Baden-Württemberg

Beschreibung des Praxisbeispiels

Für den Zeitraum 1. September 2016 bis 31. August 2020 wurden von der Stadt Freiburg in Breisgau Verträge zum Leasing von emissionsarmen und energieeffizienten Kopierern für die städtische Vervielfältigungsstelle geschlossen.

In der Leistungsbeschreibung werden Angaben zu Emissionsdaten (Werte und Angaben zum Feinstaubfilter) sowie zum Energieverbrauch (TEC-Wert) gefordert.

„3.2 Angabe von Emissionen und Energieverbrauch
Grundlage für die Ermittlung der Emissionen ist die RAL−UZ 171 und für die Berechnung des Energieverbrauchs (TEC−Wert) die EU Energy Star Verordnung; in der jeweils gültigen Fassung.“

Die Wertungs- bzw. Zuschlagskriterien (Abschnitt 2.) setzen sich wie folgt zusammen:

• A. 70% Preis der Leasing-/Serviceraten inklusive Freikopien
• B. 5% Folgepreis je Click oberhalb der Freikopien
• C. 12,5% Emissionen
• D. 12,5% Energieverbrauch (TEC-Wert)

Leistungsbeschreibung Leasing Fotokopiergeräte als Dokument

Einwohnerzahl Freiburg im Breisgau: 232.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Seit April 2021 gilt in Freiburg im Breisgau ein neuer Rahmenvertrag über Botendienste. Die Vereinbarung gilt zunächst zwei Jahre (bis 2023, mit dreimaliger Verlängerungsoption über je ein Jahr).

Die Leistung umfasst Transporte zwischen allen Verwaltungsstandorten, Schulen, Kindertagesstätten, Stadtteilbibliotheken und Wohnheimen der Stadt Freiburg sowie einigen Behörden bzw. privaten Geschäftspartnern. Dabei sind Sendungen (z.B. Briefe, Pakete, Umlaufmappen, Ordner, Plakate, Prospekte, Kataloge) im Stadtkreis Freiburg vom Auftragnehmer mit eigenem Personal bzw. Fahrzeugen zu befördern. Des Weiteren deckt der Vertrag die tägliche Leerung des Postfachs (morgens) sowie den Transport von Postzustellungsaufträgen zur Post ab. Insgesamt werden täglich bis zu 175 Anlaufpunkte bedient.

Nach der Leistungsbeschreibung können Bieter grundsätzlich jedes Fahrzeug bzw. jede Fortbewegungsart verwenden (z.B. Fahrrad, Pedelec, Pkw, zu Fuß). Allerdings wurden in der Wertung neben dem Preis (80 %) auch Umweltaspekte (20 %) angesetzt.

Auszug aus dem Leistungsverzeichnis:

„Im Leistungsverzeichnis wird der Einsatz von nachhaltigen Verkehrsmitteln zum Botendienst abgefragt. Aus Gründen des Umweltschutzes wird dies wie folgt bewertet (nach der Anzahl der Stationen und ohne Berücksichtigung der Distanz):

– 20 Wertungspunkte, wenn die Transporte ausschließlich zu Fuß, mit Fahrrädern, Pedelecs, Elektrorollern o. Ä. durchgeführt werden.

– 10 Wertungspunkte sofern nur Elektroautos (nicht mit Hybridmotoren) verwendet werden.

– 0 Wertungspunkte erhalten Angebote, die nur Fahrzeuge mit Verbrennungsmotoren einsetzen.“

Den Zuschlag erhielt ein Unternehmen, das die Leistung ausschließlich mit Radkurieren erbringt und somit ist die Auftragserfüllung vollständig klimaneutral. Die Maßnahme wurde erstmals 2017 ausgeschrieben. Zuvor waren für die Aufgabe teilweise städtische Beschäftigte oder externe Dienstleistungsunternehmen (jeweils in Teilen mit PKWs) eingesetzt. Durch den zentralen (Rad-)Botendienst können CO₂-Reduzierungen von 50 Tonnen je Jahrzehnt erzielt werden.

Die Neukonzeption erforderte aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Vereinfachung die Ausrichtung auf ein sternenförmiges System, d.h. die Post wird zunächst zu einem zentralen Knotenpunkt gebracht, dort auf die einzelnen Ziele verteilt und anschließend an die jeweiligen Liegenschaften übermittelt. Durch die Umstellung wurden neue Zeitfenster für die Postandienung abgestimmt und dadurch mussten teilweise standortbezogene Abläufe angepasst werden. Insgesamt besteht eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer, der auch kurzfristig geänderte Bedarfe berücksichtigt.

Grundsätzlich hat sich die Ausschreibung bewährt. Insbesondere aus Wettbewerbsgründen ist bislang noch keine zwingende Vorgabe zum ausschließlichen Einsatz von Radkurieren möglich.

Synergien konnten durch Verbesserungen bei der Tourenplanung und Standardisierungen der Postandienungen erreicht werden. Dadurch hat die Stadtverwaltung insgesamt deutliche Einsparungen erzielt.

[Leistungsbeschreibung zum Download]

Einwohnerzahl Freiburg im Breisgau: 232.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Die Stadtentwässerung Göppingen (SEG), ein Eigenbetrieb der Stadt Göppingen, hat im Januar 2021 über eine beschränkte Ausschreibung die Unterhaltsreinigung inkl. Verbrauchs- und Reinigungsmittel beschafft.

Als Nachhaltigkeitskriterien für Verbrauchs- und Reinigungsmittel wurden angegeben:

• Umweltsiegelprodukte (z.B. Frosch, vegan, Sodasan),
• Blauer Engel sowie
• vergleichbare Siegel

oder

• gewässerfreundliche/kompostierbare Produkte.

Des Weiteren wurden an die Bieter bzw. die zu liefernden Produkte folgende Anforderungen gestellt:

• In einer schriftlichen Erklärung sollten Bieter-Unternehmen darstellen, wie Nachhaltigkeit und Umweltkriterien umsetzen werden.
• Für die Unterhaltsreinigung waren grundsätzlich umwelt- und gesundheitsverträgliche Reinigungsmittel und Verbrauchsmittel anzubieten.
• Es waren für alle Produkte Datenblätter zu Inhaltsstoffen, Sicherheitshinweise, Gebrauchsanweisungen, Dosierhilfen, etc. vorzulegen.
• Auf den vorsorgenden Einsatz von Desinfektionsmittel bzw. Desinfektionsreiniger soll verzichtet werden, es sei denn, dies ist z.B. gemäß Infektionsschutzgesetz gefordert.
• Ausdrücklich verzichtet werden soll in der Regel auf Zusatz-Produkte wie Lufterfrischer, WC-Steine o.Ä.

Es konnten in der Bewertung bis zu 4 Punkte erreicht werden, die – wie in einer Bewertungstabelle angegeben – je nach Erfüllungsgrad der genannten Kriterien vergeben wurden.

Den Zuschlag erhielt ein Unternehmen, das bei den Nachhaltigkeitsanforderungen für Umweltsiegelprodukte 3,8 Punkte erreichen konnte.

Des Weiteren verfügt das Unternehmen über einen Vorarbeiter, der die Steuerung der Betriebsprozesse, die Qualitätseinhaltung, die Organisationsprozesse und die Einhaltung der vorgegebenen Richtlinien steuert. Der Bieter Es entsendet ausschließlich sozialversichrungspflichtiges nach Tarif entlohntes Personal und bietet und darüberhinaus gängige Sonderleistungen wie z.B. Glasreinigung, Reaktionszeiten oder Sonderreinigungen an.

Es konnten keine Preissteigerungen festgestellt werden. Trotz hochwertiger Produkte konnten die Kosten der Unterhaltsreinigung und der Verbrauchsmittel ingesamt sogar um 44 % gesenkt werden.

Einwohnerzahl Göppingen: 59.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Zwei kommunale Eigenbetriebe der Stadt Konstanz – die Technischen Betriebe Konstanz (TBK) und die Entsorgungsbetriebe Konstanz (EBK) – haben bei einer gemeinsamen EU-weiten Neuausschreibung eines Rahmenvertrages für Mietdienstkleidung mit Waschdienstleistung Nachhaltigkeitskriterien gefordert. Sie wurden dabei vom Verein FEMNET e. V. unterstützt.

Es wurden ca. 1.000 Kleidungsstücke (Warnschutzkleidung, Arbeitskleidung in verschiedenen Farben, Multinormkleidung, Laborkleidung) für ca. 180 Mitarbeitende, 20 Schmutzfangmatten, 1.000 Putztücher für die Kfz-Werkstatt und 130 Geschirrhandtücher ausgeschrieben. Die Kleidung soll geleast werden, das Waschen und die Reparatur ist Teil der ausgeschriebenen Dienstleistung.

Im Zuge einer Marktrecherche wurde zunächst geklärt, welche Nachhaltigkeitskriterien für diese Ausschreibung gefordert werden könnten. Es stellte sich dabei heraus, dass viele Anbieterfirmen von Mietkleidung mit Waschdienstleistungen schon innovative Umweltschutzmaßnahmen umsetzen. Diese sind aber nicht unbedingt gut miteinander vergleichbar. Deshalb wurde für Waschdienstleistung und Transport der kleinste gemeinsame Nenner gefunden: Für die Verwendung von Strom aus erneuerbaren Energien sowie einen möglichst geringen Schadstoffausstoß bei der Lieferung konnten im Rahmen der Zuschlagskriterien Punkte erreicht werden (10 % der Wertung).

Daneben wurde untersucht, welche Nachhaltigkeitskriterien die Kleidungsstücke bereits erfüllen können. Diese Marktrecherche ergab, dass für den größten Teil der ausgeschriebenen Kleidung die Erfüllung der ILO-Kernarbeitsnormen schon verpflichtend gefordert werden kann.

Entsprechend wurden für 6 der 10 Lose (Warnschutzkleidung, Multinormkleidung, Arbeitskleidung) die ILO-Kernarbeitsnormen verpflichtend im Leistungsverzeichnis gefordert.

Die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen auf Produktionsebene kann durch unabhängige Audits nachgewiesen werden, die in den vergangenen drei Jahren durchgeführt wurden.

Anerkannte Nachweise

• Amfori BSCI: Auditbericht für den Konfektionsbetrieb, Note A oder B
• Fair Wear Foundation: Auditbericht für den Konfektionsbetrieb (eine Mitgliedschaft alleine reicht nicht aus)
• GOTS-Produktzertifizierung oder GOTS-Zertifikat für den Konfektionsbetrieb
• Grüner Knopf-Produktzertifizierung
• IVN Best-Produktzertifizierung
• Made in Green-Produktzertifizierung
• SA8000-Zertifikat für den Konfektionsbetrieb
• SteP-Zertifikat für den Konfektionsbetrieb
• oder gleichwertig

Gleichwertige Nachweise

• Nachweis über einen Betriebsrat (Angabe der Kontaktdaten)
• Kollektivvereinbarung/Verhandlungen mit einer lokalen Gewerkschaft (Vorlage des Dokuments, Kontaktdaten)
• Nachweisliche Bemühungen um einen Tarifvertrag (falls es noch keinen Flächentarif gibt) oder vergleichbares

Für die genannten 6 Lose wurden zusätzlich soziale und ökologische Kriterien abgefragt. Dafür kamen zwei Fragebögen zum Einsatz, einer bezog sich auf die Konfektionierung, der andere auf die Fasern.

Auf der Ebene der Konfektionierung wurden basierend auf den Kriterien des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz Fragen zur unternehmerischen Sorgfaltspflicht gestellt (Fragenkatalog 1 [s.u. unter Downloads]). Für jede Frage war angegeben, welche Gütezeichen und welcher alternative Nachweis als Erfüllung anerkannt wurden.

Im zweiten Fragenkatalog ging es um die Nachhaltigkeit der verwendeten Rohstoffe/Fasern im Bezug auf Baumwolle und Polyester. Dabei wurden beispielsweise für den Einsatz von biologischer oder fair gehandelter Baumwolle bzw. den Einsatz von recyceltem Polyester extra Punkte vergeben.

In den zwei Fragebögen konnten insgesamt 100 Punkte erreicht werden: 70 Punkte für unternehmerische Sorgfaltspflichten/Konfektionierung und 30 Punkte für soziale und ökologische Kriterien/Fasern.

Die abschließende Wertung für die Zuschlagserteilung ergab sich mit folgender Gewichtung (Zuschlagskriterien):

• Angebotspreis 60%
• Nachhaltigkeitskriterien 20%
• Trageversuch 10%
• Schadstoffausstoß bei der Anlieferung 7,5%
• Verwendung von Ökostrom in der Wäscherei 2,5%

Begleitende Maßnahmen

In einem Bieterdialog wurden die Anforderungen an Nachhaltigkeitskriterien erläutert. Im Dialog wurden die Erwartungen von Auftraggeberseite und die Möglichkeiten potenzieller Bietender abgeglichen.

In je einem Sensibilisierungsworkshop wurden die Mitarbeitenden von EBK und TBK mit ins Boot geholt.

Für die anspruchsvolle Aufgabe, die jeweiligen Nachweise übersichtlich darzustellen und deren Status abzubilden, wurde eine Excel-Tabelle entwickelt. Bei der Auswertung der Nachweise stellte sich heraus, dass die automatisierte Eintragung von Punkten für einen bestimmten Nachweis sehr hilfreich war. So kann ein eingereichter Nachweis nach der Prüfung eingetragen werden, die Tabelle trägt dann automatisch die Punkte ein, die damit erreicht werden konnten.

Aus dieser Tabelle entwickelte FEMNET e.V. ein Tool, den Nachweisfragebogen-Generator. Der Generator unterstützt Beschaffungsstellen durch folgende Funktionen, die für verschiedene Produktgruppen in Ausschreibungsunterlagen genutzt werden können.

• Nachhaltigkeitskriterien für Vergabeunterlagen strukturiert abbilden
• Interaktive Tabelle zur Eintragung der Nachweise durch bietende Unternehmen und für die Unterstützung bei der Auswertung
• Erstellung Informationsblatt für Bietende
• Übersicht über alle Fragen und Nachweise

Der Nachweisfragebogen-Generator ist im Login-Bereich Mein Kompass integriert und kann von registrierten Kommunen uneingeschränkt genutzt werden.

Vergabe

Die erreichten Punkte in den Fragebögen zur unternehmerischen Sorgfaltsflicht und den sozialen und ökologischen Kriterien bei Baumwolle und Polyester haben für die Bieterfirma, die den Zuschlag erhielt, hat den Unterschied gemacht, hierdurch konnte sie den Auftrag für sich gewinnen.

Vertragsbeginn ist der 1.4.2023. Die Laufzeit beträgt sechs Jahre, um eine maximale Nutzungsdauer der eingesetzten Kleidungsstücke zu erreichen. Somit ist auch der Aspekt der Langlebigkeit bedacht worden.

Zum Download

[Leistungsverzeichnis]
[Matrix „Zuschlagskriterien“]
[Tool „Nachhaltigkeitsfragebogen“]
[Gesamtpaket Vergabeunterlagen]

Einwohnerzahl Konstanz: 86.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Für den Zeitraum ab 1.2.2023 hat die Landeshauptstadt Stuttgart nach EU-weiter Ausschreibung eine Rahmenvereinbarung über die Logistik-Dienstleistung für die emissionsfreie Auslieferung des ämterspezifischen Bedarfs (rd. 1.200 Bedarfsstellen) abgeschlossen. Es handelt sich um Produkte aus Rahmenverträgen zu Bürobedarf, Papier sowie Reinigungs- und Hygieneartikel (weitere sind geplant).

Ziel der Ausschreibung ist, dass die Lieferanten der genannten Rahmenverträge die Produkte an einen zentralen Ort liefern (Depot) und von dort aus die Bedarfsstellen wöchentlich emissionsfrei beliefert werden sollen. Durch den wöchentlichen Anlieferrhythmus und die Bündelung von Lieferungen von mehreren Bestellungen soll der Lieferverkehr innerhalb der Stadt reduziert werden. Die Umsetzung der emissionsfreien Belieferung soll durch den Einsatz von Fahrzeugen mit alternativen Antrieben erfolgen.

Die geplante Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate mit zweimaliger Option auf Verlängerung im jeweils ein Jahr.

Das Depot stellt den Ausgangspunkt für eine emissionsfreie Auslieferung dar.

Punkt 6.4. der Leistungsbeschreibung definiert die Anforderungen an die Lieferfahrzeuge, die zum Einsatz kommen dürfen:

„Die Auslieferung findet ausschließlich mit Fahrzeugen mit alternativen Antrieben statt. Im Rahmen dieser Ausschreibung sind ausschließlich Fahrzeuge mit alternativen Antrieben, die folgenden Rahmenbedingungen entsprechen, zugelassen:

• Zugelassen und bevorzugt werden vollelektrische Fahrzeuge, die lokal zu 100% emissionsfrei fahren
• Elektrofahrzeuge mit einem Range Extender (≙ Reichweitenverlängerer) sind ebenfalls zugelassen, sofern der eingesetzte Verbrennungsmotor das Fahrzeug nicht direkt antreibt, sondern lediglich zur Stromerzeugung für die Batterie genutzt wird. Des Weiteren muss das Fahrzeug innerhalb des Stadtgebietes vollelektrisch fahren.
  Darüber hinaus ist zu erheben, wie groß die Distanz ist, bei dem der Range Extender eingesetzt wird. Für diese Distanz ist der Auftragnehmer verpflichtet, eine Kompensationszahlung im Sinne einer vollständigen CO2-Neutralität zu leisten. Einen Nachweis hierüber ist dem Auftraggeber jeweils am Jahresende unaufgefordert zur Verfügung zu stellen.
• Nicht zugelassen sind Mild Hybride, Vollhybride und Plug-in Hybride oder andere Fahrzeuge, die einen Verbrennungsmotor zum Zwecke des Antriebes nutzen.“

Die Leistungsbeschreibung enthält außerdem eine Regelung, was in dem Fall passiert, dass ein Bieter Fahrzeuge anschaffen muss, diese aber wegen Lieferengpässen der Fahrzeughersteller nicht rechtzeitig zu Vertragsbeginn zur Verfügung stehen.

Der Strom, der für das Laden der Fahrzeuge benötigt wird, muss zu mindestens 35 % aus erneuerbaren Energien gewonnen werden.

Wertung

In die Wertung gingen ein:

• Preis: 40%
• Leistungskriterien gemäß dem wertungsrelevanten Teil des Fragebogens: 60%

In die Zuschlagswertung ging positiv ein, wenn Depot selbst ebenfalls CO₂-neutral arbeitet.

Bevorzugt wurde ein Mix aus Elektro- und Lastenräder. Dies wurde innerhalb der Wertung berücksichtigt.

Darüber hinaus werden vollelektrische Fahrzeuge favorisiert und daher in der Wertung höher bepunktet.

Auch der für die Ladung genutzte Strom war wertungsrelevant. Je höher der Anteil an erneuerbaren Energien innerhalb der Strombezuges nachweislich ist, desto höher ist die Punktzahl, die erreicht werden kann.

Zuschlag und Beurteilung des Ausschreibungsergebnisses

Den Zuschlag erhielt ein Unternehmen, das E-Sprinter und einen E-LKW einsetzt und seine Fahrzeuge mit 100% Ökostrom belädt. In der Wertung erhielt dieser Bieter 440 von 600 möglichen Wertungspunkte. Insgesamt gingen zwei Angebote ein.

Durch die neue Rahmenvereinbarung können 70 % CO₂-Emissionen eingespart werden, die bisher für die Belieferung der Bedarfsstellen angefallen ist. Damit ist das Lieferkonzept aus Sicht der Stadt ein gutes Beispiel dafür, wie ökologische und ökonomische Interessen miteinander verknüpft werden können.

Presseartikel zur Ausschreibung

Zum Download
[Leistungsbeschreibung]
[Anlage 3 Wertungsfragebogen]

Einwohnerzahl Stuttgart: 633.000

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Beschreibung des Praxisbeispiels

Seit Januar 2023 gilt in der Landeshauptstadt Stuttgart eine Rahmenvereinbarung über einen Mietmatten-Service – Ergebnis einer EU-weiten Ausschreibung. Der Umfang beträgt 605 Mietmatten für ca. 153 verschiedene Bedarfsstellen (darunter auch Schulen und Kitas) mit u.a. folgendem Leistungsumfang:

• Bereitstellung, Auslegung, den turnusmäßigen Austausch inkl. Abholung der Sauberlaufmatten
• fachgerechte, gründliche und schonende Reinigung nach zeitgemäßen Verfahren mit ausschließlich umweltschonenden, nicht reizenden Materialien und Reinigungsmitteln

Der Vertrag gilt für zwei Jahre mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr.

Ausgeschrieben wurde in 6 Losen, aufgeteilt nach Stadtbezirken.

Die Leistungsbeschreibung legt zu den Nachhaltigkeitskriterien fest:

1. Einhaltung von Umweltkriterien

• Umweltmanagementsystem (max. 20 Punkte)
  nachzuweisen durch Zertifizierung mit EMAS, ISO 14001 oder vergleichbar
• Maßnahmen innerhalb des Fuhrparks (max. 12 Punkte)
  durch alternative Antriebe und effiziente Routenplanung
• Ressourcenschonung (max. 23 Punkte)
  durch Wasserwiederaufbereitung, Abfallmanagement Nutzung erneuerbarer Energien
• und Zertifizierung der Waschleistung (max. 5 Punkte)

Die Angaben hierzu musste im Fragebogen „Anlage 2: ökofair soziale Kriterien – Erklärung der Umweltverträglichkeit der Reinigungsleistung der Mietmatten“ gemacht sowie durch geeignete Nachweise belegt werden.

2. Einhaltung der REACH-Verordnung

„In den angebotenen Mietmatten dürfen nach aktuellem Kenntnisstand keine der ‚besonders besorgniserregenden Stoffe‘ enthalten sein, die auf der sog. ‚Kandidatenliste‘ der Europäischen Chemikalienagentur ECHA aufgeführt sind.“

In die Wertung ging ein:

• 70% Preis
• 30% Nachhaltigkeit

Das Unternehmen, das den Zuschlag erhielt, konnte 20 von möglichen Punkten erzielen. Gepunktet wurde durch ein Konzept zur Wasserwiederaufbereitung und einer effizienten Routenplanung beim Tauschservice der Mietmatten.

Zukünftig sollen sukzessive Matten aus recyceltem Nylon eingesetzt werden.

[Fragebogen Anlage 2 zum Download]
[Bei Interesse kann die Leistungsbeschreibung direkt bei der Kommune angefragt werden.]

Einwohnerzahl Stuttgart: 633.000

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