Beispiele aus der Beschaffungspraxis: Bürobedarf
Hier finden Sie erfolgreiche kommunale Umsetzungsbeispiele, die die Vielfalt der Beschaffungsfälle, aber auch die Vielfalt erfolgreicher Lösungen zeigen. Ob optionale oder verbindliche Einhaltung, grundlegende oder weitergehende Kriterien, hier werden Sie fündig. Nur von Kommunen freigegebene Beispiele können wir hier veröffentlichen, daher bitten wir Sie, uns Ihre erfolgreichen Beispiele ebenfalls über dieses Formular einzureichen. Vielen Dank dafür!
Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass es sich bei den folgenden Seiteninhalten um Beispiele handelt, wie unterschiedliche Kommunen erfolgreich nachhaltig beschafft haben, nicht um juristisch geprüfte Musterunterlagen. Wir bemühen uns um möglichst große Aktualität und erarbeiten die Zusammenfassungen nach bestem Wissen gemeinsam mit den Kommunen.
Dennoch können wir eine rechtssichere Übertragung auf Ihre individuelle Beschaffung nicht garantieren, da diese von sehr vielen Faktoren (lokaler Rechtsrahmen, Ausschreibungsgegenstand, Marktlage etc.) abhängt. Jede Kommune und Vergabestelle ist selbst verantwortlich für die rechtssichere Umsetzung ihrer Vergaben.
Was ist neu hier?
- Alle Beispiele einer Produktgruppe sind jetzt auf einer Seite
- Die die Produkte finden Sie über dem Fließtext des Beispiels aufgelistet
- Bei den Unternehmen ist in der Spalte “Produkte” angeführt, welche Produkte dieser Produktgruppe angeboten werden
Beschaffte Produkte
Beschreibung des Praxisbeispiels
Basierend auf dem Leitfaden zur Beschaffung von nachhaltigem Büromaterial, hat das Bundesland Hessen in 2017 eine Ausschreibung zur Beschaffung von Bürobedarf umgesetzt. Die Ausschreibung mit einer Vertragslaufzeit von maximal 4 Jahren (2017-2021) hat einen geschätzten Auftragswert von ca. 5 Mio. Euro. Dabei war von durchschnittlich 2.300 unterschiedlichen Bestellerinnen und Bestellern bei etwa 200 Auslieferungsstellen auszugehen.
Auf Grundlage einer Bedarfsanalyse wurde eine Liste der benötigten Büromaterialien erstellt. Insgesamt umfasste die Ausschreibung über 600 Artikel. Entsprechend dem "Leitfaden zur nachhaltigen Beschaffung von Bürobedarf" und den am Markt verfügbaren Produkten, wurden Kriterien für die einzelnen Artikel festgelegt. Die Nachhaltigkeitskriterien beinhalten insbesondere Vorgaben zu Recyclinganteilen, nachfüllbarem Design, biobasierten Materialien und den Ausschluss von Lösungsmitteln und anderer gefährlicher Stoffe. Entsprechend den Produkten und deren Eigenschaften, wurden geeignete Zertifikate als Nachweise recherchiert so zum Beispiel der Blaue Engel, FSC und PEFC.
Durch die Bündelung der Ausschreibung und eine Reduktion der Produktpalette konnten beträchtliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Da das Auftragsvolumen oberhalb des Schwellenwertes lag, wurde europaweit ausgeschrieben. Der Ausschreibungstext kann auch für andere Bundesländer übernommen werden.
Ausschreibung Rahmenvereinbarung zur Lieferung von Büroverbauchsmaterial 2017-2021
Artikelpreisblatt zur Ausschreibung von nachhaltigem Büromaterial
Einwohnerzahl Hessen:
6.300.000
Kontakt:
Stefan Diste
Hessisches Ministerium der Finanzen
E-Mail:
stefan.diste@hmdf.hessen.de
Gibt es Anbieter für dieses Produkt, die Ihre Ansprüche an Nachhaltigkeitsstandards erfüllen können?
Gleichen Sie ab, welche Gütezeichen Ihre Ausschreibungskriterien nachweisen und sehen Sie nach, ob es ausreichend Anbieter gibt, die diese erfüllen. Die zugrunde liegenden Kriterien im sozialen und ökologischen Bereich können von Gütezeichen zu Gütezeichen sehr unterschiedlich sein. Nutzen Sie für den Abgleich den Gütezeichenfinder im Kompass Nachhaltigkeit – dieses Angebot ist allerdings noch nicht für alle Produktgruppen verfügbar.
Sie können im Vorfeld einer Ausschreibung mit möglichen bietenden Unternehmen in definierten Grenzen Kontakt aufnehmen, solange dies wettbewerbsrechtlich unbedenklich ist. Es bieten sich je nach Fall auch Markt- oder Bieterdialoge an, um in die Kommunikation mit dem Markt zu gehen. Dazu empfehlen wir u.a. unsere Hinweise zur Marktanalyse und die SKEW-Publikation „Kommunikation mit dem Markt“.
Die untenstehende Auflistung von Unternehmen ist keine vollständige Übersicht, sie dient nur für einen ersten Überblick und beruht auf Angaben der Unternehmen. Bitte prüfen Sie selbst, ob das Unternehmen das Produkt in der von Ihnen gewünschten Ausführung aktuell auch mit einem von Ihnen akzeptierten Gütezeichen anbieten kann.
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