Baden-Württemberg

Beschreibung des Praxisbeispiels

Für den Zeitraum 1. September 2016 bis 31. August 2020 wurden von der Stadt Freiburg in Breisgau Verträge zum Leasing von emissionsarmen und energieeffizienten Kopierern für die städtische Vervielfältigungsstelle geschlossen.

In der Leistungsbeschreibung werden Angaben zu Emissionsdaten (Werte und Angaben zum Feinstaubfilter) sowie zum Energieverbrauch (TEC-Wert) gefordert.

„3.2 Angabe von Emissionen und Energieverbrauch
Grundlage für die Ermittlung der Emissionen ist die RAL−UZ 171 und für die Berechnung des Energieverbrauchs (TEC−Wert) die EU Energy Star Verordnung; in der jeweils gültigen Fassung.“

Die Wertungs- bzw. Zuschlagskriterien (Abschnitt 2.) setzen sich wie folgt zusammen:

• A. 70% Preis der Leasing-/Serviceraten inklusive Freikopien
• B. 5% Folgepreis je Click oberhalb der Freikopien
• C. 12,5% Emissionen
• D. 12,5% Energieverbrauch (TEC-Wert)

Leistungsbeschreibung Leasing Fotokopiergeräte als Dokument

Einwohnerzahl Freiburg im Breisgau: 232.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Von der Stadt Ludwigsburg (Abteilung Zentrale Dienste) wurde in 2019 ein Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial für die Dienststellen der Stadt, die Eigenbetriebe sowie Schulen und Kindertagesstätten in Trägerschaft der Stadt ausgeschrieben. Die Laufzeit des Vertrags beträgt 2 Jahre (01.06.2019 bis 31.05.2021) mit der Option auf einmalige Verlängerung um ein Jahr.

Folgende Produktkategorien werden im Rahmenvertrag abgedeckt: Schreibbedarf, Ordnen u. Archivieren, Papierprodukte, Bürobedarf, Versand und Verpackung, Moderation und Präsentation, Kalender, Sonstiges. Die einzelnen Artikel, viele davon mit Umweltkriterien, werden im Leistungsverzeichnis (s.u.) beschrieben.

"(...)

1.1 Vertragsgegenstand

Die Stadt Ludwigsburg hat sich verpflichtet, bei sämtlichen Beschaffungen Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen. Vor diesem Hintergrund umfasst die Ausschreibung zum einen eine Vielzahl von Umweltvorgaben, die vom Auftragnehmer bei der Wahl seiner Produkte zu beachten sind, und zum anderen werden Nachhaltigkeitsaspekte bei der Wertung der Angebote mit 20% gewichtet.

(...)

1.13 Eigenerklärung zur Vermeidung ausbeuterischer Kinderarbeit

Die Herstellung der angebotenen Artikel muss in der gesamten Lieferkette unter menschenwürdigen Bedingungen durchgeführt sein, d.h. unter Einhaltung der ILO-Konventionen 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 und 182 (www.ilo.org). Als Nachweis ist die beiliegende Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Anlage N3) auszufüllen und beizulegen.

(...)

2.11 Verpackung

Die Verpackungen sind aus Gründen der Abfallvermeidung auf das Notwendigste zu beschränken. Wenn der Artikel aus Sicherheitsgründen nicht ohne Verpackung geliefert werden kann, ist auf eine umweltfreundliche (z.B. recyclebares oder biologisch abbaubares Verpackungsmaterial) zu achten. Einweg-Plastikverpackungen sind zu vermeiden. Mehrwegverpackungen werden vom Auftragnehmer unentgeltlich zurückgenommen und nachweislich in ihren Kreislauf zurückgeführt. Es gilt die Verpackungsordnung in der jeweils gültigen Fassung.“

Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial (2019)

Wertung der Angebote RV Büromaterial (2019)

Leistungsverzeichnis RV Büromaterial (2019)

Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Anlage N3)

Einwohnerzahl Ludwigsburg: 99.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Für die Belieferung der Verwaltung der Stadt Ludwigsburg mit Büromaterial und Kopierpapier gilt seit August 2022 ein neuer Rahmenvertrag – Ergebnis einer EU-weiten Ausschreibung. Damit wird der Bedarf von ca. 150 Stellen der Verwaltung, von Außenstellen, Eigenbetrieben, Schulen und Kitas gedeckt. Die Laufzeit des Vertrags beträgt drei Jahre.

In der Leistungsbeschreibung heißt es in Punkt 2.1 „Gegenstand der Leistung“:

„Die Stadt Ludwigsburg hat sich verpflichtet, bei sämtlichen Beschaffungen Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen. Vor diesem Hintergrund umfasst die Ausschreibung eine Vielzahl von Nachhaltigkeitsvorgaben, die vom Auftragnehmer bei der Wahl seiner Produkte zu beachten sind.“

Der Vertrag deckt Produkte des Bürobedarfs ab, Verbrauchsartikel und technische Geräte sowie Papierprodukte.

Punkt 3.7 erläutert die Vertragsbedingungen zu den ILO-Kernarbeitsnormen:

„Im Rahmen der Auftragsausführung dürfen nur Produkte verwendet werden, die unter Beachtung der in den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation der Vereinten Nationen (ILO) festgelegten Mindeststandards  hergestellt und/oder verarbeitet wurden (ILO-Konvention 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 und 182).

Als Eignungskriterium wird ein Umweltmanagementsystem verlangt, nachzuweisen durch ein EMAS- oder ISO 14001-Zertifikat oder gleichwertig. Ebenfalls akzeptiert wird eine Eigenerklärung mit „mindestens drei betrieblichen Umweltmaßnahmen mit ökologische oder sozialen Wirkungsweisen“ mit der ausführlichen Darstellung von Umweltmaßnahmen auf mindestens 3 DIN A4 Seiten.

Soweit im Leistungsverzeichnis Mindestanforderungen bezüglich Nachhaltigkeit genannt sind, sind diese zwingend einzuhalten. Nichteinhaltung führt zum Ausschluss des Angebots.

Die Wertung erfolgt nach folgenden Kriterien: Preis 50 %, Qualität 30 %, Nachhaltigkeit 20 %.

Das Zuschlagskriterium „Nachhaltigkeit“ wird in Punkt 4.3.3 der Leistungsbeschreibung definiert: „… Bewertet werden die im ‚Bieterfragebogen Nachhaltigkeit‘ (Anlag N2) als Bewertungskriterien gekennzeichneten Kriterien.“

Haben Anbieter die gleiche Punktzahl in der Gesamtwertung erreicht, erhält das Unternehmen den Zuschlag, das die höhere Punktzahl im Kriterium Nachhaltigkeit hat.

Nachhaltigkeit

Vereinzelt werden im Leistungsverzeichnis Artikel produktschaft ausgeschrieben. Grund: „Bei diesen Produkten legt die [Stadt Ludwigsburg] einen besonderen Wert auf Qualität und/oder Nachhaltigkeit.“

Gefordert werden nachhaltiges Material, z.B. aus Recycling- oder biobasierten Kunststoffen bzw. Recyclingpapier, Tinte/Farbe auf Wasserbasis.

Gütezeichen sind u.a. Blauer Engel (für Papier, Kunststoff), FSC (für Papier, Kautschuk, Holz), PEFC, Cradle to Cradle, EU Ecolabel.

Außerdem wird Wert auf Nachfüllbarkeit gelegt.

Die Verpackungen sind auf das Notwendigste zu beschränken. Es sind ausschließlich umweltfreundliche Verpackungen (z.B. recycelbares oder nachwachsendes Verpackungsmaterial) zu verwenden. Einweg-Plastikverpackungen dürfen nicht verwendet werden. Die anfallenden Verpackungsmaterialien sind vom Auftragnehmer wieder mitzunehmen und wiederzuverwerten oder umweltgerecht zu entsorgen.

Außerdem dürfen für die Lieferung nur Fahrzeuge der Abgasnorm EURO 6 eingesetzt werden.

Für die Bedarfsstellen ist ein Mindestbestellwert von 25 € (netto) festgelegt.

Neben der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis war eine Anlag N1 „Beiblatt Nachhaltige Beschaffung“ Teil der Ausschreibungsunterlagen. Die Anlage dient Information und Sensibilisierung der Bieter und enthält Erläuterungen zum Hintergrunds und zur Motivation der Nachhaltigen Beschaffung in Ludwigsburg.

Downloads

[Leistungsbeschreibung]
[Leistungsverzeichnis]
[Anlage N1 „Beiblatt Nachhaltige Beschaffung“]
[Anlage N2 „Bieterfragebogen Nachhaltigkeit Büromaterial“]

Einwohnerzahl Ludwigsburg: 99.000

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