekleidung durchgeführt.

Hintergrund

In der Stadt Bad Berleburg wird die Berufsbekleidung (u.a. Jacken, Arbeitshosen) nicht zentral, sondern durch alle Mitarbeiterenden selbstständig beschafft. Die Erstattung läuft dann über sogenannte „Kleiderscheine“. Das betrifft ca. 70 Mitarbeitende des Baubetriebshofs und der Stadtwerke (Klärwerke, Wasser, Abwasser), des Schwimmbads und die Hausmeister. Das Volumen der Kleiderscheine beträgt pro Jahr ca. 6.500 €.

Eine Ausnahme stellen Kleidungsstücke dar, die zur persönlichen Schutzausrüstung zählen, diese werden jeweils über die Vorgesetzten beschafft. Natürlich steht hier Qualität und Sicherheit an vorderster Stelle.

Vorbereitung des Projekts

Die Projektkoordination wurde federführend von den Koordinatorinnen für kommunale Entwicklungspolitik übernommen.

Zu Beginn des Projektes wurde überprüft, ob eine Sammelbestellung als Option auszuschließen ist. Hierzu wurden Gespräche mit den Abteilungsleitungen geführt. Eine gesammelte Bestellung für die Mitarbeitenden wurde jedoch abgelehnt, da diese unterschiedliche Ansprüche an die Bekleidung haben; sie soll für alle individuell bleiben. Zudem hat sich das bisherige System gut etabliert.

Zuschuss zum Kleiderkauf

Da die Kleiderscheine und die damit verbundenen Zuschüsse zuletzt im Jahr 2001, im Zuge der Umstellung auf den Euro, aktualisiert wurden, wurden die Zuschüsse 2021 erstmals angepasst und erhöht. Hierbei wurde bereits der Aspekt des Fairen Handels mit aufgenommen und in Absprache mit den Abteilungsleitungen und dem Personalrat die Zuschuss-Erhöhung wie folgt begründet:

„Nach Anfrage des Personalrates vom 07.01.2021, wird der Zuschuss für die Arbeitsbekleidung um 20% erhöht.

Dies hat folgenden Hintergrund:

Im Zuge des 2017 angelegten Prozesses zur Nachhaltigkeitsstrategie, hat die Stadt Bad Berleburg es sich zum Ziel gesetzt, als Vorbild im nachhaltigen Handeln und Wirtschaften zu agieren. In diesem Zuge geht es im Projekt ‚kommunale Entwicklungspolitik‘ darum, die Beschaffungsvorgänge in der Verwaltung nach und nach so umzustellen, dass dort, wo es möglich ist, fair gehandelte Produkte beschafft werden.

Ein wichtiger Aspekt hierbei ist in jedem Fall auch die Berufsbekleidung. Um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Kauf von fair gehandelter Kleidung zu ermöglichen, wurde durch den Personalrat eine Erhöhung des Zuschusses um 20% beantragt.

Wir bitten somit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Kauf auf eine faire Herkunft der Kleidung zu achten. Informationen hierzu finden Sie auf dem beigefügten ‚Factsheet‘.

Wir bitten Sie darum über den ebenfalls beigefügten Rücklaufbogen kurz anzugeben, wo Sie Ihre Kleidung bezogen haben (regionaler Anbieter oder Internetanbieter) und ob es sich dabei um Fairtrade-Kleidung handelt.

Ebenfalls bitten wir darum, beim Verzicht vom Kauf von Fairtrade-Kleidung, beziehungsweise sollte dies nicht möglich sein, dies kurz zu erläutern (Beispiel: ‚der bevorzugte Händler bietet keine Fairtrade-Kleidung an‘).“

[Zu den Factsheets siehe Website der Stadt Berleburg und die Vorgangs-Beschreibung hier]

Projektdurchführung

Man entschied sich bewusst dazu, bei der Begründung der Beitragserhöhung, das Thema „Fair“ in den Fokus zu rücken, um schon einmal auf dieses Kriterium aufmerksam zu machen. Mit dem ausgehändigten Fragebogen sollte zunächst eine Bestandsaufnahme über den Status quo erhoben werden. Abgefragt wurde entsprechend die bevorzugte Einkaufsstätte, ob das Kriterium „fair“ beim Kauf schon eine Rolle spielt und wie der Wissensstand zu diesem Thema ist. Zusätzlich wurden mit den Kleiderscheinen auch Factsheets zu fairer Berufsbekleidung und die Kontaktdaten der Projektkoordinatorinnen für kommunale Entwicklungspolitik ausgegeben.

Leider war der Rücklauf der Fragebögen sehr überschaubar. Daher entscheid die Koordinationsstelle, eine erneute Befragung durchzuführen. Dies wurde in einem ohnehin geplanten dreitägigen Informationsworkshop aufgegriffen, um möglichst viele MitarbeitendeerInnen zu erreichen. Bei dem Workshop handelte es sich um einen Vortrag seitens der Projektkoordinatorinnen, bei dem umfassend über die Hintergründe und die Möglichkeiten fairer Berufsbekleidung berichtet wurde. Zudem wurde die Notwendigkeit des Fragebogens im Detail erläutert und sämtliche aufkommende Fragen konnten direkt diskutiert und beantwortet werden. Der Workshop bot zudem die Möglichkeit, mit den Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen und ihre Gedanken und Ideen in den weiteren Projektablauf mit aufzunehmen. Die Teilnehmenden erhielten neben dem Fragebogen auch eine Zusammenfassung der Informationen.

Ergänzt wurde die Veranstaltung durch ein faires Frühstück mit verschiedenen Produkten aus dem Weltladen. Durch dieses Vorgehen konnte ein deutlich größerer Rücklauf der Fragebögen generiert werden.

Unter anderem konnte anhand der Fragebögen festgestellt werden, dass der überwiegende Teil der Mitarbeiterenden ihre Berufsbekleidung online bezieht. Um dennoch die Möglichkeit eines Einkaufs in den Geschäften vor Ort zu ermöglichen, wurden Gespräche mit diesen geführt. Dabei wurde das aktuelle Sortiment geprüft und Möglichkeiten der Umstellung aufgezeigt. Im Ergebnis konnte erzielt werden, dass ein entsprechendes Angebot fairer Berufsbekleidung auch vor Ort generiert werden kann, wenn auch begrenzt. 

Auswertung der Erhebung

In einem nächsten Schritt wurden die Ergebnisse den Abteilungsleitungen und Verantwortlichen der Auszahlung des Kleidergeldes vorgestellt. Gemeinsam einigte man sich darauf, zukünftig weiterhin mit Informationen in Form eines kurzen Leitfadens mit einer Liste fairer Marken sowie Online- und lokalen Anbietern, die jährlich aktualisiert wird, auszugeben. Dabei wurden bewusst ausschließlich Firmen ausgewählt, die Siegel aufweisen können, die den Fair-Handels-Kriterien entsprechen (Mitgliedschaft in der WFTO oder Fair Wear Foundation, Fairtrade Cotton und Fairtrade Textile Production, Grüner Knopf, Cotton made in Africa). Ergänzt wird diese um Firmen, die ausschließlich in Deutschland produzieren. Als zusätzlicher Anreiz für die Mitarbeitenden soll zudem ein Bonus in Höhe von 15% ausgezahlt werden, sofern faire Berufsbekleidung gekauft wurde.

Die Ergebnisse dieses Gespräches wurden im erweiterten Verwaltungsvorstand vorgestellt und von diesem genehmigt.

Die erstellten Leitfäden wurden zusätzlich auf der Personalversammlung 2022 vorgestellt und im Intranet zur Verfügung gestellt.

Abschließend wurden alle Mitarbeitenden mit einem Abschlussschreiben über die Ergebnisse des Pilotprojektes informiert. Eine praktische Umsetzung erfolgt nun seit Frühjahr 2023.

Ende 2023 soll eine Auswertung der Bonuszahlungen, also des Anteils fair gehandelter Kleidung erfolgen. Der Anteil der fairen Berufskleidung soll jährlich erhoben werden. Nachschulungen des Personals sind ebenfalls vorgesehen.

Einwohnerzahl Bad Berleburg: 18.900

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Pilotprojekt Dienst- und Schutzkleidung 2016–2018

Gärtnerinnen und Gärtner der Stadt Bonn tragen seit Sommer 2016 Arbeitskleidung aus fairer Produktion. Gemeinsam mit der Frauenrechtsorganisation FEMNET e.V. brachte die Stadt Bonn 2015 eine Ausschreibung für Berufskleidung auf den Weg, welche erstmals strengere Anforderungen an den Nachweis sozial verantwortlicher Arbeitsbedingungen stellte.

Im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen dem Amt für Stadtgrün, dem Lokalen Agenda Büro, dem Referat für Vergabedienste und FEMNET e.V. wurde eine Marktanalyse des Angebotes zu fairer Berufskleidung sowie ein Bieterdialog durchgeführt. Es zeigte sich, dass es bereits Anbieter von Berufs- und Schutzbekleidung gibt, die sich bemühen, unter fairen Bedingungen produzieren zu lassen. Aufgrund vorrangig wirtschaftlicher Auswahlkriterien führen diese Bemühungen jedoch häufig zu einem Wettbewerbsnachteil. Gemeinsam wurden die Ausschreibungsunterlagen des Amtes für Stadtgrün deshalb zugunsten sozialer Kriterien beim Einkauf von Berufsbekleidung überarbeitet.

Die Ausschreibung wurde im Januar 2016 veröffentlicht mit Angebotseröffnung im Februar. Der Zuschlag erfolgte Ende April 2016.

Das Ergebnis der Ausschreibung war sehr zufriedenstellend: Für alle Lose gab es mindestens vier Angebote, die den Anforderungen in allen Punkten entsprachen. Zudem hat das Ergebnis gezeigt, dass die Beschaffung fairer Kleidung nicht automatisch teurer sein muss. Der Preisunterschied lag bei unter 3,2% bei einem Auftragswert von € 37.000. Im Ergebnis sind dies € 1170,60 für qualitativ höherwertige Artikel, denn neben Merkmalen wie Preis und Einhaltung sozialer Kriterien wurde auch die Beschaffenheit der Kleidungsstücke geprüft, d.h. die Qualität, der Tragekomfort, die Verarbeitung und die Ausstattung.

Die Zuschlagswertung von 45% Preis, 15% soziale Kriterien und 40% Beschaffenheit hat nicht nur dazu geführt, dass bei einem Angebot die sozialen Kriterien den Preis überboten haben, sondern auch zu einer erfreulichen Zuschlagserteilung beigetragen. So haben den Zuschlag Bieter erhalten, die entweder durch glaubhafte Gütezeichen nachweisen konnten, dass sie die geforderten Sozialstandards einhalten oder Bieter, die als Nachweise sogenannte zielführende Maßnahmen ergreifen werden.

Ausschreibungsunterlagen der Stadt Bonn – Lieferung von Dienst- und Schutzkleidung (2-Jahres-Vertrag 01.07.2016 bis 30.06.2018)

a | Aufforderung zur Abgabe eines Angebots
b | Besondere Vertragsbedingungen
c | Allgemeine Vorbemerkungen
d | Leistungsverzeichnis und Preisliste
e | Bieterangabenverzeichnis
f | Abschließende Zusammenstellung der geforderten Unterlagen
g | Hinweisblatt Zuschlagskriterien
h | Erläuterungen zur Verpflichtungserklärung Formblatt B2
i | Verpflichtungserklärung zur Berücksichtigung sozialer Kriterien Formblatt B2


Anhand der Erfahrung aus der Projektlaufzeit in Bonn wurde ein praktischer Wegweiser konzipiert, der städtischen Beschaffungsverantwortlichen, beratenden Vereinen und Organisationen sowie der interessierten Öffentlichkeit Informationen an die Hand gibt, wie soziale Kriterien in die öffentliche Vergabe einbezogen werden können.

Wegweiser „Schritt für Schritt - Ihr Weg zur Fairen Öffentlichen Beschaffung von Dienst- und Schutzkleidung“ (17 Seiten)
Auszug Inhaltsverzeichnis:
Schritt 1 - Bedarfsanalyse unter Einbindung zentraler Entscheidungskräfte
Schritt 2 - Markt- und Nachsweisanalyse
Schritt 3 - Bieterdialog
Schritt 4 - Leistungsverzeichniserstellung
Schritt 5 - Erarbeitung sozial gerechter Ausschreibungsunterlagen

Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt mit dem Amt für Stadtgrün wird die Kooperation mit FEMNET e.V.  auch auf das Sport- und Bäderamt ausgeweitet. Ziel ist es, die Kleidung für Bademeisterinnen und Bademeister sowie den Sportstättenpflegedienst aus fairer Produktion zu beschaffen. Zusätzlich soll das Sortiment an Sportbällen für Bonner Schulen um fair gehandelte Sportbälle erweitert werden.

Einwohnerzahl Bonn: 332.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Dienst- und Schutzkleidung inkl. Lederwaren 2018–2020 und 2020–2022

Robuste Arbeitskleidung aus fairer Produktion – für die Stadt Bonn passt das bestens zusammen. Die Gärtnerinnen und Gärtner des Amtes für Stadtgrün tragen seit 2016 Jacken und Hosen, die gleichermaßen den hohen Ansprüchen an die Arbeit im Freien und den Anforderungen sozial verantwortlicher Arbeitsbedingungen in der Herstellung gerecht werden.

Was als Pilotprojekt begann (siehe separater Eintrag), geht jetzt weiter. Die Ausschreibungen (2018–2020 und 2020–2022) verlangen von den Bietern einen Nachweis, dass bei der Produktion die Kernarbeitsnormen und weitere arbeitsrechtlichen Standards der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) eingehalten wurden. Die ILO-Normen sind international anerkannte Sozialstandards für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, wie zum Beispiel die Vereinigungsfreiheit, sowie das Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit. Darüber hinaus sollen nun wie auch bei der vorangegangenen Ausschreibung, unter anderem eine Arbeitszeitbegrenzung, existenzsicherende Löhne sowie bestmöglicher Arbeits- und Gesundheitsschutz gefordert werden.

Beim Pilotprojekt beschränkte sich diese Anforderung auf Textilien. Bei dem letzten sowie dem aktuellen Verfahren werden diese Anforderungen auch auf Lederwaren, wie Handschuhe, Gürtel und Stiefel, ausgedehnt. Femnet e.V. unterstützt die Stadt Bonn hinsichtlich der Beurteilung der vorgelegten Nachweise und Siegel.

In der Ausschreibung werden neben dem Preis (40%) und dem Gebrauchswert der angebotenen Waren mit 30% (je 10% für Qualität, Verarbeitung und Ausstattung) auch soziale Kriterien mit 30% bewertet. Bieter haben damit die Chance, den Zuschlag zu erhalten, obwohl sie preislich gesehen nicht die günstigsten sind.

Mit dem Angebot abzugeben ist das "Formblatt Soziale Kriterien" in dem die besonderen Ausführungsbedingungen hinsichtlich der sozialen Nachhaltigkeit vom Bieter dargelegt werden müssen.

Ausschreibung Dienst- und Schutzkleidung für das Amt für Stadtgrün der Bundesstadt Bonn 2020–2022

a) Allgemeine Vorbemerkungen

b) Hinweise zum Zuschlag

c) Formblatt Soziale Kriterien

d) Leistungsverzeichnis

Für folgende Produkte wurden Aufträge mit einem Gesamt-Bruttowert von € 135.002,75 vergeben: Rundbundhosen, Latzhosen, Bund- und Forstjacken, Schnittschutzhosen, Winterwesten, T-Shirts, Forst(gummi)stiefel, Arbeitshandschuhe, Arbeitsschuhe S3 sowie Arbeitsschuhe Winter.

Ausschreibung Dienst- und Schutzkleidung für das Amt für Stadtgrün der Bundesstadt Bonn 2018–2020

a) Allgemeine Vorbemerkungen

b) Hinweise zum Zuschlag

c) Formblatt Soziale Kriterien

d) Leistungsverzeichnis

Für folgende Produkte wurden Aufträge mit einem Gesamt-Bruttowert von € 121.116,03 vergeben: Rundbundhosen, Latzhosen, Bundjacken, Schnittschutzhosen, Winterwesten, T-Shirts, Forststiefel, Forstgummistiefel, Arbeitshandschuhe, Arbeitsschuhe S3 sowie Arbeitsschuhe Winter.

Einwohnerzahl Bonn: 332.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Seit 2023 gilt in der Stadt Dormagen ein neuer Rahmenvertrag für die Beschaffung von Dienst- und Schutzbekleidung der Feuerwehr Dormagen. Ausgeschrieben waren ein geschätzter Bedarf von 120 Feuerwehr-Überhosen und -Überjacken, 300 Feuerwehrhosen, 80 Feuerwehrjacken, 80 Paar Feuerwehrhandschuhe sowie 80 Paar Feuerschutzschuhe in vier Losen. Der Vertrag ist Ergebnis einer Öffentlichen Ausschreibung und hat eine Laufzeit von 24 Monaten.

Neben den vorgeschriebenen nötigen Sicherheitsaspekten wurden im Zuschlag als Kriterium der sozialen Nachhaltigkeit die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen berücksichtigt. Von maximal 100 Gesamtpunkte wurden vergeben:

• Preis: 70 Punkte
• Soziale Nachhaltigkeit 20 Punkte
• Lieferzeit und Lieferung von Reparaturstücken je 5 Punkte

Als Nachweise für die soziale Nachhaltigkeit wurden einschlägige Gütezeichen oder gleichwertige Nachweise akzeptiert:

• Amfori BSCI: Auditbericht für den Herstellungsbetrieb, dass mit der Note A oder B bestanden wurde
• Fair Wear Foundation: Auditbericht für den Herstellungsbetrieb (eine Mitgliedschaft alleine reicht nicht aus)
• GOTS-Produktzertifizierung oder GOTS-Zertifikat für den Herstellungsbetrieb
• Grüner Knopf-Produktzertifizierung
• IVN Best-Produktzertifizierung
• Made in Green-Produktzertifizierung
• SA8000-Zertifikat für den Herstellungsbetrieb
• SteP-Zertifikat für den Herstellungsbetrieb
• oder gleichwertig

Das Kriterium Reparatur ist wichtig mit Blick auf Wirtschaftlichkeit, da damit eine Neuanschaffung vermieden werden kann. Gleichzeitig zahlt es aber auch auf die Nachhaltigkeit ein. Über Reparatur kann der Lebenszyklus eines Produktes verlängert werden, was der Ressourcenschonung dient.

Auf dem ohnehin sehr speziellen (Nischen-)Markt für Feuerwehrbekleidung führte die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien zu einem zufriedenstellenden Ergebnis. Den Zuschlag für die Lose Überbekleidung und Arbeitsbekleidung erhielt ein Anbieter, der schon seit längerem Mitglied in der Fair Wear Foundation ist und mit dem in der Vergangenheit bereits Rahmenverträge bestanden. Für das Los der Schutzhandschuhe erhielt ein weiterer Anbieter den Zuschlag, der auf Nachfrage ein OEKO-TEX STeP-Zertifikat vorlegte.

Zum Hintergrund

Im Jahr 2021 verabschiedete die Stadt Dormagen eine Nachhaltigkeitsstrategie, die als Operatives Ziel 5.1.2 und Maßnahme 5.1.2.1 vorschreibt, dass „[bis] 2025 wird nur noch Dienstbekleidung beschafft [wird], die unter Berücksichtigung des ILO Sozialstandards produziert wurde. Bis spätestens dahin wird auch kein Produkt mehr eingesetzt, das durch ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne der ILO-Konvention 182 hergestellt wurde.“

Dem folgt die Vorgehensweise der Ausschreibung für Brandschutzkleidung.

Das Wahrnehmen von externer Unterstützung durch FEMNET e. V. erwies sich als sehr hilfreich: Eine einjährige Prozessbegleitung des Vereins ermöglichte zusätzliche Expertise und Unterstützung bei der gemeinsamen Konzeption beispielweise der Ausschreibungsunterlagen.

[Bewertungsmatrix zum Download]

Einwohnerzahl Dormagen: 65.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Im Jahr 2015 konnte die Stadt Dortmund einen europaweiten Auftrag in Höhe von über 100.000 Euro zur Beschaffung von Arbeits- und Schutzbekleidung fair vergeben. Den Zuschlag erhielt ein Händler, in dessen Angebot sämtliche Hersteller mit der Mitgliedschaft in der Fair Wear Foundation oder mit dem Zertifikat Fairtrade Certified Cotton belegen konnten, dass sie glaubwürdige und extern bestätigte Schritte unternehmen, um Arbeitsrechtsverletzungen bei der Produktion von Berufsbekleidung auszuschließen.

Eine Ausschreibung nach sozialen Kriterien in diesem Umfang war nur möglich durch intensive interne Vorarbeiten und die passenden äußeren Rahmenbedingungen. Bei einigen kleineren Vergabeverfahren und Pilotausschreibungen nach sozialverantwortlichen Kriterien konnte die Stadt Dortmund bereits in der Vergangenheit Erfahrungen sammeln. So waren z.B. Blumenpräsente, Lebensmittel, Bälle und Dienstkleidung in geringerem Umfang sowie Kaffee und Tee bereits erfolgreich nach fairen Kriterien eingekauft worden.

Neben diesen Vorerfahrungen war für das Gelingen der Musterausschreibung für Dienst- und Schutzkleidung die vertrauensvolle Zusammenarbeit der städtischen Verwaltung mit den Nichtregierungsorganisationen aus dem EU-Projekt „Jede Kommune zählt: Sozial gerechter Einkauf - Jetzt!“, insbesondere der Christlichen Initiative Romero e.V., entscheidend. Die Kompetenz der Initiative war besonders hilfreich, um die wesentlichen Schwachstellen bei den Sozialstandards entlang der Lieferkette zu identifizieren und die Glaubwürdigkeit der von den Unternehmen eingereichten Nachweise zu beurteilen.

Im Leitfaden „Die Berücksichtigung von ILO-Kernarbeitsnormen und Kriterien des Fairen Handels beim Einkauf von Dienst- und Schutzkleidung“ sind die Erfahrungen aus dem Dortmunder Pilotprojekt beschrieben. Sie sollen als Basis für künftige Vorgänge und Verfahrensabläufe in der nachhaltigen Beschaffung dienen. Sie sollen auch andere Kommunen dazu anregen, sich auf den Weg zu einer nachhaltigen, sozial und ökologisch verantwortlichen Beschaffung zu machen.

Leitfaden der Stadt Dortmund und der Christlichen Initiative Romero e.V.

Leitfaden inklusive Anhang (100 Seiten)
Leitfaden ohne Anhang (36 Seiten)

Anhang

Formblätter (20 Seiten)
a | Verpflichtungserklärung nach § 18 Tariftreue- und Vergabegesetz NRW zu fair gehandelten Produkten
b | Verpflichtungserklärung nach § 18 Tariftreue- und Vergabegesetz NRW zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen
c | Besondere Vertragsbedingungen zu LOS 1: Fair gehandelte Produkte
d | Bestimmungen zur Einhaltung sozialer Standards bei der Herstellung
der Bekleidung und Besondere Vertragsbedingungen zu LOS 2 bis 4

Leistungsverzeichnisse Arbeitsbekleidung (12 Seiten)
a | Los 1 Arbeitsbekleidung: faire Produkte (T-Shirt)
b | Los 2 Arbeitsbekleidung: Hemden, Hosen, Pullover, Westen

Die Entwicklung der Ausschreibung, der Vertragsbedingungen und Formblätter wurde juristisch begleitet. Ein entsprechendes Gutachten mit rechtsdogmatischen Ausführungen ist ebenfalls Teil des Anhangs.

Rechtsgutachten (28 Seiten)

Am 18.04.2016 ist das Vergaberechtsmodernisierungsgesetz in Kraft getreten, welches die neuen Vergaberichtlinien der Europäischen Union im deutschen Recht verankert. Hieraus resultieren neue Regelungen im GWB, in der VgV sowie in der SektVO, welche bislang noch nicht Gegenstand des Rechtsgutachtens waren.

Vor diesem Hintergrund wurde eine Ergänzung zum Rechtsgutachten verfasst.

Ergänzung zum Rechtsgutachten (3 Seiten)

Einwohnerzahl Dortmund: 595.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Im Sommer 2022 hat die Stadt Frechen bereits zum zweiten Mal zur Einschulung allen Erstklässlern als Geschenk eine Kinder-Warnweste aus Fairem Handel überreicht.

Vorausgegangen war der Wunsch verschiedener Vertreter:innen aus den Schulen, dass Warnwesten ein geeignetes Willkommensgeschenk sind. Als aktive Fairtrade Town wurde beschlossen, dass die Westen unter Fair-Handels-Bedingungen hergestellt sein sollten. Es wurden drei Angebote bei verschiedenen Herstellern eingeholt.

Bei der Kontaktaufnahme unterstützt wurde die Verwaltung durch einen Händler vor Ort, der u.a. bei Herstellern Informationen zu deren Fair-Handels-Aktivitäten abfragte. Die Expertise von FEMNET e.V. half bei der Einordnung der vorgelegten Nachweise.

Zwei von drei Bietern konnten die geforderten Kriterien erfüllen. Den Zuschlag erhielt das preislich günstigste Angebot eines Herstellers, der Mitglied der Fair Wear Foundation ist. Das Gesamtvolumen betrug rund 550 Westen.

Mit den Westen wurde ein Flyer überreicht, der Kinder und Eltern über den Hersteller und den Fairen Handel informiert.

Einwohnerzahl Frechen: 53.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Seit April 2023 gilt in der Stadt Köln eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung von nachhaltiger Dienst- und Berufskleidung. Aus diesem Vertrag bedienen sich im Wesentlichen die Beschäftigten des Amtes für öffentliche Ordnung, des Servicebetriebs Reinigung, des Sportamtes und der Bürgerämter. Der Vertrag gilt zunächst für ein Jahr mit Option auf Verlängerung um dreimal ein weiteres Jahr. Ausgeschrieben waren die Artikel in 9 Losen in einem EU-weiten Verfahren.

In die Wertung flossen ein:

• Nachhaltigkeit: 30 %
• Preis: 70 %

Grundlage für das Wertungskriterium Nachhaltigkeit war die Auswertung des entsprechenden Fragebogens (Anlage 4). In den Informationen zur Ausschreibung heißt es dazu: „Die Ermittlung der Punkte im Rahmen des Fragebogens Nachhaltigkeit richtet sich nach den eingereichten Mitgliedschaften, Zertifikaten und Siegeln. Weiterhin erfolgt sie anteilig nach der voraussichtlichen Menge p. a. der einzelnen Positionen je Los.“

Mit dem Fragebogen Nachhaltigkeit wurde die Einhaltung von sozialen Kriterien abgefragt (auf der Stufe der Konfektion/Cut-Make-Trim). Als Nachweis diente entweder

• eine Mitgliedschaft in der Fair Wear Foundation oder der Fair Labor Association (oder gleichwertig)

oder

•  der ausgefüllte Fragebogen.

Für die Mitgliedschaft in den o.g. Organisationen wurden 200 Punkte vergeben. Für die Beantwortung der Fragen des Fragebogens, die durch bestimmte Gütezeichen/Siegel und Nachweis-Alternativen nachgewiesen werden mussten, konnten gestaffelt Punkte erzielt werden.

Der Fragenkatalog deckt folgende acht Bereiche ab:

• Risikoanalyse vor Ort
• Risikoanalyse [in den eigenen Geschäftspraktiken]
• Maßnahmenplan
• Überprüfung der Umsetzung der Maßnahmen
• Überprüfung der ILO-Kernarbeitsnormen
• Unterstützungsmaßnahmen
• Beschwerdesystem
• Abhilfemaßnahmen

Für jeden Bereich war angegeben, welche Gütezeichen/Siegel (oder gleichwertig) hierfür als Nachweis akzeptiert werden. Nachweis-Alternativen waren ebenso zugelassen, z.B. Sozial-Audits, detaillierte Dokumentationen o.Ä.

Das Ergebnis der Ausschreibung wurde als zufriedenstellend bewertet. Je Los konnten bei der Nachhaltigkeit maximal 300 Punkte erzielt werden.

Hintergrund

Die Erstellung der Vergabeunterlagen wurde unterstützt durch die Rechtsberatung der SKEW – Servicestelle Kommunen in der Einen Welt und ein auf nachhaltige Beschaffung und Nachhaltigkeitsthemen spezialisiertes Beratungsunternehmen. Eine Möglichkeit, um bietenden Unternehmen Klarheit darüber zu verschaffen, welche Nachweise für die geforderten Kriterien zugelassen werden, sind sogenannte Nachweisfragebögen. Wenn Sie ähnlich wie Köln auch einen Fragebogen in Ihrer Vergabe verwenden möchten, können Sie den Nachweisfragebogen-Generator nutzen. Dieser wurde von der Nichtregierungsorganisation FEMNET e.V. im Rahmen eines SKEW Projekts erstellt und unterstützt Beschaffungsstellen durch folgende Funktionen, die für verschiedene Produktgruppen in Ausschreibungsunterlagen genutzt werden können:

• Nachhaltigkeitskriterien für Vergabeunterlagen strukturiert abbilden
• Interaktive Tabelle zur Eintragung der Nachweise durch bietende Unternehmen und für die Unterstützung bei der Auswertung
• Erstellung eines Informationsblatts für Bietende
• Übersicht über alle Fragen und Nachweise

Der Nachweisfragebogen-Generator ist im Login-Bereich Mein Kompass integriert und kann von registrierten Nutzer*innen kostenfrei und uneingeschränkt genutzt werden.

Zum Download
[Anlage 3 Leistungs- und Preisblankett]
[Anlage 4 Fragebogen Nachhaltigkeit]
[Anlage 6 Auswertungsmatrix Fragebogen Nachhaltigkeit (exemplarisch für 1 Los)]

Einwohnerzahl Köln: 1.090.000

Kontakt:

Beschreibung des Praxisbeispiels

Die Fachabteilung Einkauf/Vergabe beim Kölner Amt für Landschaftspflege und Grünflächen hat im Juli 2022 den Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Lieferung von Dienst- und Schutzkleidung für das Grünflächenamt in einem EU-weiten Verfahren in 36 Losen ausgeschrieben. Abgedeckt wird der Bedarf von bis zu 1.200 Mitarbeitenden. Das Volumen beträgt rund 940.000 Euro netto für vier Jahre.

Die Ausschreibung wurde in zwei Teilen durchgeführt:

· Artikel mit sozialen Kriterien (Lose 1 bis 13)
· Artikel ohne soziale Kriterien (Lose 14 bis 36)

Es wurden nur die Artikel mit sozialen Kriterien ausgeschrieben, bei denen realistisch auch ein Angebot zu erwarten war. Bezogen auf die Artikel „Warnschutz“ ergab sich ein ökologisches Kriterium, das zugleich auch ein wirtschaftliches war, aus dem Leistungsverzeichnis.

Bisher war es Standard, dass die Wirkung der Reflexstreifen für 25 Wäschen garantiert wurde. Das bedeutete für das Amt für Landschaftspflege und Grünflächen, dass nach 25 Wäschen die Artikel gegen neue ausgetauscht wurden, egal wie der sonstige Zustand ist, da der Sicherheitsaspekt bzw. die Sichtbarkeit der Reflexstreifen Vorrang hat. Da die Entwicklung bei den Herstellern inzwischen aber soweit fortgeschritten ist, dass es Artikel mit garantierten 50 Wäschen gibt, wurde dies so im Leistungsverzeichnis gefordert. Dadurch verdoppelt sich theoretisch die Nutzungsdauer.

Je Los wurde ein Artikel ausgeschrieben, für die Artikelgruppen Jacken, T-Shirts, Hosen, Sicherheitswesten und Pullover.

Für das Kriterium Soziale Nachhaltigkeit war mit dem Angebot das „Formblatt soziale Kriterien“ ausgefüllt abzugeben. Darin wird definiert, dass für die entsprechenden Lose nur Produkte infrage kommen, die auf der Stufe der Konfektion (CUT-MAKE-TRIM) unter Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen hergestellt wurden. Für die 30 maximal zu erreichenden Punkte waren drei Nachweisformen möglich:

1. Herstellung in einem Nicht-DAC-Land – 30 Punkte
Bei Produktion in Ländern der DAC-Liste wird davon ausgegangen, dass die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen infrage gestellt werden sollte.

2. Nachweis durch Siegelsysteme – 30 Punkte
z.B. Mitgliedschaft in der Fair Wear Foundation, Fair Labour Association oder gleichwertig

3. Nachweis durch Fragenkatalog bzw. Siegelsystem

• z.B. durch Zertifikate zu SA 8000 (13 Punkte), amfori BSCI (14 Punkte), Fairtrade Textilstandard (24 Punkte) bzw.
• durch Beantwortung von Detailfragen des Fragenkatalogs mit 9 Fragen (max. 29 Punkte).

Der Nachweis konnte für die Beantwortung des Fragenkatalogs durch die Vorlage von Zertifikaten oder Mitgliedschaften erbracht werden oder aber durch Alternativen wie Verhaltenskodexe, Sozial-Audits, Managementsystem-Audits, Risiko-Analysen o.Ä.

Für die Lose 1 bis 13 (Artikel mit sozialen Kriterien) wurde folgende Bewertung festgelegt:

• Preis 40%
• Soziale Nachhaltigkeit 30%
• Qualität 20%
• Lieferzeit 10%

Für jedes Kriterium waren maximal 100 Wertungspunkte zu erreichen, die dann entsprechend der Matrix gewichtet wurden.

Für das Kriterium Soziale Nachhaltigkeit waren maximal 30 Punkte zu erhalten. Es wurde bestimmt: „Das Angebot mit der höchsten Punktzahl […] erhält 100 Wertungspunkte. Angebote, die nur die Hälfte der Punkte im Kriterium soziale Nachhaltigkeit erreichen, erhalten 0 Wertungspunkte. Dazwischen werden die Punkte nach folgender Formel gleichmäßig verteilt.“

Zur Nachweisführung heißt es in Anlage 2a „Bewertungskriterien mit sozialer Nachhaltigkeit“:
„Der Auftraggeber behält sich vor, vom Bieter stichprobenartig die Einhaltung der entsprechenden Nachweise der im ‚Formblatt soziale Kriterien‘ genannten Nachweise zu überprüfen und sich diese vorlegen zu lassen.“

Zusätzlich gab es Regelungen zum Umgang mit Verpackungsmaterial:
„Für den Transport sämtlicher Lieferungen sind ausschließlich umweltfreundliche Materialien, wie z.B. Mehrweggebinde, einzusetzen und auf Verlangen kostenfrei zurück zu nehmen. Die Verwendung von PVC- bzw. FCKW-haltigen Verpackungsmaterialien ist nicht gestattet.“

Die beiden Firmen, die bezuschlagt wurden, erreichten mit 30 Punkten jeweils die volle Punktzahl. Beide sind Mitglied in der Fair Wear Foundation.

Die zuständige Fachstelle profitierte bei der Vorbereitung des Verfahrens von der einjährigen Begleitung durch FEMNET e.V. in 2017/2018. So wurde u.a. „Formblatt soziale Kriterien“ in seiner Grundstruktur 2017/2018 zusammen mit FEMNET und dem Vergabejuristen der SKEW entwickelt. Im Vorfeld wurde viel Zeit in die Markrecherche gesteckt, viel mit Händlern gesprochen und auf Hersteller zugegangen. Diese Zeit hat sich ausgezahlt. Das Verfahren lief aus Sicht der Fachstelle völlig reibungslos. Während bei der Ausschreibung 2018 Firmen quasi noch aktiv zur Angebotsabgabe aufgefordert werden mussten, gab es bei der jetzigen Ausschreibung so viele Teilnehmer wie noch nie. Insgesamt haben zwölf Firmen ein Angebot abgegeben.

Bei der ersten Ausschreibung mit Nachhaltigkeit von 2018 betrug die Preissteigerung gegenüber Verfahren ohne Nachhaltigkeit ca. 3 %. Bei der Ausschreibung von 2022 ist das Niveau preislich unter dem von 2018 geblieben. Qualitativ, funktional, aber auch optisch bei den Artikeln bewegt sich das Ergebnis der Ausschreibung 2022 am oberen Rand des Verfahrens von 2018.

Downloads:
[Leistungsverzeichnis]
[Anlage 1 „Formblatt soziale Kriterien“]
[Anlage 2a „Bewertungskriterien mit sozialer Nachhaltigkeit“]

Einwohnerzahl Köln: 1.090.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Soziale Verantwortung zu übernehmen, ist für die Abfallwirtschaftsbetriebe Münster (AWM) selbstverständlich und kein Lippenbekenntnis. Sie messen sich und ihre Leistungen nicht nur an nackten Zahlen. So beinhaltet das Managementsystem der AWM neben den klassischen Bewertungsfaktoren auch den Wert „Gemeinwohlorientierung“. Diesen zu leben heißt auch, nach Möglichkeit sozial verantwortlich einzukaufen.

Deshalb haben die AWM den Fair-Gedanken in die Präambel ihres Leistungsverzeichnisses eingebunden und fordern zum Beispiel von ihren Vertragspartnern, dass sie Mitglied in einer unabhängigen Multi-Stakeholder-Initiative – wie zum Beispiel der Fair Wear Foundation – sind. Als kommunaler Eigenbetrieb setzen die AWM sich damit unter dem Dach der Stadt Münster, die Fairtrade-Stadt ist, für den fairen Handel ein.

Auszug aus dem Leistungsverzeichnis (siehe Seite 7) zur Beschaffung von Dienst- und Schutzkleidung (Wetterschutzkleidung und T-Shirts) vom April 2017:

„Die Stadt Münster hat sich im Jahr 2010 um den Titel ‚Fairtrade-Stadt Münster‘ beworben und darf sich seit dem 27. November 2011 ‚Fairtrade Stadt Münster‘ nennen. Der Titel wird in Deutschland von dem Verein Transfair verliehen. Der Titel wird an Kommunen vergeben, die sich in besonderer Weise für den Fairen Handel einsetzen.

Aus diesem Grund wird für die ausgeschriebene Bekleidung der Nachweis des Herstellers über eine Mitgliedschaft in einer unabhängigen Multi-Stakeholder-Initiative gefordert, wie zum Beispiel ‚Fair Wear Foundation‘, oder eine gleichwertige unabhängige Organisation.

Informationen zum Thema ‚Fair‘ und ‚Multi-Stakeholder-Initiativen‘ erhalten Sie unter www.fairtrade-deutschland.de, www.fairwear.org oder unter www.ci-romero.de.“

[Leistungsverzeichnis Dienst- und Schutzkleidung 2017 zum Download]

Einwohnerzahl Münster: 323.000

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