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Beispiele aus der Beschaffungspraxis
Hier finden Sie erfolgreiche kommunale Umsetzungsbeispiele, die danach ausgewählt wurden, unterschiedlichste Bedarfsgegenstände und Ausgangssituationen widerzuspiegeln. Nachhaltigkeitskriterien werden auf verschiedene Weise (z.B. verpflichtend / optional, Ort in den Vergabeunterlagen) und in unterschiedlichem Umfang eingefordert, diese Auswahl soll Ihnen verschiedene Umsetzungswege aufzeigen.
Nur von Kommunen freigegebene Beispiele können wir hier veröffentlichen, daher bitten wir Sie um Mithilfe bei der Erweiterung dieses Angebots, indem Sie Ihre erfolgreichen Verfahren über dieses Formular an uns einreichen. Vielen Dank dafür!
Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass es sich bei den folgenden Seiteninhalten um Beispiele handelt, wie unterschiedliche Kommunen erfolgreich nachhaltig beschafft haben, nicht um juristisch geprüfte Musterunterlagen. Wir bemühen uns um möglichst große Aktualität und erarbeiten die Zusammenfassungen nach bestem Wissen gemeinsam mit den Kommunen. Dennoch können wir eine rechtssichere Übertragung auf Ihre individuelle Beschaffung nicht garantieren, jede Kommune und Vergabestelle ist selbst verantwortlich die rechtssichere Umsetzung ihrer Vergaben.
Karlsruhe - Büromöbel (2020)
Für die Dienststellen der Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die Lieferung und Montage von Büromöbeln abgeschlossen.
Der Vertragszeitraum ist vom 01.04.2020 bis einschließlich 30.04.2022. Im Anschluss besteht eine Option zur Vertragsverlängerung um weitere 6 Monate bis zum 31.10.2022.
Art der Vergabe
Auf Grund der vorausgegangenen Summenermittlung (Kostenberechnung) erfolgte die Ausschreibung im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach § 119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung (VgV).
Mindestanforderungen Nachhaltigkeit / Umweltfreundlichkeit
Die Standards der Nachhaltigkeits- und Umweltfreundlichkeitsaspekte wurden durch die Stadt Karlsruhe sehr hoch angesetzt. So mussten die Bieter Unterlagen oder Zertifikate einreichen die folgende prüfbaren Inhalte implementieren:
- Angaben als Aufstellung eines Servicekonzeptes
- Angaben zur transportbedingten Kompensation der CO2-Emissionen
- Angaben zum Umweltkriterium Verpackungsmaterial für den Transport
- Eigenerklärung zum Mobiliar
- Garantieerklärung zu den Umweltkriterien
- Zertifizierung eines Umweltmanagementsystems nach EMAS oder DIN EN ISO 14001
- Umweltzeichen FSC,PEFC oder Holz von Hier, Blauer Engel nach RAL UZ- 38 und RAL UZ- 76
- sowie die entsprechenden GS Zeichen der einzelnen Möbelgruppen.
Sofern ein Bieter die geforderten Nachwiese bzw. die geforderten Mindestanforderungen nicht vorlegen oder erfüllen konnte, musste dieser ausgeschlossen werden. Alle 6 abgegebenen Angebote entsprachen den Mindestanforderungen.
Leistungsbeschreibung als Dokument
Zur Auswertung wurden dann die geforderten Zertifikate sowie die einzelnen beschriebenen Aufstellungen der Bieter in einem Fragebogen mit einem Punktesystem hinterlegt bzw. in einer Teststellungsmatrix bewertet. Die Büromöbel der zugelassenen Bieter wurden zusätzlich in einer eigens eingerichteten Location von 7 Prüfern bewertet. Die Bewertung erfolgte nach einem vorgegebenen Stellplan einer Möbelgruppe. Die erreichte Punktezahl nach einem Gewichtungs- und Punktesystem floss dann als Hauptbestandteil in die Gesamtbewertung ein.
Folgendes Bewertungssystem wurde angewandt
1000 Pkt. Erreichbare Gesamtpunktzahl ohne Bonuspunkte 600 Pkt. Teststellung (Location vor Ort durch 7 Prüfer) 400 Pkt. Servicekonzept 250 Pkt. Bonuspunkte für zusätzliche Umweltkriterien Für die Berechnung der Leistungspunkte werden die erreichten Punkte bei der Teststellung (max. 600 Punkte), dem Servicekonzept (max. 400 Punkte) und etwaiger Bonuspunkte für die Umweltkriterien (max. 250 Punkte) addiert und durch die eingereichte Gesamtsumme der Bieter geteilt.
Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten
Angebotes wurde die einfache Richtwertmethode angewendet: Z = L/PZ = Kennzahl
L = Leistungspunkte
P = PreisDokument zu Zuschlagskriterien, Bewertung, Bonuspunkten
Einwohnerzahl Karlsruhe: 307.000Kontakt zur Kommune Karlsruhe:
Rainer Heilborn
Telefon: 0721/133-1684
E-Mail: rainer.heilborn@ha.karlsruhe.deStuttgart - Rahmenvereinbarung über Büromöbel (2020)
Die Landeshauptstadt Stuttgart hat im Jahr 2020 eine Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Büromöbeln auf Basis einer EU-weiten Ausschreibung mit einer Vertragslaufzeit von 4 Jahren abgeschlossen.
Bei den zu liefernden Produkten handelt es sich überwiegend um die Einrichtung von Büros in Verwaltungsgebäuden der städtischen Ämter und Schulen als Neumöblierung. Teilweise müssen bestehende Möblierungen ergänzt werden. Die Lieferungen erfolgen an bis zu ca. 600 Bedarfsstellen.
Die Ausschreibung wird über den Zentralen Einkauf inhaltlich von einem Facheinkäufer vorbereitet und anschließend über eine zentrale Vergabestelle abgewickelt.
Innerhalb der Leistungsbeschreibung wurden folgende verpflichtende Kriterien definiert:
Alle angebotenen Produkte müssen mit dem Blauen Engel ausgezeichnet sein. Der Nachweis kann sowohl durch ein Zertifikat nach dem Blauen Engel als auch durch eine gleichwertige Bescheinigung einer Stelle aus einem anderen Mitgliedstaat als auch durch einen gleichwertigen sonstigen Nachweis erbracht werden. Eine Eigenerklärung wird nur dann akzeptiert, wenn ein öffentlicher oder privater, externer oder interner Sachverständiger schriftlich bestätigt, dass die angebotenen Produkte entsprechend den Anforderungen des Blauen Engels ausgezeichnet sind und der Bieter die Bestätigung der Eigenerklärung dem Angebot beifügt. Die Auszeichnung muss die Anforderungen gemäß dem Blauen Engel erfüllen. Die Nachweise sind im Angebots-Assistenten unter dem Punkt „Anlagen“ hochzuladen und mit dem Angebot einzureichen.
Alle verwendeten Platten müssen nach PEFC oder FSC zertifiziert sein. Der Nachweis ist im Angebots-Assistenten unter dem Punkt „Anlagen“ hochzuladen und mit dem Angebot einzureichen.
Für Echtholz-Oberflächen sind grundsätzlich formaldehydfreie Lacke (z.B. DD-Lacke, Wasserlacke) zu verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, stichprobenweise Untersuchungen durch das Chemische Untersuchungsamt vornehmen zu lassen.
Kanten und andere Kunststoffteile müssen PVC-frei sein.
Alle eingesetzten Werkstoffe müssen leicht voneinander zu trennen, möglichst sortenrein verarbeitet und recyclingfähig sein. Verbundmaterialien sind nach Möglichkeit zu vermeiden.
Umweltmanagementsystem:
Der Hersteller hat ein Umweltmanagementsystem nachzuweisen, das den Anforderungen gem. DIN EN ISO 14001 entspricht. Der Nachweis kann sowohl durch ein Zertifikat nach DIN EN ISO 14001 als auch durch eine gleichwertige Bescheinigung einer Stelle aus einem anderen Mitgliedstaat als auch durch einen gleichwertigen sonstigen Nachweis erbracht werden.Die erforderlichen Zertifikate wurden von allen Bietern eingereicht.
Einwohnerzahl Stuttgart: 753.000Kontakt zur Kommune Stuttgart:
Lea Todtenhaupt
Ökofair soziale Beschaffung
Telefon: 0711-216-89069
E-Mail: poststelle.nachhaltige-Beschaffung@stuttgart.de
